Teil C: Interne Leistungsverrechnung (ILV) / 17.1.2 Bezugsgrößen für gute ILV

Wenn eine interne Leistungsverrechnung neu aufgebaut oder ein weiterer Bereich einbezogen werden soll, dann sucht man nach geeigneten Bezugsgrößen. Anstatt von Bezugsgrößen wird manchmal auch von Leistungsarten gesprochen. Gemeint sind also die Messgrößen, mit denen die Leistung(en) differenziert erfasst wird. Im Bereich der IT wird häufig von einem Leistungskatalog gesprochen. Sofern ein Leistungskatalog vorliegt, ist der Arbeitsschritt, geeignete Bezugsgrößen auszuwählen, bereits durch das Servicecenter erledigt. Die darin beschriebenen Leistungen können vom Controller direkt als Bezugsgrößen in das Rechnungswesen übernommen werden.

Auf den drei folgenden Seiten sehen Sie eine tabellarische Übersicht. Sie zeigt für verschiedene Abteilungen Beispiele aus Firmen, anhand welcher Bezugsgrößen die ILV durchgeführt werden kann. Sie mag als Anregung oder erster Einstieg dafür dienen, eigene Bezugsgrößen zu bestimmen. Sicherlich wird es nur in sehr großen Unternehmen eine Leistungsverrechnung für alle beispielhaft genannten Abteilungen geben. Benutzen Sie daher die folgende Liste lediglich zur Orientierung. Die tatsächliche Ausgestaltung sollte sich nach dem Kostenvolumen richten, das durch die Erbringung der Leistungsart hervorgerufen wird. Das ist für die Einführung eines neuen ILV-Systems der richtige Ansatz. Es ist besser, die großen Volumina wenigstens grob zu steuern, als mit Finesse im Detail verhaftet zu bleiben.

Die IT und Telekommunikationsabteilung (ITK) stellt typischerweise in sehr vielen Unternehmen eine große Kostenposition dar. Entsprechend oft findet sich dort eine detaillierte ILV. Jeder Vorgang aus dem Leistungskatalog, der nicht automatisch, wie z. B. bei Hardware-/Softwarepaketen der Fall, verrechnet wird, muss vom User elektronisch, d. h. mittels von der IT-Abteilung programmierter ›Tickets‹, beauftragt werden. Der Auftrag stellt zugleich die Erfassung der Leistungsmenge sicher und ist die Basis der Kostenverrechnung. Ohne einen solchen elektronischen Bezahlvorgang wird die IT nicht aktiv. Gelegentliche Umfragen per Handzeichen in unseren Seminaren zeigen, dass rund drei Viertel unserer Teilnehmer diese Art der IT-Leistungsverrechnung aus ihrer Firma kennen. Welche Bereiche mittels ILV gesteuert werden, ist je Branche unterschiedlich.

Je konkreter die Leistungsmengen direkt erfasst werden, desto größer ist übrigens auch die Akzeptanz im Fall der Betriebsprüfung. Im Rahmen der steuerlichen Dienstleistungsverrechnung gibt es einen Vorrang für die direkte Einzelabrechnung. Hier bestehet eine hohe Übereinstimmung zwischen der steuerlichen und der steuernden Perspektive. Einzelkosten (›direkte Kosten‹) sind auch aus Controllingsicht wünschenswert. Im Folgenden zeigen wir daher eine beispielhafte Liste mit typischen Bezugsgrößen (manchmal als ›Schlüssel‹ bezeichnet) für verschiedene Unternehmensbereiche:

Beispiele für Bezugsgrößen in der ILV
Abteilung/Bereich	Eine gute Bezugsgröße wäre z. B.:
Auftragsbearbeitung	gepflegte Stammdatensätze
	Kreditwürdigkeitsprüfungen
	Angebote
	Aufträge (ggfs. Auftragspositionen); evtl. Rechnungen bzw. Lieferscheine
	Mahnungen
Buchhaltung	Debitoren-/Kreditoren-Buchungen
	Mahnungen/Skonto-Berechnungen (und -korrekturen)
Callcenter	empfangene Anrufe
	Rückrufe
	gelöste Kundenprobleme (insbesondere Beschwerde-Hotline)
	Telefonminuten oder vorgehaltenes Bereitschaftspersonal
Consulting	(Halb-)Tage oder Stunden
Design/Grafik	Entwürfe, Vorlagen, Seiten/Broschüren
	Stunden
Einkauf	verwaltete/verhandelte Lieferanten oder Sortimentsgruppen
	Angebotsplanungen/-einholungen
	ausgelöste Bestellungen
ITK	User-Hardware (Desktops, Notebooks, Mobile Phones …)
Telekommunikation und EDV (inkl. des Rechenzentrums)	Softwarelizenzen (Office-Paket, ERP-Software …)
	Arbeitsplätze (Büro, mobil) als ›Komplettpaket‹, d. h. Hardware und Software bei standardisierter Ausstattung
	Telefonanschlüsse/VoIP-Anschlüsse
	Internetanschlüsse (differenziert nach Geschwindigkeit)
	Megabyte Speicherplatz (Server/Cloud) bzw. mit/ohne Synchronisierung verschiedener Endgeräte
	Telefonminuten oder Flatrate
	Internet-Datenvolumen (Down-/Upload) oder Flatrate
	Remote-Support-Tätigkeiten
	Pauschalpakete für Wartung, Updates
	Anfragen bei der Hotline
	Druckzeilen/-seiten
	(Online-)Transaktionen
	Racks (viertel, halbe, ganze) bzw. Cages
	kWh Stromverbrauch
	MIPS-Stunden
	Programmiertage
	Anlegen von Domains, E-Mail-Adressen …
	Umzüge von IT-Equipment (vgl. Facility-Management)
Kommunikation	Clippings, Pressemappen
	Ausgaben der Mitarbeiterzeitung (Online/Print)
	Arbeit in öffentlichen Foren (moderiert/unmoderiert)
	Presseartikel
	Individuelle Vorbereitung auf Presseinterviews
	Pauschalpreis für die Beantwortung von Presseanfragen
	Pauschalpreis für allgemeine Medienberatung, vorbereitendes Krisenmanagement etc.
	Mitarbeitertraining für Messen und Ausstellungen (in Zusammenarbeit mit dem Marketing)
Lager	Paletten-Bewegungen (Ein-/Auslagerungen)
	Picks, Kommissioniervorgänge
	Belegte Stellplätze (Europa...