Umsatzsteuer in der Buchhaltung / 4.3 Ausstellen von Rechnungen

Bei der Erteilung von Rechnungen durch die Debitorenbuchhaltung sind die gesetzlichen Anforderungen bezüglich Form und Inhalt der Rechnung zu beachten. Dabei ist bereits im Vorfeld der Rechnungserteilung die umsatzsteuerliche Behandlung zu prüfen.

Eine Rechnung muss dabei folgende Mindestangaben enthalten:^[1]

Rechnungsangaben
Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers	□
Vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-IdNr. des leistenden Unternehmers	□
Ausstellungsdatum	□
Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die vom Rechnungsaussteller zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)	□
Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung	□
Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts in den Fällen der Anzahlung, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist	□
Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt (Nettobetrag) für die Lieferung oder sonstige Leistung[2] sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist	□
Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt	□
In den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von diesem beauftragten Dritten die Angabe "Gutschrift"	□
Innergemeinschaftliche Lieferung und sonstige Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG in einem anderen Mitgliedstaat: Angabe der eigenen USt-IdNr. Angabe der USt-IdNr. des Erwerbers USt-IdNr. des Empfängers ist aufzuzeichnen, damit diese mit der Summe der Entgelte der innergemeinschaftlichen Lieferungen des Meldezeitraums in der Zusammenfassenden Meldung angegeben werden kann. Ggf. Hinweis auf die "steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung" Ggf. Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" In diesen Fällen ist die Rechnung bis zum 15. Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Umsatz ausgeführt worden ist, auszustellen. Bei steuerfreier innergemeinschaftlicher Lieferung eines neuen Fahrzeugs muss zusätzlich die Angabe der in § 1b Abs. 2 und 3 UStG bezeichneten Merkmale erfolgen.	□
Ggf. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG (Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück).	□
Besonderheiten bei den Rechnungsangaben gibt es noch bei den Reiseleistungen,[3] der Differenzbesteuerung[4] und den innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften.[5]

Checkliste 4: Verpflichtende Rechnungsangaben

Der BFH hat in Änderung seiner vorherigen Rechtsprechung entschieden, dass eine zum Vorsteuerabzug berechtigende Rechnung nicht voraussetzt, dass die wirtschaftliche Tätigkeit des leistenden Unternehmers unter der Anschrift ausgeübt wird, die in der von ihm ausgestellten Rechnung angegeben ist. Vielmehr reicht jede Art von Anschrift.^[6]

Kleinbetragsrechnungen

Besonderheiten gelten gem. § 33 UStDV für Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 EUR Bruttorechnungsbetrag. Diese Rechnungen müssen lediglich folgende Angaben enthalten:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• das Ausstellungsdatum,
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
• das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

Die Vereinfachungen für Kleinbetragsrechnungen gelten nicht für Rechnungen über Leistungen im Versandhandel^[7], über steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen^[8] und Fälle der Steuerschuldübernahme^[9]

[1] § 14 Abs. 4 UStG.

[2] § 10 UStG.

[3] § 25 UStG.

[4] § 25a UStG

[5] § 25b UStG.

[6] BMF, Schreiben v. 13.7.2020, III C 2 – S 7280-a/19/10001 :001.

[7] § 3c UStG.

[8] § 6a UStG.

[9] §13b UStG.