Verwaltungskosten: Lösungsansätze für die richtige Planu ... / 3.1 Die Sichtweise bestimmt den Umfang

Als Kostenrechner wissen Sie, dass die Zuordnung von Gemeinkosten zu Ihren Auswertungseinheiten stark abhängig ist von der Sichtweise, die Sie bei der Verbuchung anwenden. Das gilt selbstverständlich auch für die Verwaltungskosten. An dieser Stelle soll erreicht werden, den homogenen Block der Gemeinkosten, die für die Verwaltung des Unternehmens anfallen, gerecht den Verursachern zuzuordnen.

Praxis-Tipp

Erfolg der differenzierten Zuordnung

Bevor Sie einen großen Aufwand für die Zuordnung der Verwaltungskosten zu untergeordneten Einheiten betreiben, beantworten Sie diese Frage: Ist nach einer differenzierten Zuordnung von Verwaltungskosten mit einem anderen Ergebnis zu rechnen als bei einer globalen Zuordnung und späteren Verteilung?

Falls nicht damit zu rechnen ist, können Sie sich den Aufwand für eine detaillierte Zuordnung sparen. Kommt es jedoch zu signifikanten Unterschieden in der Belastung mit Verwaltungskosten zwischen den Produkten und/oder Kostenstellen, dann muss eine möglichst verursachungsgerechte Verbuchung erfolgen.

Vorausgesetzt, die frühe Zuordnung von Verwaltungskosten zu bestimmten Betrachtungsebenen lässt ein signifikantes Ergebnis erwarten, und vorausgesetzt, eine Zuordnung ist technisch und wirtschaftlich machbar, können Verwaltungskosten je nach der Sichtweise folgendermaßen zugeordnet werden:

Kriterium der Zuordnung	Ausprägung	Beispiele Verwaltungskosten
Regionen	Produktionsstätten in verschiedenen Orten unterschiedliche regionale Vertriebsmärkte unterschiedliche regionale Einkaufsmärkte	Kantinenkosten in Produktionsstätten, Personalverwaltungskosten für die Mitarbeiter unterschiedlicher Werke, Beratungskosten für internationale Vertriebswege, IT-Kosten für den Produktionsstandort etc.
funktionale Bereiche	Vertrieb Produktion Beschaffung Logistik	Kosten der Debitorenbuchhaltung zum Vertrieb, Kosten der Kreditorenbuchhaltung zur Beschaffung, Fuhrparkkosten zur Logistik, ausländische Steuern etc.
Produkte	Einzelaufträge Produktgruppen	Kosten separater Produktionsstätten, Lizenz- und Patentverwaltung etc.
Unternehmensprozesse	Auftragsbearbeitung Beschaffung Reklamation	Anlage neuer Debitoren und Kreditoren, Buchungsvorfälle, Fuhrparkkosten Kundendienst etc.

Tab. 3: Unterschiedliche Sichtweisen auf Verwaltungskosten

Je mehr Verwaltungskosten so auf Kostenverursacher verteilt werden können, desto weniger verbleiben im Topf der typischen Verwaltungskosten. Sinnvoll ist eine solche Zuordnung jedoch nur, wenn sie

• technisch möglich ist,
• wirtschaftlich sinnvoll ist,
• signifikant andere Ergebnisse erwarten lässt,

• in den zugeordneten Ebenen auf verantwortliche Mitarbeiter trifft.

Durch die Zuordnung aufgrund der unterschiedlichen Sichtweisen entstehen die bereits angesprochenen mehrstufigen Verwaltungskosten. Über alle Ebenen hinweg addiert, sollte die gleiche Summe entstehen wie bei einer globalen Zuordnung. Nach der Verteilung haben auch bei einer zunächst globalen Zuordnung der Verwaltungskosten alle Ebenen zwar wieder Kosten zu tragen. Die Höhe ist dann jedoch verschieden.

Praxis-Beispiel

Direkte und indirekte Verteilung im Vergleich

In einem Unternehmen mit zwei Produktionsstandorten fallen im Jahr 250.000 EUR Verwaltungskosten an, die mit 150.500 EUR den Produktionsstandorten zuzuschreiben sind. In beiden Produktionsstandorten wird das gleiche Produkte hergestellt, wobei Standort A einen Ausstoß von 500.000 Stück und Standort B von 1.000.000 Stück hat, die Herstellkosten pro Stück sind unterschiedlich (A = 1,50 EUR, B = 1,00 EUR). Von den Verwaltungskosten könnten aufgrund der regionalen Sichtweise 96.000 EUR direkt verbucht werden.

Standort	A		B
Ausstoß Stück	500.000		1.000.000
Herstellkosten EUR/Stk.	1,50		1,00
Verwaltungskosten	direkt	verteilt	direkt	verteilt
direkt verbucht	27.000		69.000
Aufschlag auf HK	3,11 %	8,60 %	3,11 %	8,60 %
Verwaltungskosten in EUR	23.357	64.500	31.143	86.000
Summe	50.357	64.500	100.143	86.000
Differenz Euro	14.143		- 14.143
Differenz Prozent	28,1 %		- 14,1 %

Wird auf die direkte Verbuchung verzichtet, dann werden die Verwaltungskosten mit einem für beide Standorte gleichen Satz von 8,6 % auf die Herstellkosten verteilt. Bei der direkten Verbuchung werden die nicht zuzuordnenden Verwaltungskosten mit 3,11 % verteilt. Es ergibt sich ein signifikanter Unterschied von 14.143,00 EUR zwischen diesen Möglichkeiten. Grund für diese unterschiedliche Belastung mit Verwaltungskosten kann z. B. sein, dass Standort B sich im Ausland befindet und mit erhöhtem Aufwand von Deutschland aus betreut werden muss.

Es handelt sich bei dieser Berechnung nicht um eine Kalkulation, da dort die gesamten 250.000 EUR Verwaltungskosten verteilt werden müssten. An dieser Stelle geht es darum, die Verantwortlichen für die Standorte mit den wirklichen Kosten zu belasten.