Schwarz/Widmann/Radeisen, UStG § 14b Aufbewahrung von Re ... / 1 Einleitung

1.1 Entwicklung der Vorschrift

Rz. 1

§ 14b ist durch das Gesetz v. 15.12.2003^[1] mWv 1.1.2004 in das UStG eingefügt worden. Dies geschah im Zusammenhang mit der Umsetzung der sog. EU-Rechnungsrichtlinie mit dem Ziel der Vereinfachung, Modernisierung und Harmonisierung der mehrwertsteuerlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung^[2], durch die die §§ 14 bis 14c UStG über die Ausstellung, Inhalte, Aufbewahrung und weiteren Rechtsfolgen von Rechnungen neu gefasst wurden.

Rz. 2

Die vorstehend abgedruckte Fassung des § 14b UStG beruht auf den – nur redaktionellen – Änderungen, die durch Art. 11 Nr. 3 des Jahressteuergesetzes 2020 (JStG 2020) v. 21.12.2020^[3] mW ab dem 29.12.2020 an Abs. 5 durch Ersetzung der Angabe "§ 146 Abs. 2a" durch die Angabe "§ 146 Abs. 2b" AO vorgenommen wurden. § 146 AO ist durch Art. 27 Nr. 21 JStG 2020 ab dem 29.12.2020 durch eine Neunumerierung geändert worden.

Rz. 2a

Bereits durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 gab es mW ab dem 1.7.2011 auch nur redaktionelle Änderungen in Abs. 1 der Vorschrift.^[4] Insofern ist die Norm mit ihrem stabilen Inhalt ein Beitrag zur notwendigen Beständigkeit der formellen Vorschriften im UStG, die für die Praxis unverzichtbar ist.

Rz. 3

Bis zum 31.12.2003 existierte keine eigenständige Rechtsvorschrift im UStG, nach der sich die Verpflichtung zur Aufbewahrung einer Rechnung ergab. Lediglich in den Fällen einer Rechnung nach § 14a UStG war seit dem 1.1.1993 durch das Umsatzsteuer-Binnenmarktgesetz^[5] eine Anforderung zur Aufbewahrung einer Rechnung im UStG enthalten. Die seit 1993 geltende Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren wurde durch das Steuerbereinigungsgesetz 1999^[6] an die in § 147 Abs. 3 AO bestimmte Frist von zehn Jahren angepasst. Durch das Steueränderungsgesetz 2001^[7] wurde dann die zehnjährige Aufbewahrungsfrist grundsätzlich in § 14a Abs. 5 UStG a. F. normiert. Bei der Kritik an den hohen Befolgungskosten, die den Unternehmern durch die Umsatzsteuer entstehen, spielt u. a. diese lange Aufbewahrungsfrist eine maßgebliche Rolle.

Rz. 4

Für den Ort der Aufbewahrung einer Rechnung gab es bis zum 31.12.2003 keine gesetzliche Anforderung im UStG. Es war insoweit auf die allgemeinen Vorschriften der Abgabenordnung^[8] abzustellen. Im Zuge der zunehmenden Archivierung von Belegen auf elektronischem Wege und um die Regelung an die gemeinschaftsrechtlichen Vorgaben anzupassen, wurde mWv 1.1.2004 der Aufbewahrungsort von konventionellen Rechnungen und elektronisch erfassten Rechnungen geregelt. Diese Regelungen haben nur Auswirkungen auf die USt und ersetzen nicht die für das Ertragsteuerrecht maßgeblichen Vorschriften der Abgabenordnung. Zu den Regelungen in Abs. 5 s. Rz. 6 und 43ff.

Rz. 5

Durch das Gesetz v. 23.7.2004^[9] wurde mWv 1.8.2004 erstmalig auch eine Aufbewahrungspflicht von Rechnungen für Nichtunternehmer normiert, wenn der Nichtunternehmer eine Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erhält. In diesem Fall muss der Leistungsempfänger die Rechnung oder ein anderes beweiskräftiges Dokument zwei Jahre aufbewahren.

Rz. 6

Die nächste Änderung brachte zum 25.12.2008 Art. 7 Nr. 9 des Jahressteuergesetzes 2009^[10], wodurch dem sonst unveränderten § 14b UStG ein neuer Abs. 5 angefügt wurde. Er brachte den Verweis auf § 146 Abs. 2a AO – seit dem 29.12.2020 auf § 146 Abs. 2b AO (s. Rz. 2)bei der Aufbewahrung elektronischer Rechnungen im Ausland.

[1] Zweites Gesetz zur Änderung steuerlicher Vorschriften (Steueränderungsgesetz 2003) v. 15.12.2003, BGBl I 2003, 2645; Kraeusel, UVR 2004, 5; Widmann, StBg 2004, 19; Nieskens, UR 2004, 105.

[2] Richtlinie 2001/115/EG des Rates v. 20.12.2001 zur Änderung der Richtlinie 77/3888/EWG, ABl. EG 2002 Nr. L 15, 24.

[3] BGBl I 2020, 3096, BStBl I 2021, 6.

[4] Steuervereinfachungsgesetz v. 1.11.2011, BGBl I 2011, 2131, BStBl I 2011, 986.

[5] UStGB v. 25.8.1992, BGBl I 1992, 1548; Widmann, UR 1992, 249.

[6] StBerG 1999 v. 22.12.1999, BGBl I 1999, 2601.

[7] StÄndG 2001 v. 20.12.2001, BGBl I 2001, 3794.

[8] Insbesondere § 146 Abs. 2 und § 147 AO.

[9] Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit und damit zusammenhängender Steuerhinterziehung v. 23.7.2004, BGBl I 2004, 1842.

[10] JStG 2009 v. 19.12.2008, BGBl I 2008, 2794.

1.2 Vorgaben für § 14b UStG im Unionsrecht

Rz. 7

§ 14b UStG beruht im Wesentlichen auf dem bei seiner Einführung unionsrechtlich maßgeblichen Art. 22 Abs. 3 Buchst. d der 6. EG-Richtlinie. Seit dem 1.1.2007 finden sich die unionsrechtlichen Vorgaben in Art. 244 bis 249 MwStSystRL, die den Normen der 6. EG-Richtlinie entsprechen.^[1]

Rz. 8

Danach trägt jeder Steuerpflichtige selbst Sorge für die Aufbewahrung von Kopien aller Rechnungen, die er selbst, sein Kunde oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie für alle Rechnungen, die er selbst erhalten hat (Art. 244 MwStSystRL). Der Steuerpflichtige kann auch selbst den Ort der Aufbewahrung der Rechnungen bestimmen (Art. 245 MwStSystRL). Die Mitgliedstaaten können die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen selber festlegen (Art. 247 MwStSystRL). Eine einheitliche Au...