Schwarz/Widmann/Radeisen, UStG Anhang zu § 26 Abs. 5 ZAb ... / 4 Muster der Nachweisbelege

4.1 Allgemein

Rz. 171

Der belegmäßige Nachweis ist bei Lieferungen und sonstigen Leistungen einheitlich geregelt.^[1] Grundsätzlich ist er auch bei den sonstigen Leistungen allein durch einen Abwicklungsschein zu erbringen. Teil 1 des Abwicklungsscheins (Lieferschein) ist vom Unternehmer auszufüllen und Teil 2 des Abwicklungsscheins (Empfangsbestätigung und Zahlungsbescheinigung) ist für die Zahlungsbescheinigung vorgesehen. Von der Truppe ist nur der Teil 2 des Abwicklungsscheins auszufüllen. In Teil 1 kann der Unternehmer auch mehrere Lieferungen oder sonstige Leistungen zusammenfassen, die er innerhalb eines bestimmten Zeitraums – höchstens jedoch innerhalb eines Monats – an die jeweilige Beschaffungsstelle ausgeführt hat. Die in der Liste der amtlichen Beschaffungsstellen wegen ihrer großen Zahl namentlich nicht bezeichneten amerikanischen Organisationen mit haushaltsrechtlichem Sondervermögen dürfen Aufträge für Leistungen an sich selbst erteilen. Hierbei hat zunächst der Verwalter der betreffenden Organisation den Empfang im Teil 2 des Abwicklungsscheins zu bestätigen. Außerdem hat aber noch der für die Überwachung der Organisation verantwortliche Offizier die Zulässigkeit des Auftrags durch seine Unterschrift zu bestätigen.

Rz. 171a

Mit BMF v. 20.6.2014^[2] wurde der Abwicklungsschein mit Wirkung v. 1.7.2014 geändert. Es wurde die Umstellung auf SEPA und BIC entsprechend der sog. SEPA-Verordnung (EU) Nr. 260/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates v. 14. März 2012 (ABl. EU Nr. L 94, 22) berücksichtigt. Des Weiteren war die bisherige 3. Ausfertigung des Abwicklungsscheins entfallen, da ihre Übersendung an die Deutsche Bundesbank seit 1.9.2013 nicht mehr erforderlich ist.

Rz. 172

In den Fällen, in denen der Nachweis durch die Bescheinigung einer deutschen Behörde zu führen ist^[3], können die Behörden als Formblatt auch den Abwicklungsschein mit den erforderlichen Abänderungen in Teil 2 verwenden. Allerdings verlangt die Verwaltung für die Inanspruchnahme der umsatzsteuerlichen Vergünstigungen für Baumaßnahmen und für Nutzungsverhältnisse besondere Bescheinigungen.^[4]

Rz. 173

Bei Leistungen, die von einer deutschen Behörde für eine amtliche Beschaffungsstelle in Auftrag gegeben worden sind, ist der Belegnachweis durch eine Bescheinigung der deutschen Behörde zu führen. Die Bescheinigung für die Baumaßnahme ist entsprechendem Muster zu erteilen.^[5] Für jeden Auftrag ist eine besondere Bescheinigung auszustellen. Werden (z. B. bei Großaufträgen) im Zuge der Abwicklung einer Baumaßnahme Teilleistungen gesondert abgewickelt, so ist auch für jede Teilleistung eine Bescheinigung zu erteilen.

Rz. 174

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BIMA) erteilt ihre Bescheinigungen in den Fällen der Begründung von Nutzungsverhältnissen nach entsprechendem Muster.^[6]

Rz. 175

Schließen die amtlichen Beschaffungsstellen zur Durchführung ihrer Aufgaben anstelle von Einzelbeschaffungen sog. Konzessionsverträge mit Unternehmern ab, muss sich für die Inanspruchnahme der Umsatzsteuerbefreiung aus dem Vertragsverhältnis ein ausschließlicher Leistungsaustausch zwischen dem Unternehmer und der amtlichen Beschaffungsstelle ergeben. Enthalten diese Geschäftsunterlagen der Konzessionäre die im Muster des Abwicklungsscheins vorgeschriebenen Angaben, wird von der Finanzverwaltung auf die zusätzliche Vorlage eines förmlichen Abwicklungsscheins verzichtet.^[7] Die Steuerbefreiungen sind daher für die Lieferungen des Konzessionärs wegen des Fehlens eines förmlichen Abwicklungsscheins nicht zu versagen, da sie sich aus anderen Unterlagen eindeutig und leicht nachprüfbar ersehen lassen.^[8]

Rz. 176

Die Finanzverwaltung hat insbesondere für die Coca-Cola-Konzessionäre geregelt, dass die FÄ auf die Vorlage von Abwicklungsscheinen verzichten können.^[9] Für die betroffenen Unternehmer wurde das Vorliegen der Voraussetzungen für die Steuerbefreiung im Einzelnen geprüft und festgestellt, dass die vorgeschriebenen Angaben aus anderen Belegen und aus den Aufzeichnungen des Unternehmers eindeutig und leicht nachprüfbar zu ersehen sind.

Rz. 177

Als andere Belege i. S. d. § 73 Abs. 3 UStDV können insbesondere geschäftsübliche Papiere angesehen werden, wenn sich aus ihnen die vorgeschriebenen Angaben ergeben. Bei Beförderungsleistungen kann der Nachweis i. d. R. durch ordnungsgemäß ausgefertigte Militärgutscheine und Militärfrachtbriefe erbracht werden. Beziehen Mitglieder ausländischer NATO-Streitkräfte Kraftfahrzeuge aus einem Zollverfahren, kann der Unternehmer die Umsatzsteuerbefreiung nach Art. 67 Abs. 3 NATO-ZAbk belegmäßig zusätzlich zum Beschaffungsauftrag durch die im Zollverfahren erforderliche Erwerbsgenehmigung (AE Form 550-175 A) nachweisen. Die Erwerbsgenehmigung ersetzt in diesen Fällen den Abwicklungsschein, nicht aber den Beschaffungsauftrag. Die Erwerbsgenehmigung reicht allerdings als alleiniger Nachweis in Fällen des Erwerbs von Kraftfahrzeugen aus einem Zollverfahren durch Mitglieder ausländischer NATO-Streitkräfte aus, sofern diese die Kraftfahr...