Strategieentwicklung: Prozess, Team und Analysefelder al ... / 6.1 Strategieklausur sorgt für Meinungsaustausch und Konkretisierung

Führungskräfte müssen ertragen, dass Schwächen angesprochen werden

Ein Strategieworkshop, eine Klausur sollte aus dem Tagesgeschäft herausgelöst werden. Nur so kann eine kreative Atmosphäre entstehen, in der ungestört die Meinungen offen kommuniziert werden. Suchen Sie sich ein schönes Ambiente, in dem Sie ungestört und frei vom operativen Geschäft arbeiten können. Schaffen Sie eine offene und freundliche Atmosphäre, in der die Beiträge aller Teilnehmer wohlwollend diskutiert bzw. respektiert werden. Vermeiden Sie bei einer Strategiediskussion unbedingt Hierarchien; besonders das Top-Management sollte sich "zurücknehmen" und die Teilnehmer als ein Team von "Gleichgestellten" betrachten. Bereiten Sie die Strategieklausur sehr gut vor und halten Sie sich an Ihren Zeitplan. Bestimmen Sie vor der Strategieklausur einen unabhängigen, neutralen Moderator. Wenn Sie diesen nicht innerhalb Ihres Unternehmens haben, leisten Sie sich einen externen Moderationsexperten. Dem Moderator kommt bei der Strategieklausur eine ganz besondere Rolle zu. Er sollte vor allem versuchen, eine neutrale Rolle einzunehmen und zwischen verschiedenen Meinungen zu vermitteln. Der Moderator sollte sich strikt an die vorher festgelegten Abläufe halten. Dabei kommt der Rolle des "Time-Keepers" eine wichtige Funktion zu. Es empfiehlt sich, als Moderator viel mit der "Brainwriting"-Methode zu arbeiten. Die Teilnehmer schreiben dabei Ideen oder Meinungen parallel auf Karten, die an eine Metaplanwand geheftet werden. Die Auswertung und Zuordnung von Karten erfolgen dann in der Gruppe. Das Verfahren nimmt Hemmungen, offen seine Meinung kundzutun, und spart durch paralleles Arbeiten viel Zeit.

Moderator muss eine akzeptierte Person sein

Es empfiehlt sich, eine "Offene-Punkte-Liste" oder einen "Themenspeicher" zu führen. So gehen keine Ideen verloren, die gerade nicht in die Diskussion passen. Der Moderator sollte eine von allen Teilnehmern akzeptierte Person sein. Deshalb einigen Sie sich unbedingt schon vor der Klausur, wer die Rolle übernehmen soll! Verbinden Sie die Klausur mit einem Team-Event. Das lockert die Stimmung, stärkt das Team-Gefühl und erhöht die Kreativität.

Bestimmen Sie evtl. eine Protokollantin/einen Protokollanten. Oft ist es hilfreich, wenn diese Person nicht an den Diskussionen teilnimmt, um eine neutrale Darstellung der Ergebnisse zu gewährleisten. Alternativ können Sie sich aber auch auf die Verwendung von Moderationskarten und die am Flipchart erarbeiteten Ergebnisse verlassen.

Gemeinsames Verständnis über die besten Optionen erarbeiten

Das wichtigste Ziel des Workshops ist die Identifikation der erfolgversprechendsten strategischen Option und die Operationalisierung und somit Konkretisierung der Strategie.

Die vorbereiteten Analysen sollen mithilfe von konkreten Fragestellungen und strategischen Werkzeugen erarbeitet, die Ergebnisse im Workshop vorgestellt und diskutiert werden. Dabei können die "5 Forces nach M. Porter",^[1] die 9-Felder-Matrix von McKinsey, die "Portfolioanalyse" der Boston Consulting Group und die "Potenzialanalyse" sowie die "SWOT-Analyse" hilfreich sein. Mithilfe dieser Werkzeuge lassen sich Strategien bzw. Teilstrategien und letztendlich Maßnahmen bestimmen.^[2]

Priorisieren Sie die Themen

Das Ergebnis des Workshops sollen die definierten strategischen Projekte bzw. strategischen Themen mit den definierten Verantwortlichen sein. Da man zumeist mehr Möglichkeiten und Projekte findet, als die Organisation verkraften kann, ist eine Priorisierung wichtig und die Anzahl an Projekten auf ein umsetzbares Maß zu reduzieren. Am letzten Tag des Workshops kann eine schnelle Priorisierung mithilfe einer Matrix (1. Achse "Nutzen, strateg. Bedeutung"; 2. Achse "Kosten bzw. Aufwand") vorgenommen werden. Eine endgültige Priorisierung ist aber erst möglich, wenn die Projekte und Maßnahmen detailliert in einem Businessplan beschrieben und bewertet worden sind, indem neben der qualitativen Beschreibung der Strategie auch die Risiken, die Kosten, die Investitionen und vor allem die Wirkung genauer eingeschätzt worden sind.

Getroffene Annahmen dokumentieren

Die vernetzten und aggregierten Risiken der Strategien werden transparent, indem man im Businessplan die Unsicherheiten in den Annahmen der einflussgebenden Faktoren über Bandbreiten zum Ausdruck bringt (Bandbreitenplanung). Die Empfehlung ist, die getroffenen Annahmen für die maßgeblich einflussgebenden Randbedingungen auch zu dokumentieren (z. B. Annahmen über Marktentwicklung, Rohstoffverfügbarkeit, Preisentwicklung, Wettbewerbsreaktionen, Personalkostenentwicklung etc.). Die eintretenden und transparent gemachten Abweichungen über die Annahmen sind die Frühwarnindikatoren für später auftretende Abweichungen in der Wirkung (Umsatz bis EBIT und Cashflow). Das Strategieumsetzungscontrolling muss dieses Berichtswesen beinhalten, denn das ist die Grundlage für die laufende Steuerung der Strategieumsetzung. Als Geschäftsführer bzw. Vorstand ist es übrigens laut KonTraG^[3] auch Ihre...