Unternehmensplanung: Planungssteuerung mit der Kostenrec ... / 4 Genehmigung der Planung: Eine permanente Aufgabe

Ein Plan kann nicht nur fehlerhaft sein, er kann auch gegen die Absichten der Unternehmensleitung verstoßen. Da die Planung selbst auf möglichst niedriger Hierarchiestufe vorgenommen wird, um nah an der Realität zu bleiben, müssen mit der Weitergabe der Verantwortung auch Einflussmöglichkeiten gegeben werden.

Typischer Vertrieb

Beim Glashersteller gibt es im Vertrieb eine typische Hierarchie, in der sich die Planung vollzieht. Jeder Außendienstmitarbeiter plant seinen Bereich, seine Kunden und die Produkte des Unternehmens. Der Vorgesetzte, Leiter des Vertriebsbereiches, ist verantwortlich für mehrere Außendienstmitarbeiter und auch verantwortlich dafür, dass deren Planung korrekt ist und vor allem mit den Vorgaben der Unternehmensleitung übereinstimmt. Der Vertriebsleiter wiederum verantwortet die Summe der in den Bereichen geplanten Zahlen.

Damit sichergestellt ist, dass auch die übergeordneten Stellen die Pläne billigen, müssen die Einzelpläne jeweils genehmigt werden. Abschließend muss die Unternehmensleitung den Gesamtplan akzeptieren. Damit diese Gesamtgenehmigung noch für Entwicklungen in den Teilplänen genutzt werden kann, werden auch für den Gesamtplan besondere Bereiche getrennt und frühzeitig genehmigt. Dazu gehören z. B. die Investitionsplanung und die Personalplanung. Denn erst wenn feststeht, dass die Investitionen genehmigt sind und das Personal eingestellt werden darf, können in den Teilplänen die echten Planzahlen festgelegt werden.

4.1 Genehmigung von Teilplänen

Selbstverständlich muss jeder Teilplan von der verantwortlichen Führungskraft genehmigt sein. Das heißt, dass der Vertriebsleiter den Vertriebsplan, der Fertigungsleiter den Produktionsplan oder der Einkaufsleiter den Beschaffungsplan abzeichnet. Für diese Genehmigung muss sichergestellt sein, dass die folgenden Punkte geprüft wurden:

• Der Plan und seine darin enthaltenen Annahmen sind realistisch und können mit großer Wahrscheinlichkeit unter den bekannten Umständen erreicht werden.
• Der Plan enthält weder außergewöhnlich große Risiken noch eine eingeplante Sicherheit für den Planenden.
• Der Bereichsplan ist die Summe der einzelnen Unterpläne, die mit den einzelnen Mitarbeitern im Planbereich abgestimmt sind. Die Planerreichung findet sich als Ziel für diese Mitarbeiter wieder.
• Die Auswirkungen des Teilplanes sind im Rahmen der Unternehmensplanung so gewollt und mit dem Gesamtplan abgestimmt.
• Der Teilplan wurde in der Kostenrechnung auf Plausibilität und Fehler geprüft und für fehlerfrei erklärt.

Führungskräfte unterstützen

Vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen haben die Führungskräfte oftmals nicht ausreichend Erfahrung mit der Planung ihres Verantwortungsbereiches. Aus der Kostenrechnung kommt bereits eine erhebliche Unterstützung in Form der Vergleichszahlen und weiterer Informationen. Darüber hinaus kann ein Mitarbeiter aus der Kostenrechnung an der Planungsvorbereitung dabei sein und den Verantwortlichen in seinen Möglichkeiten, auf den Plan seiner Mitarbeiter einzuwirken, unterstützen:

• Mit den einzelnen Mitarbeitern, die auf der operativen Ebene die Planung erledigen, werden Planungsgespräche geführt. Darin werden die Ziele dieses Planes festgelegt.
• Einzelne wichtige Faktoren (z. B. die verfügbare Kapazität einer Fertigungsstraße) werden für den planenden Mitarbeiter festgelegt und fix vorgegeben.
• Planungsziele können auch Ziele in der Mitarbeiterbeurteilung werden. Besonders wichtig ist das, wenn die Bezahlung auf der Grundlage von zu planenden Faktoren erfolgt. Typisches Beispiel dafür ist die Provision von Vertriebsmitarbeitern in Abhängigkeit des Umsatzes.
• Der Verantwortliche für den Teilplan kann die einzelnen Planungsschritte seiner Mitarbeiter überprüfen und einer zwischenzeitlichen Beurteilung unterziehen.
• Ähnlich wie in der Kostenrechnung wird der Teilplan bereits in der Fachabteilung einer Plausibilitätsprüfung unterzogen. Hier erkennt die Führungskraft, ob die Mitarbeiter entsprechend den Vorgaben geplant haben. Wenn bereits hier eine enge Zusammenarbeit mit der Kostenrechnung praktiziert wird, können für die Prüfungsprozesse insgesamt erhebliche Zeiten eingespart werden.

Was in dieser Aufzählung sehr aufwändig aussieht, ist es bei richtiger Gestaltung nicht. Vieles kann aus dem Tagesgeschäft abgeleitet werden. Selbstverständlich wird Zeit gebunden. Diese wird aber später durch die Arbeit mit sinnvollen und fehlerfreien Planzahlen wieder eingespart.

4.1.1 Der Absatz- und der Umsatzplan

Im Vertrieb werden Absatz und Umsatz der Produkte geplant. Selbstverständlich sind der Gesamtumsatz und der Gesamtabsatz wichtige Zahlen. Für die Genehmigung sind aber noch weitere Faktoren zu prüfen. So spielen Marktanteile eine wichtige Rolle vor allem für Konsumgüterhersteller. Durchschnittspreise und Deckungsbeiträge sind wichtig. Auch die Verteilung auf bestimmte Kundengruppen und die Konzentration einzelner Produktbereiche muss stimmen. Hieran sind schon viele Vertriebspläne gescheitert.

4.1.2 Der Produktionsplan

Bei der Genehmigung des Produktionsplanes muss darauf geachtet werden, dass die Anforderungen des Vertrieb...