Unternehmensplanung: Planungssteuerung mit der Kostenrec ... / 3 Abgestimmte Gesamtplanung: Prüfung muss sein

An der Unternehmensplanung sind viele Stellen im Unternehmen beteiligt. Je weiter die Planung aufgefächert wird, desto mehr Personen sind betroffen. Wenn diese optimal auf die Schätzung von Kosten und Leistungen vorbereitet sind, fehlt nur noch die Erfahrung der Praktiker, um brauchbare Planwerte zu erreichen. In den weitaus meisten Fällen ist diese Erfahrung auf dem jeweiligen Fachgebiet gegeben. Da der Planungsprozess jedoch nur einmal im Jahr stattfindet, sind Planungserfahrungen nur schwer zu sammeln.

Ursachen für Fehler

Aus diesem Grund sind die Planergebnisse, die in der Kostenrechnung ankommen, nicht immer korrekt. Fehler haben unterschiedliche Ursachen:

• Wie überall, wo mit Zahlen gearbeitet wird, können simple Rechenfehler dazu führen, dass falsche Planergebnisse weitergeleitet werden.
• Immer wieder führen auch Verständnisprobleme zu Fehlern in der Planung. In vielen Fällen wird z. B. vergessen, den Lagerbestand bei der Ermittlung der notwendigen Fertigungsmengen zu berücksichtigen.
• Planwerte können gegen die zentralen Vorgaben der Unternehmensleitung verstoßen (z. B. des Verbots von zusätzlichen Investitionen).
• Planwerte können Abhängigkeiten und Kapazitätsgrenzen verletzen (z. B. maximale Produktionskapazitäten oder Angebot von Rohstoffen auf dem Beschaffungsmarkt).
• Vor allem ungeübte Planer machen den Fehler, Wünsche in ihre Planungen einzubeziehen, nicht Realität. Dann werden Leistungsdaten und Kosten zu optimistisch geplant.
• Erfahrene Planer, die an ihren Zielen gemessen werden, könnten aufgrund schlechter Erfahrungen die Planung zu vorsichtig durchführen.

Bevor die Planwerte für die weitere Nutzung in anderen Plänen umgerechnet werden oder bevor sie in den Genehmigungsprozess gehen, muss sichergestellt werden, dass die Daten den notwendigen Anforderungen entsprechen. Dazu werden sie in der Kostenrechnung analysiert. Das gilt sowohl für die Einzelpläne als auch für den daraus verdichteten Gesamtplan. Als letzte Prüfinstanz werden Kennzahlen aus dem Unternehmensplan entwickelt und auf Plausibilität geprüft.

3.1 Analyse der Planwerte

Planwerte müssen rechnerisch und inhaltlich stimmen. Bei der Analyse müssen die Fehler auffallen, die zu signifikanten Abweichungen führen. Die Prüfung kann in drei Schritten erledigt werden:

1. Die geplanten Zahlen werden mit den Vorjahreswerten bzw. den Hochrechnungswerten für das laufende Jahr verglichen. Abweichungen oberhalb einer individuell zu bestimmenden prozentualen Grenze müssen geklärt werden.

Einfachster Fall: Der Absatz

Sowohl inhaltlich als auch in der Durchführung ist die Prüfung der Absatzzahlen der einfachste Fall. Die Planabsätze werden den Referenzdaten gegenübergestellt.

Artikel		01 IST	02 Hochrechnung	03 Plan	Abweichung Plan zu 01	Abweichung Plan zu 02
Nummer	Bezeichnung	Absatz	Absatz	Absatz	%	%
675001	Glastür A	115	125	130	13,0	4,0
675002	Glastür B	27	12	25	- 0,9	100,1
676002	Fenster Norm	815	1.058	1100	35,0	4,0
usw.

In der Betrachtung der Abweichung Plan zu 02 fällt auf, dass für das Produkt 675002 Glastür B eine Steigerung von 100 % geplant wird. In Anbetracht der Verkaufszahlen aus 01 dürfte der geplante Absatz dennoch realistisch sein. Damit wird auch klar, dass erhebliche Abweichungen nicht unbedingt Fehler sind.

1. Um die Plausibilität der Planung zu prüfen, werden im zweiten Schritt ausgewählte Planwerte mit bekannten Maximalwerten verglichen. Typisch hierfür sind Kapazitätszahlen. Werden z. B. von einem Produkt Verkaufszahlen über 10.000 Stück geplant und liegt die Fertigungskapazität bei 8.000 Stück pro Jahr, so ist die Planung fehlerhaft. Es sei denn, die fehlende Menge kann aus anderen Quellen (Lagerbestand, Zukauf) beschafft werden. Es eignen sich aber auch andere Daten zur Plausibilisierung. Werden z. B. für das Wachstum des Unternehmens neue Mitarbeiter geplant und sind gleichzeitig die Arbeitsplätze in ihrer Anzahl begrenzt, kann die Planung nicht realisiert werden.
2. Im dritten Schritt werden Abhängigkeiten geprüft, um Fehler in der Planung erkennen zu können. Bei steigenden Stückzahlen pro Kunden wird der Einzelpreis für ein Produkt in vielen Fällen sinken. Plant ein Verkäufer die Stückzahlen zu erhöhen und gleichzeitig die Einzelpreise zu steigern, muss das geklärt werden.

Welche Referenzdaten, Kapazitäten und Abhängigkeiten für die Prüfung geeignet sind, ist abhängig von der individuellen Situation des Unternehmens und der Planung. Oft bestehen in der Kostenrechnung bereits Auswertungen, die für die Plausibilitätskontrolle genutzt werden können. So wird ein Vergleich der Kostenartenbeträge je Kostenstelle des Ist mit dem Vorjahr üblich sein. Dieses Schema kann dann auch dazu genutzt werden, einen Vergleich der Planwerte mit den hochgerechneten Werten des laufenden Jahres durchzuführen.

3.2 Verdichtung zum Gesamtplan

Nach der ersten Plausibilitätsprüfung wird der Gesamtplan geprüft. Dazu müssen die einzelnen Teilpläne zum Unternehmensplan verdichtet werden. Das geschieht, indem

• Pläne aus vergleichbaren Unternehmensbereichen pro Plangegenstand addiert werden. Das betrifft z. B. die Dat...