Ähnlich wie die Kostenart kann auch der Verursacher von Kosten ein Indiz dafür sein, dass es sich um Verwaltungskosten handelt. Dies ist dann notwendig, wenn Kosten anfallen, die nicht aufgrund ihrer Art sofort den Verwaltungskostenstellen zugeordnet werden können. Verursacher für die Zuordnung von Kosten zu den Verwaltungskosten können sein:
Mitarbeiter in der Verwaltung
Wenn ein Mitarbeiter in der Verwaltung beschäftigt ist, sind selbstverständlich alle Kosten, die er verursacht, den Verwaltungskosten zuzuordnen. Dazu gehören neben den reinen Personalkosten auch Werte wie Reisekosten, Aus- und Weiterbildungskosten oder Fahrtkosten. Außerdem kann der Mitarbeiter in der Verwaltung als Besteller von Leistungen als Indiz dafür gewertet werden, dass die durch diese Bestellung entstehenden Kosten den Verwaltungskosten zugeordnet werden können.
Räumlichkeiten oder Gegenstände in der Verwaltung
Die Verwaltung benutzt zur Durchführung ihrer Aufgaben Gebäude, Räume und andere Gegenstände des Anlagevermögens. Tauchen Kosten auf, die diesen Räumen oder Gegenständen zugeordnet werden können, handelt es sich um Kosten der Verwaltung. Typische Beispiele sind Mietkosten oder Instandhaltung für Gebäude, Wartungsgebühren für Telefonanlagen, Kopierer oder PCs.
Prozesse in der Verwaltung
Auch die Arbeiten in der Verwaltung können in einzelne Prozesse eingeteilt werden. Kosten, die im Zusammenhang mit diesen Prozessen anfallen, werden auf den Kostenstellen der Verwaltung gesammelt. Ein Beispiel dafür sind Reisekosten von Mitarbeitern außerhalb der Verwaltung, die im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses, dem Prozess "Jahresabschluss", angefallen sind.
Wie in jeder anderen Kostenstelle auch, ist es für die korrekte Verteilung und weitere Beschäftigung mit den Kosten wichtig, den Verursacher zu kennen. Im Verwaltungsbereich kann dann bereits sehr früh eine Zuordnung zu den einzelnen Kostenstellen der Verwaltung wie dem Rechnungswesen, der IT, dem Personalwesen oder anderen Stellen erfolgen. Das erleichtert Ihre Arbeit als Kostenrechner.