Steuerkanzleimanagement: Operative Steuerung der Kanzlei / 2.4 Eierlegende Wollmilchsau: Die echte mehrstufige Deckungsbeitragsberechnung

Im Weiteren werden die Informationen bezüglich der Aufträge, der Umsätze sowie der Kosten ergänzt, um aus der reinen Kapazitätsplanung eine mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung zu erstellen.

Schritt 3: Zuordnung Kosten pro Team (Kostenstellen)

Kostenstellen können üblicherweise Teams sein, die entweder für die Bearbeitung von Aufträgen von bestimmten Mandantengruppen verantwortlich sind, oder für einen fachlichen Bereich wie Finanzbuchhaltung oder Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen. Hier ordnen Sie diejenigen Kosten zu, die direkt vom Team verursacht sind.

Praxis-Beispiel

Zuordnung Kosten pro Team (Kostenstellen)

Kosten Team 1
Personalkosten 1		48.000 EUR
Personalkosten 2		36.000 EUR
Personalkosten 3		36.000 EUR
Personalkosten 4		36.000 EUR
Personalkosten 5		32.000 EUR
Personalkosten 6		18.000 EUR
Technik		30.000 EUR
Fortbildung		30.000 EUR
Reisekosten		5.000 EUR
sonst. 1		15.000 EUR
sonst. 2		2.000 EUR
Summe		288.000 EUR

Schritt 4: Planung Aufträge (Kostenträger)

Die Kostenträgerplanung nehmen Sie vor, indem Sie Mandantenaufträge je Leistungsart bzw. Dienstleistung erfassen. Üblicherweise haben Sie diese Informationen auf Vergangenheitsbasis in Ihrer Kanzleisoftware, wenn Ihr Team eine Zeiterfassung durchgängig durchführt. Es erfolgt nur die Zuordnung echter variabler Kosten – d. h. Kosten die nur entstehen, wenn der Auftrag angenommen wird, also z. B. keine Personalkosten von Festangestellten. Nur so bleiben Sie konsequent in der Systematik der Deckungsbeitragsrechnung.

Je Mandant erfassen Sie die Aufträge nach Leistungsart – Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschluss, Einkommensteuererklärung, Beratungen und ggf. weitere Dienstleistungen, die Sie und Ihr Team in Ihrer Kanzlei erbringen.

Praxis-Tipp

Deckungsbeitragsrechnung zur Analyse nutzen

Nutzen Sie diese Aufstellung, um Ihr Honorarsystem zu überdenken, oder auch als Basis dafür, mit welchen Mandanten Entwicklungsgespräche oder die Trennung aus betriebswirtschaftlichen Gründen angedacht werden sollten.

Praxis-Beispiel

Planung Aufträge (Kostenträger)

Mandantenauftrag	Umsatz	variable Kosten	DBI/Auftrag	Stunden/Auftrag	DBI/Stunde
M0001 FiBu	200 EUR	-	200 EUR	2,75	72,73 EUR
M0001 LoBu	50 EUR	-	50 EUR	1	50 EUR
M0001 JA	4.000 EUR	20 EUR	3.980 EUR	20	199 EUR
M0001 ESt	500 EUR	15 EUR	485 EUR	5	97 EUR
M0001 Berat.	-	-	-	0
M0002 FiBu	250 EUR	-	250 EUR	4	62,50 EUR
M0002 LoBu	120 EUR	-	120 EUR	1,5	80 EUR
M0002 JA	5.000 EUR	20 EUR	4.980 EUR	30	166 EUR
M0002 ESt	800 EUR	10 EUR	790 EUR	3	263,33 EUR
M0002 Berat.	3.000 EUR	200 EUR	2.800 EUR	20	140 EUR
M0003 FiBu	400 EUR	-	400 EUR	6	66,67 EUR
M0004 Berat.	-	-	-	0
…	2.100.000 EUR	20.000 EUR	2.080.000 EUR	2.3000	90,43 EUR
Summe			2.094.055 EUR	2.3093,25	90,68 EUR

Schritt 5: Mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung inkl. Kapazitäten

Der letzte Schritt der Planungserstellung besteht in der Konsolidierung der bisher erfassten Informationen. Sie erhalten auf der Ebene des Deckungsbeitrags I (DBI) den Überblick über die Gesamtkanzlei hinsichtlich Deckungsbeitrag und Kapazitätsnutzung sowie freie Kapazität. Je Team rechnen Sie ebenso die Kosten je Team und die Kapazität innerhalb des Teams, die für die Abarbeitung von Mandantenaufträgen zur Verfügung steht. Zudem erhalten Sie einen auf Deckungsbeitrag basierenden Kostensatz je Stunde Kapazität. Auf der Ebene des Deckungsbeitrags III (DBIII) erhalten Sie den verbleibenden Gewinn der Kanzlei.

Praxis-Beispiel

Mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung inkl. Kapazitäten

DBIII	323.555 EUR
Kosten GF	111.000 EUR
Kapazität GF	894
Kosten allgemeine Verwaltung	45.500 EUR
DBII	480.055 EUR
Kosten Team 1	288.000 EUR
Kapazität Team 1	8.673
Kosten Team 2	442.000 EUR
Kapazität Team 2	10.040
Kosten Team 3	442.000 EUR
Kapazität Team 3	9.040
Kosten Team 4	442.000 EUR
Kapazität Team 4	11.040
Gesamtkosten	1.770.500 EUR
Gesamtkapazität	39.687
DBI (= Summe Kostenträger/Mandantenaufträge)	2.094.055 EUR
Kapazitätsnutzung	23.093,25
freie Kapazität	16.593,75

^[1]

In dieser oder ähnlicher Form können Sie für sich die Auftrags- und Kapazitätsplanung sowie die Kosten und Umsatzplanung vornehmen, um so die Rentabilität Ihrer Kanzlei zu planen. Das ist die Basis, auf der dann die Mitarbeiter Ihrer Teams ihre wöchentliche Arbeit planen.

Darüber hinaus ist es sinnvoll, an einer Tafel visualisiert eine Jahresabschlussplanung in der Kanzlei zu haben. Hier geht es darum, einen Überblick über geplante und erledigte Jahresabschlüsse des Jahres herzustellen. Klares Ziel sollte es sein, im laufenden Jahr sämtliche relevante Jahresabschlüsse des Vorjahrs fertigzustellen.

Praxis-Tipp

Diese praktischen Aspekte sollten Sie beachten

Wie Sie die Methodik der vorgestellten Planung umsetzen, bleibt Ihnen überlassen. Auch ist es nicht wichtig, welche Software Sie nutzen. Für kleine Kanzleien reichen meist einfache Excel-Lösungen. Folgende praktische Aspekte sollten Sie auf jeden Fall berücksichtigen:

• Beziehen Sie Ihr Personal in die Planung ein. Optimalerweise erfolgt ein Planungsvorschlag seitens der Mitarbeiter.
• Seien Sie nicht...