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Die Aufbewahrungsfrist greift nicht nur für Unternehmer, die Leistungen im Rahmen ihres Unternehmens erbringen oder Leistungen für ihr Unternehmen erhalten. Nach der ausdrücklichen Regelung des § 14b Abs. 1 S. 4 UStG sind die Aufbewahrungsvorschriften auch anzuwenden für:
- nichtunternehmerische Fahrzeuglieferer nach § 2a UStG, die durch die Lieferung eines neuen Fahrzeugs außerhalb eines Unternehmens im Binnenmarkt für diesen Umsatz wie ein Unternehmer behandelt werden (§ 14b Abs. 1 S. 4 Nr. 1 UStG). Die nichtunternehmerischen Fahrzeugerwerber gem. § 1b UStG haben keine Aufbewahrungspflichten hinsichtlich der ihnen erteilten Rechnung.
- Den letzten Erwerber, der in den Fällen eines innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfts nach § 25b UStG die USt nach § 13a Abs. 1 Nr. 5 UStG für die an ihn ausgeführte Lieferung schuldet, trifft die Aufbewahrungspflicht gem. § 14b Abs. 1 S. 4 Nr. 2 UStG. Diese Anordnung erscheint überflüssig, denn gem. § 25b UStG muss im innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft auch der letzte Abnehmer Unternehmer sein und er muss gem. § 14a Abs. 7 UStG auch eine Rechnung bekommen. Deshalb trifft ihn bereits die für alle Unternehmer geltende Pflicht zur Aufbewahrung von Eingangsrechnungen gem. § 14b Abs. 1 S. 1 UStG.
- Die Empfänger, die in den Fällen des § 13b Abs. 1 UStG für eine an sie ausgeführte Leistung die USt nach § 13b Abs. 5 UStG schulden (Verlagerung der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger – Reverse-Charge), unterliegen auch der Aufbewahrungspflicht. Betroffen sind gem. § 13b Abs. 5 UStG Unternehmer oder juristische Personen in den Fällen der Steuerschuld gem. § 13b Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 1 bis 3 UStG. Unternehmer sind auch Steuerschuldner anstelle des leistenden Unternehmers in den Fällen des § 13b Abs. 2 Nr. 5 bis 7 und Nr. 9 sowie Nr. 10 UStG. Bauunternehmen und Gebäudereiniger werden gem. § 13b Abs. 5 UStG beim Empfang von Subunternehmerleistungen nur Steuerschuldner unter den Bedingungen von § 13b Abs. 2 Nr. 4 und Nr. 8 UStG.[1] Dann trifft sie die Aufbewahrungspflicht gem. § 14b S. 4 Nr. 3 UStG (Abschn. 14b1 Abs. 3 UStAE).
[1] Abschn. 13b.3 Abs. 1 UStAE i. d. F. d. BMF v. 4.2.2014, – IV D 3 – S 7279/11/10002, DB 2014, 454 unter Hinweis auf BFH v. 22.8.2013, V R 37/10, BFH/NV 2014, 130.
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