Verprobungen in der Finanzbuchhaltung: Praktische Anwendungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

Überblick

Die Verprobung ist in den Rechnungswesen-Abteilungen ein probates Mittel, um Datenbestände an sich oder mit anderen, als richtig angesehenen Referenz-Daten, abzugleichen. Meist kann dies – im Vergleich zu intensiven Abstimmarbeiten – mit relativ geringem Aufwand vollzogen werden und liefert dennoch erste Ansatzpunkte für Abweichungen und Fehler. Der nachfolgende Beitrag stellt die in der Praxis bekannten und weniger bekannten Verprobungsmethoden in der Finanzbuchhaltung vor und zeigt anhand von Beispielen die praktischen Anwendungsmöglichkeiten auf.

1 Grundlagen zu Verprobungen

In Rechnungswesen-Abteilungen und Steuerbüros werden jeden Tag tausendfach Geschäftsvorgänge und Belege verbucht. Die Anzahl der dabei entstehenden Buchungen nimmt in den Systemen schnell Ausmaße an, die eine lückenlose und vollumfängliche Richtigkeit der Buchhaltung nicht mehr gewährleisten kann.

Die Methode der Verprobung wird vornehmlich herangezogen, um den Überblick zu wahren und bei der Masse an Daten eine grobe Überprüfung der Richtigkeit der Buchungen durchzuführen. Dieses Hilfsmittel aus dem Bereich der steuerlichen Betriebsprüfungen versorgt den Anwender mit geeigneten Rechen- und Denkschemata und stellt dabei den Werten aus dem Rechnungswesen alternative Vergleichswerte gegenüber, die als zuverlässig erachtet werden. Die entsprechende Interpretation der Ergebnisse dieses Vergleichs liefert Auffälligkeiten oder sogar direkte Erkenntnisse über die Richtigkeit oder Fehleranfälligkeit der Buchführungsdaten. Ziel der Verprobung sind daher nicht einzelne Buchungen, sondern immer eine Gesamtheit der Daten; im Fokus stehen daher i. d. R. kumulierte Größen. Dies können bei einer unterjährigen Verprobung – beispielsweise im Rahmen eines Monats- oder Quartalsabschlusses – monatliche oder quartalsweise kumulierte Werte sein. Sofern die Verprobung im Rahmen eines Jahresabschlusses erfolgt, werden ganzjährig kumulierte Buchungen herangezogen.

Vom Grundsatz kann zwischen einer rechnerischen und einer wirtschaftlichen Verprobung unterschieden werden.

1.1 Rechnerische Verprobungsmethoden

Die rechnerische Verprobung verwendet ausschließlich bestehende Daten des eigenen Rechnungswesensystems. Ziel ist es, mit den Verprobungen fehlerhafte Buchungen im vorhandenen Buchungsbestand zu enttarnen. Es können mit dieser Methode daher nur fehlerhafte Sachverhalte identifiziert werden, die verbucht wurden. Vorgänge, die nicht in den Büchern stehen, können mit dieser Methode nicht identifiziert werden.

1.2 Wirtschaftliche Verprobungsmethoden

Bei den wirtschaftlichen Verprobungsmethoden wird versucht, aussagekräftige Beziehungen zwischen den eingesetzten Gütern und den erzielten Betriebsleistungen herzustellen. Diese Vorgehensweise liefert buchhaltungsunabhängiges Zahlenmaterial und lässt somit – unter Umständen – anderweitige Rückschlüsse zu. Beispielsweise kann über die Einkaufsmenge bestimmter Materialien in Verbindung mit Kennzahlen aus der Unternehmenskalkulation ein Rückschluss auf das damit theoretisch erzielbare Umsatzvolumen ermittelt werden, das dann wiederum als Soll-Wert für die Verprobung der Ist-Umsätze herangezogen werden kann.

2 Klassische Verprobungen

2.1 Verprobung des Materialaufwands

Ein großes Fehlerpotenzial und somit ein großer Bedarf an Verprobungen besteht bei produzierenden Unternehmen im Materialaufwand. Je höher der Materialaufwand im Verhältnis zum Umsatz oder zu den Gesamtkosten ist, desto intensiver sollte diese GuV-Position verprobt und überprüft werden.

Ziel der Verprobung ist es, einen Überblick über mögliche Ungereimtheiten in der Bewertung der Vorräte und Verbuchung der Wareneingänge zu erhalten. Eine Möglichkeit hierfür besteht in der Analyse der Materialaufwandsquote mittels eines Mehrjahresvergleichs.

Hinweis

Anzahl der Jahre im Mehrjahresvergleich

Die Anzahl der Jahre, die im Mehrjahresvergleich verwendet werden, hängt von den individuellen Besonderheiten des zu verprobenden Unternehmens ab. Eine Mindestanzahl von 3 Jahren sollte grundsätzlich eingehalten werden. Längere Zeitreihen sind dann sinnvoll, wenn in diesem Zeitraum keine grundlegenden Veränderungen stattgefunden haben, die direkten Einfluss auf die Materialaufwandsquote hatten. Dies können sein:

• Veränderungen des Produktionsprogramms
• erhebliche Materialpreissteigerungen, die nicht (proportional) an die Kunden weitergegeben werden konnten
• Einsatz von (wirksamen) Produktivitätssteigerungsprogrammen
• Veränderungen des Produkte-Sortiments (Herstellung materialintensiverer Produkte)

Praxis-Beispiel

Verprobung des Materialaufwands

Im Rahmen des Jahresabschlusses des mittelständischen Produktionsunternehmens Check23 GmbH soll der Materialaufwand des Abschlusses 2020 verprobt werden. Im Hinblick auf Umsatz und Materialaufwand liegt zuverlässiges Zahlenmaterial für 4 Vorjahre vor. Im verwendeten Vergleichszeitraum gab es keine Besonderheiten, die auf die Materialaufwandsquote Einfluss hatten.

Die Verprobung erfolgt mithilfe eines Zeitreihenvergleichs:

Zeitreihenvergleich: Materialaufwand zu Umsatz

	01	02	03	04	05
Umsatz (TEUR)	10.500	11.000	11.200	11.600	12.100
Materialaufwand (TEUR)	4.185	4.468	4.498	4.573	5.147
Verhältnis (Aufwand ...