Steuerkanzleimanagement: Operative Steuerung der Kanzlei / 3.2 Aufgaben richtig delegieren

Nur wer gut führt, kann langfristig immer wieder den täglichen Kampf für sich entscheiden, ausreichend Aufgaben zu delegieren. Führen heißt, die Fähigkeit zu besitzen, dass andere Menschen einem folgen. Nur wer sich selbst gut führt, kann auch andere führen – es ist also ein gewisses Maß an Selbstmanagement Voraussetzung dafür, dass Sie auch Ihr Personal gut führen können. Dazu gehört für Steuerberater vor allem, mit der Schwierigkeit umzugehen, fachliche Aufgaben und Rückfragen der Mitarbeiter nicht sofort und immer selbst zu beantworten, sondern im Blick zu behalten, dass die Verantwortung für die Aufgabenumsetzung – auch wenn fachlicher Input seitens der Führungskraft gefordert ist – bei dem Mitarbeiter belassen wird.

Praxis-Beispiel

Fachliche Aufgaben delegieren

Bei der Frage, welche fachlichen Aufgaben delegiert werden, tun sich viele Steuerberater schwer – da sie als Berufsträger die fachliche Verantwortung haben und dieser nachkommen wollen. Das bleibt auch bei Delegation so. Klar ist, dass die Option "alles selbst tun" mit etlichen negativen Konsequenzen behaftet ist (z. B. eigene Arbeitsbelastung, Mitarbeiter haben weniger Möglichkeiten, sich selbst zu beweisen und zu entwickeln, Zeitverzögerungen gegenüber Mandanten wegen des "Flaschenhalses Chef"). Und das alles, um die vermeintlich bestmögliche fachliche Qualität effizient selbst zu gewährleisten: Entscheiden Sie, welche Seite für Sie mehr wiegt.

Aktuell besteht wegen der Veränderungen in der Branche die Notwendigkeit, insbesondere neue Fähigkeiten und Dienstleistungen zu entwickeln. Schon aus diesem Grund wird Delegieren immer wichtiger, da Sie durch mehr Delegation Lernen und Entwicklung Ihrer Mitarbeiter effektiv durch die tägliche Arbeit ermöglichen. Das setzt natürlich voraus, dass Sie Ihre Mitarbeiter bei der Umsetzung schwieriger Aufgaben unterstützen – ohne dass Sie sich selbst die Verantwortung für diese Aufgaben wieder "zurückdelegieren" lassen. Belassen Sie die Umsetzungsverantwortung für Aufgabenerledigung, Prozesse oder Projekte bei den Mitarbeitern.

Wichtig

Regelmäßige Fragen und Feedback unterstützen

Seien Sie dabei gleichzeitig als Fachexperte und Coach präsent, und natürlich auch als Kontrollinstanz. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter mit regelmäßigem Feedback und Fragen wie:

• Wissen Sie genau, was zu tun ist?
• Was sind die nächsten Schritte, die Sie umsetzen werden?
• Wozu brauchen Sie von mir Rückmeldung?
• Was brauchen Sie von mir, um Ihre Aufgabe zu erfüllen?
• Was kann ich tun, dass Sie Ihre Ziele besser erreichen können?

Mit dieser Herangehensweise stellen Sie sicher, dass die Aufgabenverantwortung bei Ihrem Personal bleibt und Sie selbst gleichzeitig als Führungskraft unterstützen sowie die fachliche Kontrolle im Blick behalten können. Selbstverständlich können Sie nicht jede Aufgabe jedem übertragen – Sie sollten dabei Erfahrung, Wissensstand und aufgabenbezogene Fähigkeiten des jeweiligen Mitarbeiters genau berücksichtigen! Und dabei bedenken, wie lange Sie gebraucht haben, um Ihre Fähigkeiten für solch eine Aufgabe zu erlangen und weiterzuentwickeln.

Praxis-Beispiel

Mitarbeitern Verantwortung für Umsatz und Rentabilität übertragen

Führung – im Sinne genauer Zielvorgaben und von Information und Feedback über Zielerreichung – ist spätestens dann gefragt, wenn Mitarbeiter auch dafür verantwortlich und eigenständig fähig sein sollen, z. B. bestimmte Deckungsbeiträge je Mandant oder Auftrag oder bestimmte Umsätze pro Monat zu erreichen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern diese Art der Verantwortung delegieren, werden diese anders an ihre Arbeit herangehen, als wenn darüber seitens der Kanzleiführung nicht klar kommuniziert wird. Dazu gehört auch, dass Ihrem Team, man könnte sagen in Echtzeit, Informationen über seine "Performance "zur Verfügung gestellt wird.

Doch schon um diese vermeintlich einfachen Verantwortlichkeiten zu Aufträgen, Umsatz und Deckungsbeitrag erfolgreich zu delegieren, müssen Sie als Kanzleiführung grundlegende Hausaufgaben machen:

1. Sie brauchen eine Finanzplanung auf Basis der Auftragsplanung je Mandant und Leistungsbereich, inklusive der Zuordnung zu einzelnen Mitarbeitern.
2. Sie brauchen Zeiterfassung sowie ein System der Auswertung für Ihre Mitarbeiter, optimaler Weise in einer Form, dass diese auch eigenständig (und mit dem von Ihnen gewollten Maß an Kontrolle) ihre Arbeitsplanung vornehmen können. Das kann bislang keine klassische Kanzleisoftware gut. Kanzleien suchen deshalb Zusatzlösungen zur Kanzleisoftware oder es gibt eigenprogrammierte Varianten, von Excel bis professioneller Software, die auf die Auftragsdaten der Kanzleisoftware zurückgreift und unternehmerisches Controlling ermöglicht.
3. Sie brauchen ein klares Honorarsystem und Leistungsangebot, das Sie mit Ihren Mandanten geklärt haben – denn der Mandant schließt den Auftrag üblicherweise mit Ihnen ab. Sind Sie hier unsauber und unklar, verbauen Sie Ihrem Personal von vornherein die Möglichkeit, ein bestimmtes Maß an Rentabilität in der Arbeit zu erreichen.

Das wicht...