Soll-Ist-Vergleich: Technik und Aufbau

Zusammenfassung

Unternehmen müssen ihre Vorhaben regelmäßig planen und kalkulieren. Häufig fallen aber gerade die Kosten deutlich höher aus als ursprünglich angenommen. Um dies zu vermeiden, müssen Sie regelmäßig überprüfen, ob Theorie und Praxis übereinstimmen. Der Soll-Ist-Vergleich zeigt Ihnen, ob Sie die gesetzten Ziele erreicht haben.

Im Rechnungswesen werden in diesem Zusammenhang Planansätze den tatsächlich erreichten Istwerten gegenübergestellt. Was auf den ersten Blick als alter Hut scheint, ist im Rechnungswesen ein Dauerbrenner. Denn nur mit Hilfe eines Soll-Ist-Vergleichs besteht die Möglichkeit, Abweichungen zu erkennen und ggf. gezielt Maßnahmen einzuleiten. Wir stellen Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten vor, nach denen Sie einen Soll-Ist-Vergleich aufbauen und noch aussagefähiger machen können.

1 Soll-Ist-Vergleich

Der Soll-Ist-Vergleich, der auch der Steuerung des Unternehmens dient, ist das wohl wichtigste Kontrollinstrument im Rechnungswesen. Mit seiner Hilfe können Korrekturmaßnahmen eingeleitet und durchgeführt, Engpässe rechtzeitig erkannt und beseitigt werden. Er spielt vor allem im Rahmen des operativen Controllings eine bedeutende Rolle. Dabei werden die von der operativen Planung aufgestellten Planvorgaben (Soll) in regelmäßigen Abständen mit den tatsächlich erreichten Werten (Ist) verglichen. Gängige Plangrößen sind in erster Linie Umsatz- und Kostenzahlen sowie daraus resultierende Salden wie Gewinn oder Verlust, aber auch Zeit- und Mengengrößen.

Phasen des Soll-Ist-Vergleichs

Während der Planung (s. Abb. 1) werden die Erwartungswerte (Soll) definiert. Dabei können je nach Bedarf Szenario- oder Trendanalysen herangezogen werden. Die Planung muss darüber hinaus immer im Zusammenhang mit der Umwelt und dem Unternehmen gesehen werden. Das setzt entsprechend sowohl eine Umwelt- als auch eine Unternehmensanalyse voraus. Es macht zum Beispiel keinen Sinn, Produktionszahlen anzusetzen, für die der Markt kein entsprechendes Absatzvolumen hergibt oder bei denen es zu nicht zu bewältigenden Engpässen in der Produktionsabteilung kommt.

Die Durchführung von Soll-Ist-Vergleichen gliedert sich in folgende Phasen:

• Definition von Sollwerten
• Erfassen von Istwerten
• Bilden von Abweichungen
• Durchführen von Abweichungsanalysen

Die voraussichtlich anfallenden Kosten sind die Sollwerte, die mit den Istkosten verglichen werden. Die Plankosten, die der Kontrolle des Unternehmens dienen, müssen nach strengen Prinzipien ermittelt werden. Es reicht nicht aus, die Planung einzig und allein auf die Istkosten der Vergangenheit aufzubauen. Diese dürfen allenfalls als Hilfsgrößen herangezogen werden. Die Bildung der Plankosten selbst sollte in enger Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen aus den einzelnen betrieblichen Bereichen erfolgen. Nur, wenn die für den Betrieb verantwortlichen Mitarbeiter die Vorgabewerte als erreichbar akzeptieren, macht es Sinn, diese in den Soll-Ist-Vergleich zu integrieren.

In einem nächsten Schritt werden die Istwerte erfasst. Dabei ist darauf zu achten, dass Soll- und Istwerte identisch aufbereitet sind und identischen Zeiträumen entsprechen. Anschließend werden die Differenzen aus Plan- und Istwerten errechnet, d. h., Abweichungen werden ermittelt. Dadurch sollen entstandene Differenzen frühzeitig ausgeglichen und die gesetzten Ziele ggf. doch noch erreicht werden.

Achtung

Da Planung zukunftsbezogen ist, setzt das Festlegen von Planungsentscheidungen Kenntnisse über wirtschaftliche Daten vielfältigster Art voraus. Eine vollkommene Information, also die Ermittlung aller Daten mit absoluter Sicherheit, wird es in der Praxis kaum geben. Sie haben es in der Regel eher mit unsicheren Erwartungen und Risiken zu tun. Je weiter der zu planende Zeitraum vom aktuellen Zeitpunkt entfernt ist, umso ungenauer werden in der Regel die entsprechenden Aussagen.

Abb. 1:  Schritte der Ergebnisplanung

Abweichungen

Im Rahmen einer Ursachenforschung werden die Abweichungen analysiert und ggf. daraus resultierende notwendige Maßnahmen eingeleitet, um weitere Differenzen zwischen Soll und Ist zu verhindern.

Eine Abweichung oder Differenz im Sinne des Soll-Ist-Vergleichs ist ein Nichterfüllen einer Erwartung oder einer Vorgabe. Das Rechnungswesen muss diese Differenzen frühzeitig erkennen. Die Analyse der Abweichungen ist das eigentlich Interessante. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, nicht nur die negativen, sondern darüber hinaus auch die positiven Abweichungen zu ermitteln. Positive Abweichungen können als Anregung für die Zukunft dienen und helfen, künftige Planungsfehler zu vermeiden. Eine Abweichung muss dabei nicht zwangsläufig als gut oder schlecht interpretiert werden. Sie kann unter Umständen die Erkenntnis bringen, dass die Planung auf nicht erreichbaren Annahmen beruhte.

Abweichungen können somit folgende Ursachen haben:

• falsche Planung durch falsche Einschätzung des Unternehmensumfelds oder mangelnde interne Abstimmung;
• falsche Umsetzung der Pläne dadurch, dass Ziele nicht verfolgt und angestrebte Maßnahmen nicht mit dem nötigen Nachdru...