Steuerkanzleimanagement: Operative Steuerung der Kanzlei / 3 Verantwortung und Rolle von Mitarbeitenden vereinbaren und konsequent danach führen

3.1 Personal und Aufgaben

In den meisten Kanzleien ist es noch nicht üblich, dass Mitarbeiter eine klare Verantwortung für konkrete Umsatzziele haben. Meist werden sie auch aus betriebswirtschaftlichen Überlegungen hinsichtlich der Steigerung des Deckungsbeitrags oder der Steigerung des Umsatzes je abrechenbarer Stunde außen vor gelassen.

Im Sinne der Vermeidung der 4 Stolperfallen in der Umsetzung ist es unerlässlich, dass Ihre Mitarbeiter in Ihre Planung einbezogen werden und auch ihre eigenen Gedanken und Vorstellungen zu ihrer Verantwortung in der Umsetzung der Planung einfließen lassen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Personal möglichst selbstständig (mit wöchentlichen Statusmeldungen in Teamsitzungen als Regelkommunikation zur Planungsumsetzung) ihren Teil der Auftragsplanung des Jahrs umsetzt.

Grundlagen für das Delegieren von Verantwortung und Aufgaben

Unabhängig davon, ob es um die Delegation von permanenter Verantwortung für Aufgabenbereiche (Funktionen) oder um die Delegation von einzelnen Aufgaben geht, ist es Erfolg versprechend, wie folgt vorzugehen:

• Zunächst gilt es, klare Aufträge zu formulieren. Alle Ziele und Arbeitsaufträge sind präzise formuliert, wenn klar ist, was in welcher Form bis wann von wem erledigt werden soll. Alle Teammitglieder haben darüber ein einheitliches Verständnis, die Ziele und Arbeitsaufträge sind schriftlich fixiert. Wichtig ist auch, dass Führungskräfte in der Kanzlei Klarheit darüber haben, welche Aufgaben sich zur Delegation eignen und welche nicht.
• Dann sollten die geeigneten Teammitglieder ausgewählt werden. Entscheidungen, wer von seinen Vorkenntnissen und seiner fachlichen Qualifikation für die Aufgabe am besten geeignet ist, sollten möglichst gemeinsam getroffen werden – denn häufig haben Mitarbeiter in der Kanzlei einen anderen Blickwinkel als Führungskräfte auf die Fähigkeiten von Kollegen.
• Dann ist festzulegen, welche Teammitglieder zusätzliche Qualifikationen erhalten, um ihre Aufgabe optimal erfüllen zu können. Die Führungskräfte der Kanzlei müssen im Blick behalten, dass alle Aufgaben gerecht verteilt sind und allen im Team bekannt ist, wer wofür die Verantwortung übernimmt.
• Alle Ziele und Arbeitsaufträge sollten schriftlich fixiert und mit dem zuständigen Namen des Verantwortlichen versehen werden.
• Des Weiteren sind die nötigen Ressourcen zur Verfügung zu stellen: Alle zur Aufgabenerfüllung notwendigen Informationen, Arbeitsmittel, Finanzen und Weisungsbefugnisse müssen den Mitarbeitern zur Verfügung stehen.
• Alle Vereinbarungen, wem welche Ressourcen zur Verfügung stehen, sollten schriftlich fixiert sein.

Während der Umsetzung werden regelmäßige Zwischenkontrollen in Teambesprechungen gemacht, optimalerweise wöchentlich, mindestens monatlich. Jedes Teammitglied bereitet für sein Verantwortungsgebiet einen aktuellen Statusbericht vor – das sollte pragmatisch sowie vor allem kurz erfolgen. Bei Problemen die auftauchen, wird ein Zweiergespräch vereinbart. Gemeinsam werden mit dem Betroffenen die Ursachen und die weitere Vorgehensweise besprochen.

3.2 Aufgaben richtig delegieren

Nur wer gut führt, kann langfristig immer wieder den täglichen Kampf für sich entscheiden, ausreichend Aufgaben zu delegieren. Führen heißt, die Fähigkeit zu besitzen, dass andere Menschen einem folgen. Nur wer sich selbst gut führt, kann auch andere führen – es ist also ein gewisses Maß an Selbstmanagement Voraussetzung dafür, dass Sie auch Ihr Personal gut führen können. Dazu gehört für Steuerberater vor allem, mit der Schwierigkeit umzugehen, fachliche Aufgaben und Rückfragen der Mitarbeiter nicht sofort und immer selbst zu beantworten, sondern im Blick zu behalten, dass die Verantwortung für die Aufgabenumsetzung – auch wenn fachlicher Input seitens der Führungskraft gefordert ist – bei dem Mitarbeiter belassen wird.

Praxis-Beispiel

Fachliche Aufgaben delegieren

Bei der Frage, welche fachlichen Aufgaben delegiert werden, tun sich viele Steuerberater schwer – da sie als Berufsträger die fachliche Verantwortung haben und dieser nachkommen wollen. Das bleibt auch bei Delegation so. Klar ist, dass die Option "alles selbst tun" mit etlichen negativen Konsequenzen behaftet ist (z. B. eigene Arbeitsbelastung, Mitarbeiter haben weniger Möglichkeiten, sich selbst zu beweisen und zu entwickeln, Zeitverzögerungen gegenüber Mandanten wegen des "Flaschenhalses Chef"). Und das alles, um die vermeintlich bestmögliche fachliche Qualität effizient selbst zu gewährleisten: Entscheiden Sie, welche Seite für Sie mehr wiegt.

Aktuell besteht wegen der Veränderungen in der Branche die Notwendigkeit, insbesondere neue Fähigkeiten und Dienstleistungen zu entwickeln. Schon aus diesem Grund wird Delegieren immer wichtiger, da Sie durch mehr Delegation Lernen und Entwicklung Ihrer Mitarbeiter effektiv durch die tägliche Arbeit ermöglichen. Das setzt natürlich voraus, dass Sie Ihre Mitarbeiter bei der Umsetzung schwieriger Aufgaben unterstützen – ohne dass Sie sich selbst die Verantwortung für diese Aufgaben wieder "zurückdelegieren" lassen. Belassen Sie die Umsetzungs...