Standardisierte Reporting- und Visualisierungskonzepte i ... / 3.2 Ausbildung von Mitarbeitern

Reporting- & Visualisierungs-Knowhow aufbauen

Jeder Mensch hat in der Schule lesen, schreiben und rechnen gelernt. Die Darstellung von Zahlen kommt in der klassischen Schulbildung allerdings zu kurz. Auch an Universitäten steht die Gestaltung von Diagrammen und Tabellen nicht oder kaum in einem der BWL- oder IT-Fächer auf dem Lehrplan. Daher ist es nicht verwunderlich, dass viele Mitarbeiter in Unternehmen Schwierigkeiten haben, aus Zahlen Bilder werden zu lassen. Dies ist umso erstaunlicher, da die Visualisierung in Unternehmen einen hohen Stellenwert genießt.

Als Minimalanforderung für Ersteller von Berichten muss eine Ausbildung im Bereich Information Design gegeben sein. Die wichtigsten Regeln sind in den Abb. 1a und 1b zusammengefasst.

Abb. 1a: Empfehlungen für eine gute Informationsvisulisierung (Teil 1)

Abb. 1b: Empfehlungen für eine gute Informationsvisulisierung (Teil 2)

Kein 3D

In Diagrammen sollte kein 3D verwendet werden. Die Visual Business Analytics Studie von 2012 hat gezeigt, dass Betrachter Werte in Diagrammen wesentlich besser in 2D wahrnehmen können. Eine Vielzahl von Controllern und Business Intelligence Experten wurden gebeten ein und denselben Wert in einem 2D-Diagramm und in einem 3D-Diagramm zu schätzen. Das Ergebnis war, dass die Betrachter den Wert in 2D 7 mal besser geschätzt haben.^[1]

Feste Notation befolgen

Berichte und Dashboards sollten eine feste Notation befolgen. Das bedeutet im Wesentlichen, dass Farben, Formen und Titel nicht willkürlich eingesetzt werden, sondern eine feste Bedeutung haben. Es gilt der Leitspruch: "Gleiches soll gleich dargestellt werden, Unterschiedliches unterschiedlich!".

Einheitliche Skalierung

Eine Grundregel für gutes Information Design ist, dass auf einer Berichts- oder Dashboardseite gleich skaliert werden sollte. Nur so sind visuelle Vergleiche möglich. Die Visualisierungen dienen gerade dafür, dass Verhältnisse untereinander besser dargestellt werden. Eine unterschiedliche Beschriftung der Y-Achse ist nicht ausreichend. Empfänger lassen sich zu stark von der Länge und Höhe der Säulen, Balken und Linien leiten und vergleichen nicht die Werte in der Y-Achse.^[2] >

Ausrichtung regeln

Berichte und Dashboards werden übersichtlicher, wenn die Ausrichtung der Diagramme geregelt wird. So sollten Diagramme, die einen Zeitverlauf zeigen, horizontal ausgerichtet sein und Diagramme die Verhältnisse, Strukturen und Rangfolgen zeigen, vertikal (S. Abb. 2). Das heißt, eine Monatsreihe wird als Säulendiagramm dargestellt und ein Produktvergleich als Balkendiagramm. Der Vorteil von Balkendiagrammen bei Verhältnissen, Strukturen und Rangfolgen zu zeigen ist zudem, dass der Ersteller mehr Platz für die Beschriftung hat als bei einem Säulendiagramm.^[3]

Abb. 2: Diagrammausrichtung bei Struktur- und Zeitvergleichen

Geeignete Diagramme auswählen

Es ist bereits angeklungen, dass es geeignete und ungeeignete Diagramme gibt, um einzelne Sachverhalte zu visualisieren. Ein Diagramm Portfolio (s. Abb. 3) hilft bei der Auswahl und ermöglicht einen ersten Einstieg in das Thema:

Abb. 3: REPORTINGIMPULSE Diagramm Portfolio

Der Mensch kann Daten und Zahlen mit visueller Unterstützung besser und schneller verarbeiten. Damit sich ein Empfänger nicht durch sogenannte "Zahlenfriedhöfe" quälen muss, ist eine Integration von visuellen Stützen sinnvoll. Ein gutes Mittel ist eine visuelle Tabelle.

Abb. 4: Visuelle Tabellen als Alternative zu bisherigen "Zahlenfriedhöfen"

Weitere wichtige Empfehlungen

Die visuelle Tabelle zeigt die Abweichungen in Form von Balken. Ausreißer sind so schnell erkennbar. Um prozentuale Abweichungen noch schneller von absoluten unterscheiden zu können, werden sie unterschiedlich dargestellt. Eine häufig verwendete Darstellung sind Nadeldiagramme für prozentuale Abweichungen und herkömmliche Diagramme mit dickeren Balken für absolute Abweichungen.

Generell gilt bei der Diagrammgestaltung "Weniger ist mehr!". Unnötige Informationen wie Y-Achse, Führungslinien, Farbverläufe oder auch Redundanzen sind nicht sinnvoll, da sie den Erkenntnisgewinn beim Empfänger nicht steigern. Die erste Wahl sind einfach gestaltete Diagramme mit einem Zahlenwert direkt an der Grafik. Auch Legenden oder viele Farben sollten vermieden werden.

Oftmals wird einzelnen Diagrammen zu viel Platz eingeräumt. So werden Säulen-, Balken- oder Liniendiagramme über eine ganze Berichts- oder Dashboardseite gezeigt. Besser ist es viele kleinere Diagramme zu zeigen. Das erhöht die Informationsdichte und ermöglicht Vergleiche der Diagramme untereinander. Als Leitlinie kann gelten, dass bis zu neun Diagramme auf einer Berichts- oder Dashboardseite gut und übersichtlich angezeigt werden können.

Ein wichtiger Faktor ist auch, dass Mitarbeiter den Standardisierungsgedanken verinnerlichen. Eine Reporting-Richtlinie und die damit einhergehende Diagramm- und Tabellengestaltung sollte so aufgesetzt werden, dass alle Bereiche und Abteilungen sie nutzen können. Dabei ist es nicht von Relevanz, ob die Visualisierungen für den Vertri...