Teil A: Ganzheitliches VP-Management / 4.4.8 Softwaregestützte VP-Setzung bei Dienstleistungen

Autoren: Jörg Hanken, André Jaekel

4.4.8.1 Einleitung

Der Vorteil eines Konzernverbundes besteht auch darin, dass insbesondere Verwaltungsfunktionen, wie z. B. IT, Accounting, Marketing etc. von mehreren Unternehmen gebündelt und somit zentral für alle oder zumindest eine Gruppe von Konzerngesellschaften zur Verfügung gestellt werden können. Damit einhergehen unterschiedliche Effizienzgewinne und Kostenvorteile. Da die Kosten der Funktionen nicht mehr originär bei den Leistungsempfängern anfallen, besteht aus betriebswirtschaftlichen (ILV^[45]) und steuerlichen Gesichtspunkten die Notwendigkeit einer sachgerechten Verrechnung an die Konzerngesellschaften.

In der Praxis ist häufig zu sehen, dass nur wenige Unternehmen die Verrechnung dieser Konzerndienstleistungen mit der gleichen Hingabe in den ERP-Systemen abbilden wie die konzerninterne Lieferungen von Waren. Die Gründe dafür sind vielfältig – häufig wird das Argument einer fehlenden Kosten-/Nutzenrelation angeführt. Das führt dazu, dass Unternehmen meist auf selbst erstellte Excel-Berechnungen zurückgreifen, um die Verrechnungsbeträge an die Konzerngesellschaften zu ermitteln.

Dadurch ergeben sich Defizite in folgenden Bereichen:

• Prozesseffizienz und Qualität der Berechnung

  Je nach Komplexität und Umfang bindet die Berechnung der Verrechnungsbeträge nicht unerhebliche Ressourcen, zwei bis fünf Wochen pro Berechnungslauf sind in der Praxis keine Seltenheit. Dies ist insbesondere dem hochgradig manuellen Prozess geschuldet. Da die Daten aus den Ausgangssystemen nicht direkt übernommen werden können und die meistverwendeten Excel-Modelle nicht für wiederkehrende Berechnungen ausgelegt sind, bedarf es für jeden Berechnungslauf z. B. einer sich wiederholenden Datenaufbereitung und des Einspielens der Ausgangsdaten (Stammdaten/Bewegungsdaten) in die Excel-Berechnung (meist per Copy & Paste). Diese Tätigkeiten sind hochgradig fehleranfällig und zeitaufwendig. Zum Beispiel kommt es oft vor, dass Formeln etc. versehentlich überschrieben werden, was zu Fehlern in der Berechnung führen würde. Um diesen Fehler zu beseitigen, ist eine zeitaufwendige Überprüfung der gesamten Berechnungen notwendig. Ein anderes Beispiel sind die sich ständig verändernden Kostenstellen und deren Struktur. Die Synchronisierung mit der ›alten‹ Struktur und die lückenlose und fehlerfreie Integration von neuen Kostenstellen in sämtliche Berechnungs-Sheets ist äußerst anspruchsvoll und gelingt oft nicht. Insgesamt ergeben sich hier erhebliche Nachteile bei der Prozesseffizienz und Qualität. Diese vervielfachen sich, je mehr Berechnungsläufe pro Geschäftsjahr durchgeführt werden müssen.

• Steuerliche Compliance

  Ein Blick auf die gegenwärtigen Schwerpunkte von steuerlichen Betriebsprüfungen (vor allem auf Seiten der Leistungsempfänger) zeigt eindeutig, dass die Dienstleistungsverrechnungen die Liste mit anführen. Hierbei wird weniger auf die Angemessenheit der Kostenaufschlagssätze als auf die Herleitung und Zusammensetzung der Verrechnungsbeträge an die einzelnen Leistungsempfänger abgestellt. Das bedeutet, dass innerhalb kurzer Zeit eine Übersicht bereitgestellt werden muss, die zeigt, wie der Verrechnungsbetrag an eine Konzerngesellschaft über die Empfängergruppe und Allokationsschlüssel bis zurück zur Primärkostenstelle ermittelt wurde und welchen Nutzen der Leistungsempfänger aus den verrechneten Leistungen gezogen hat.

  In der Praxis zeigt sich, dass insbesondere aufgrund des zeitlichen Nachlaufs einer Betriebsprüfung (drei bis fünf Jahre nach Ablauf des zu prüfenden Wirtschaftsjahres) Probleme bestehen, alle bei der Berechnung verwendeten Unterlagen und Daten zu rekonstruieren. Oft ist es in der Praxis unmöglich, die damals vorhandene Kostenstellen-Struktur im heutigen ERP-System vollständig nachzubilden, weshalb die Herleitung der Verrechnungsbeträge nicht mehr eindeutig nachvollzogen werden kann. Teilweise können dann die Nachweise nicht vollständig und/oder nur mit sehr hohem Zeitaufwand vorgelegt werden, was im negativen Fall zu eigentlich vermeidbaren Mehrsteuern und Strafzahlungen führt.

• Standardisierung, Konsistenz und Unabhängigkeit von Herrschaftswissen

  Die überwiegend eingesetzten Berechnungsmodelle wurden meist individuell für einen speziellen Abrechnungsfall erstellt. Sollten im Konzern mehrere Abrechnungen notwendig sein, so sind sehr häufig diverse Insellösungen im Einsatz. Solche Insellösungen sind kaum oder nur sehr eingeschränkt für andere Dienstleistungsverrechnungen im Konzern anwendbar oder mehrfach vorhandene Problemstellungen wurden redundant gelöst – was ebenfalls zu Effizienzverlusten bei der Erstellung und Wartung führt.

  Hinzu kommt zudem, dass die vorwiegend im Einsatz befindlichen Abrechnungsmodelle in Excel meist von einer Person erstellt wurden. Gerade bei etwas komplexeren Berechnungen liegt das gesamte Wissen z. B. bzgl. der Durchführung der Berechnung (und ihrer Besonderheiten) nur bei dieser Person. Fällt sie aus oder verlässt sie gar dauerhaft das Unternehmen, kann dieses Wissen unterge...