Software, Anschaffung und Abschreibung / 3.3.5 Anschaffungskostenermittlung: einzubeziehende Aufwendungen

Der Anschaffungsvorgang beginnt nach IDW RS HFA 11.25 mit der ersten Handlung, die auf den Erwerb einer konkreten Software gerichtet ist. DRS 24.84 stellt auf den bindenden Beschluss des Gremiums ab, das für den Erwerb der Software verantwortlich ist.

Der Anschaffungsvorgang endet nach IDW RS HFA 11.34 sobald die angeschaffte Software gemäß ihrer Zweckbestimmung im Zuge des Leistungserstellungsprozesses eingesetzt werden kann (oder wird). Nach DRS 24.104 kommt es nicht auf die tatsächliche Ingebrauchnahme an.

In die Ermittlung der Anschaffungskosten sind neben dem Anschaffungspreis alle einzeln zurechenbaren Anschaffungspreisminderungen sowie alle Aufwendungen zwischen Anfang und Ende des Anschaffungsvorgangs einzubeziehen, wenn sie

• dem Erwerb einzeln zugeordnet werden können und
• der Überführung der Software in die Verfügungsmacht des erwerbenden Unternehmens oder
• der Versetzung der Software in einen betriebsbereiten Zustand dienen.

Das Kriterium der Einzelzuordenbarkeit ist nach IDW RS HFA 11.24 bereits erfüllt, "wenn eine sachgerechte Schlüsselung für die Zuordnung der Wertkomponente (i. S. e. Zurechenbarkeit ) möglich ist." D. h. neben eindeutig zuordenbaren Ausgaben für externe Berater gehören auch Aufwendungen für internes Personal, das bei der Implementierung mitwirkt, sowie Raumkosten oder Reisekosten zu den Anschaffungskosten.

Alle dem Anschaffungsvorgang vor- und nachgelagerten Aufwendungen sind demzufolge nicht aktivierungsfähig. Gleiches gilt für Ausgaben, die nicht der Herstellung der Betriebsbereitschaft dienen, sondern nur mittelbar durch die Anschaffung veranlasst sind (vgl. Tab. 1):

Nicht zu aktivieren, da dem Anschaffungsvorgang vorgelagert	Nicht zu aktivieren, da nicht der Herstellung der Betriebsbereitschaft der Software dienlich (nur mittelbarer Zusammenhang)	Nicht zu aktivieren, da dem Anschaffungsvorgang nachgelagert
Aufwendungen für das Suchen und Auswählen von Beschaffungsalternativen wie z. B. vor Einführung der Software anfallende Aufwendungen für: Allgemeine Organisationsberatung Beratungskosten für die Unterstützung der Softwareauswahl vor Kaufentscheidung Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen Entwicklung von Grobkonzepten Ggf. Entwicklung von Feinkonzepten, wenn dadurch nicht bereits softwarebezogene Vorarbeiten für das Customizing oder die Systeminstallation geleistet werden	Schulungskosten für Administratoren Schulungskosten für Anwender Kosten für die Anpassung betrieblicher Prozesse (sog. Reengineering Cost) Kosten für die Altdatenübernahme Kosten für die Weiterentwicklung der bestehenden IT-Infrastruktur Prüfung des ordnungsmäßigen Systemeinsatzes	Aufwendungen für einen Piloteinsatz: dient bereits dem betrieblichen Leistungserstellungsprozess

Tab. 1: Nicht aktivierungsfähige Aufwendungen

Die Aufwendungen für das Customizing zur Herstellung der Betriebsbereitschaft der Software im ursprünglichen Funktionsumfang sind als Anschaffungsnebenkosten zu aktivieren (vgl. hierzu ausführlich unten).