Steuerkanzleimanagement: Talente effektiv einsetzen / 3.2 Klare Vereinbarung von Verantwortlichkeit

Wurden für die Kanzlei Zukunftsvision, Strategien und Ziele genau erarbeitet und schriftlich festgehalten sowie die im Beispiel beschriebenen weiteren technischen und organisatorischen Voraussetzungen geschaffen, kann die weitere Führungsarbeit auf Basis dieses Führungsrahmens erfolgen.

Sind langfristige Ziele und organisatorische Rahmenplanken gesetzt, kann – üblicher Weise im Mitarbeitereinzelgespräch – mit jedem Mitarbeiter geklärt werden, welche Verantwortung er auch für die Kanzleientwicklung übernimmt. Klassischer Weise gehört dazu eine fixierte Umsatzverantwortung ggf. mit Zielvorgaben "Umsatz je abrechenbarer Stunde" sowie Aufgaben- und Projektverantwortung für Dinge, welche die Zukunftsfähigkeit der Kanzlei betreffen. So kann sie z. B. daran mitwirken, eine bestimmte Anzahl der Mandanten im eigenen Verantwortungsbereich von einer digitalen Arbeitsweise zu überzeugen und die neue Arbeitsweise gemeinsam mit dem Mandanten vorzunehmen. Im Gegenzug – und als wichtiger Bestandteil des offiziellen Deals – verpflichtet sich die Kanzlei ihrerseits, die Mitarbeiterin beim Erreichen persönlicher und beruflicher Entwicklungsziele zu unterstützen, z. B. fachliche Qualifikation zu erreichen, mehr Verantwortung in der Kanzlei zu übernehmen (z. B. als Prozessverantwortlicher oder Qualitätsbeauftragter). Oder es gibt Aspekte des persönlichen Lebens des Mitarbeiters, bei denen mit individuellen arbeitsorganisatorischen Maßnahmen unterstützt wird, z. B. individuelle Arbeitszeitvereinbarungen.

Es gibt eine ganze Reihe von Aspekten, die als organisationale Rahmenbedingungen von der Kanzleiführung klar geregelt sein müssen, damit Personalführung im Kanzleialltag gut funktionieren kann. Besonders wichtig dabei sind:

• Langfristige und operative Planungen sind ausreichend im Team bekannt.
• Zielsetzungen auf den Ebenen Kanzlei, Teams und Einzelpersonen sind klar und eindeutig (z. B. durch Messgrößen und Kennzahlen, regelmäßiges Monitoring).
• Alle identifizieren sich ausreichend mit ihren Zielen.
• Die administrative Infrastruktur ermöglicht eigenverantwortliches Abarbeiten der Mandantenaufträge.
• Bedürfnisse wie auch Beschwerden der Mandanten werden strukturiert in die Arbeit integriert und als Basis zur kontinuierlichen Verbesserung der Arbeitsprozesse (im Rahmen eines QM-Systems) genutzt.
• Mitarbeitern wird durch klare Rollen- oder Funktionsbeschreibungen ihre operative Verantwortung vermittelt.
• Das Ausbildungs- und Qualifikationsangebot wird an der Kanzleistrategie ausgerichtet.
• Know-how-Träger sowie Arbeitsstandards in der Kanzlei sind allen ausreichend bekannt.
• Führungsverantwortung ist klar geregelt (ein Mitarbeiter => ein Vorgesetzter)
• Wenn Probleme auftauchen, wird sich ihrer systematisch angenommen.
• Erfolge werden regelmäßig gewürdigt und "gefeiert" und Leistung immer wertgeschätzt, auch auf gleichen Hierarchie-Ebenen.
• Es gibt ausreichend strukturierte Kommunikationsmöglichkeiten innerhalb der Kanzlei, sodass über Wissensentwicklung und alle nötigen "operativen Schnittstellen" regelmäßig kommuniziert wird.