Steuerkanzleimanagement: Marketing und Vertrieb / 1.2 Hören Sie nie auf, exzellente Arbeit für Ihre Mandanten zu leisten!

Neuen Mandanten wird berechtigterweise viel Aufmerksamkeit und Zeit gewidmet. Vergessen Sie darüber hinaus nicht, weiterhin exzellent für Ihre aktuelle Mandantschaft zu arbeiten. Denn nichts ist ineffektiver, als neue Mandanten zu akquirieren und aufgrund von mangelnder Organisation, zu wenig Kapazitäten oder zu wenig bzw. zu schlechter Delegation die vorhandenen Aufträge zu vernachlässigen.

Trennen Sie sich von Mandanten, die nicht 100 % zu Ihnen passen – mindestens einmal pro Jahr

Ein wichtiger organisatorischer Schritt, die Arbeitsauslastung der Kanzlei sinnvoll zu gestalten und Raum für neue Wunschmandate zu haben, die in das strategische Kanzleiportfolio passen, ist es, sich von Mandanten zu trennen, mit denen – aus welchen Gründen auch immer – die Zusammenarbeit nicht im beiderseitigen Sinne ist. Sie sollten nur Mandatsbeziehungen aufrecht erhalten, die eine Win-Win-Win-Situation ermöglichen: D. h., der Mandant sollte von der Zusammenarbeit profitieren, die Kanzlei sollte mit der Arbeit für den Mandanten einen Gewinn erwirtschaften, und auch für die am Mandat beteiligten Personen in der Kanzlei sollte die Zusammenarbeit mit der Mandantschaft im fachlichen wie persönlichen Bereich passen.

In jeder Kanzlei sammeln sich – insbesondere am unteren Ende der Mandatsliste – Mandanten, bei denen diese 3-fache Passung nicht funktioniert. Häufig kann hier an jeder der 3 beteiligten Parteien nachjustiert werden, z. B. indem neu verhandelt wird, wie und welche Arbeitsschritte genau für diesen Mandanten erbracht werden, oder indem Know-how aufgebaut wird (z. B. zur Branche des Mandanten oder konkret über die Arbeitsweise in der Firma des Mandanten), oder indem das Honorar angepasst wird. Zeigt diese Neujustierung kein Ergebnis, sodass alle ein positives Ergebnis aus der gemeinsamen Arbeit erwarten können, sollte dieses Mandatsverhältnis professionell beendet werden. In der Praxis hat es sich bewährt, dass jeder Mitarbeiter 1-3 Mandanten pro Jahr vorschlagen kann, bei denen man sich alle Aspekte der Zusammenarbeit (Qualität, Kommunikation, Passung der Dienstleistung auf die individuellen Mandantenbedürfnisse, Effektivität des Inputs seitens des Mandanten, Wirtschaftlichkeit für die Kanzlei) im Hinblick auf die Gestaltung der Win-Win-Win-Situation genauer ansieht.

Wenn Sie auf diese Weise auch professionell und strukturiert steuern, wie Sie bestehende Mandatsbeziehungen verbessern oder sich von weniger als Win-Win-Win-Mandatskonstellationen regelmäßig trennen, haben Sie einen wichtigen Schritt getan, um sicherzustellen, dass für die wirklich wichtigen Mandanten sowie auch für neue Aufträge ausreichend Kapazität vorhanden ist.

Ein stimmiges Bild von innen nach außen

Gerade neue und wertvolle Kontakte, die auf Ihre durchdachte, nutzenorientierte und ansprechende Marketingkommunikation reagieren, sind besonders empfindlich, wenn sie in der Kanzlei ein anderes Bild der Realität wahrnehmen, als es Ihr Marketing verspricht. Optimalerweise zieht sich die Nutzen- und Wertebotschaft (oder das Markenversprechen) von vorne bis hinten durch: im Erscheinungsbild der Kanzleiräume, im Kommunikationsverhalten aller Personen und im Weiteren in allen schriftlichen Dokumenten. Pflegen Sie eine klare Corporate Identity in Ihrer Kanzlei und lassen Sie sich von Menschen, die Ihre Kanzlei noch nicht kennen, den Ersteindruck wiedergeben.

Neben der Arbeit an einem durchgängigen Corporate Design und den schriftlichen Informationen bis auf die Arbeitsebene (z. B. Checklisten oder gängiger Schriftverkehr mit Mandanten) ist die persönliche Kommunikation der Mitarbeiter besonders wichtig: Kennen diese die Inhalte der Homepage und des Newsletters? Können sie das Angebot der Kanzlei mit klaren Worten beschreiben oder souverän an die richtigen Ansprechpartner in der Kanzlei verweisen, wenn Mandanten oder neue Kontakte z. B. nach Themen fragen, die gerade im Blog der Kanzlei gepostet wurden?

Marketing ist etwas für Praktiker: Commitment zählt, nicht Genialiät

"Ich gebe es ungern zu, aber mittelmäßige Marketingstrategien, die mit viel Energie und Commitment angegangen und umgesetzt werden, sind wirksamer als brillante Marketingkonzepte ohne Commitment."

Jay Conrad Levinson, Autor der berühmten "Guerilla-Marketing" Serie