Soll-Ist-Vergleich: Zentrales Planungs- und Steuerungsin ... / 2.3.4 Auftrags-Soll-Ist-Vergleich

Der Auftrags-Soll-Ist-Vergleich ist das umfangreichste Tool der Anwendung. Mit ihm können Sie in einem Arbeitsblatt Plan- und Istdaten von Umsätzen, Kosten, Ergebnissen, Terminen, Mengen und sonstigen Sachverhalten (z. B. Lieferantenzuverlässigkeit) gegenüberstellen. Aufbau und Struktur ermöglichen Ihnen zudem, auch komplexere Aufträge zu analysieren.

Auch Aufträge bzw. Kalkulationen sollten prinzipiell mit Hilfe eines Soll-Ist-Vergleichs analysiert werden. Speziell in Betrieben mit Einzel- oder Kleinserienfertigungen ist ein regelmäßiger SIV notwendig, um Verbesserungen bei künftigen Projekten umsetzen zu können. Dies gilt auch, wenn es keine nennenswerten Abweichungen gegeben hat. Dann wissen Sie, dass Sie die Dinge richtig angegangen sind, und können diese Stärken weiter ausbauen. Charakteristisch bei Einzel- oder Kleinserienfertigung ist, dass die Plandaten erst zum Zeitpunkt der Auftragserteilung und -vorbereitung erstellt werden können.

Diese Eingaben werden von Ihnen gefordert

Wie in den Anwendungen zuvor sollten Sie zunächst die notwendigen allgemeinen Daten eingeben. Daran anschließend tragen Sie in die Teile II bis V die jeweils geforderten Daten ein, soweit Sie den betreffenden Sachverhalt untersuchen möchten, etwa Termine oder Stunden. Ansonsten lassen Sie die Felder einfach frei.

Sie haben die Möglichkeit, bis zu fünf unterschiedliche Erlösarten bzw. -varianten einzugeben. Daran anschließend können Sie bis zu zwanzig direkte, projektbezogene Kosten sowie bis zu fünf unterschiedliche Gemeinkosten- bzw. Umlagekostenarten eintragen. In Spalte Q können Sie zudem für jede Position die Abweichungsursachen eingeben. Meilensteine, Stunden (oder andere Mengen) sowie spezielle Sachverhalte können Sie ebenfalls im Plan und im Ist eintragen. Zum Schluss haben Sie die Möglichkeit, für jeden Bereich Maßnahmen zur Beseitigung oder Reduzierung von Abweichungen zu beschreiben.

Abweichungen werden automatisch berechnet

Auch in diesem Tool werden sämtliche Abweichungen automatisch berechnet und in den stark umrandeten Feldern ausgewiesen. Die Berechnung der Abweichungen erfolgt mit Hilfe der bereits dargestellten Formeln.

Abb. 6: Excel-Arbeitsblatt Auftrags-Soll-Ist-Vergleich

Keine kumulierte Darstellung

Eine kumulierte Darstellung ist in diesem Tool nicht möglich und auch nicht sinnvoll, da es sich bei der Auftragsanalyse meist um einmalige Vorgänge handelt.

Istwerte mit Planwerten belegen

Zu Beginn eines Auftrags, wenn Sie noch keine Istdaten vorliegen haben, sollten Sie die Planwerte auch in die Spalten für die Istzahlen eintragen. Während der Projektlaufzeit ersetzen Sie dann die Planwerte sukzessive durch die tatsächlichen Zahlen. So vermeiden Sie, dass von Beginn an nicht vorhandene Abweichungen ausgewiesen werden.