Steuerkanzleimanagement: Operative Steuerung der Kanzlei / 1.1 Warum professionelle operative Steuerung der Kanzlei?

Man könnte meinen, dass Steuerkanzleien als freiberufliche Organisationen – wie Arztpraxen – sich relativ wenig Gedanken über die Steuerung des Tagesgeschäfts machen müssen. Getreu dem Motto "unsere Fachkompetenz und qualitätsvolle Arbeit sorgt für reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts" werden in der Praxis eher betriebswirtschaftliche oder Managementansätze der operativen Steuerung außer Acht gelassen. Das geschieht meist weniger aus Nichtwissen, sondern überwiegend aus Nichterkennen der Notwendigkeiten. Diese liegen aber gerade in heutigen Zeiten auf der Hand.

Häufige Fehler in der Praxis, die eine Kanzlei in die Insolvenz treiben können

Obwohl Mandanten mittelbar durch komplizierte Steuergesetzgebung gezwungen werden, Steuerkanzleien mit ihren Rechnungswesen- und Steuerdeklarationsaufgaben zu beauftragen, und die Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) prinzipiell Honorarsicherheit für die Steuerkanzlei bietet, gibt es Kanzleien, die in finanzielle Schieflage bis hin zur Insolvenz geraten. Ein klares Anzeichen, dass es mit der Entwicklung in die falsche Richtung geht, ist aber auch schon, wenn die Personalkostenquote deutlich über dem Branchenschnitt von ca. 40 % liegt, oder wenn es eine permanent gefühlte Arbeitsüberlastung in der Kanzlei gibt.

So banal die im Folgenden aufgelisteten 7 Fehler erscheinen – sie tauchen in der Praxis auf:

1. Mit Mandanten werden zu niedrige Honorare vereinbart.
2. Es wird ohne vorherige Absprache mit Mandanten zu Honoraren "drauf los" gearbeitet. Mandanten, die sich dann über die unerwartete Rechnung beschweren, erhalten Nachlässe.
3. Mitarbeiter (häufig wenig erfahrene/nicht genügend qualifizierte) führen zeitintensive Arbeiten aus, die Mandanten keinen Mehrwert verschaffen.
4. Die Kanzlei agiert als Bank für Mandanten (zu hohe Außenstände).
5. Es wird viel zu spät abgerechnet (häufig nur quartalsweise für Beratung).
6. Mitarbeiter haben keine Verantwortung für Umsatzziele.
7. Zu wenig Delegation auf allen Ebenen, insbesondere durch Inhaber.

In abgeschwächter Form merken die meisten Kanzleien die Auswirkungen dieser Symptome durch permanente Arbeitsüberlastung auf Ebene der Kanzleiführung und des Kanzleipersonals. Das dürfte aktuell die überwiegende Zahl der kleinen und mittleren Steuerkanzleien sein.

Unabhängig davon, wie stark diese Symptome und Probleme in einer Steuerkanzlei auftreten, kann dem nur durch aktive Führung seitens der Kanzleileitung und weiterer Führungskräfte – im Sinne eines operativen Controllings – entgegengewirkt werden.