Vorstellungsgespräch, Terminbestätigung nach telefonischer Einladung

Kurzbeschreibung

Schriftliche Einladung zum Vorstellungsgespräch nach telefonischer Terminabsprache inkl. Anfahrtsbeschreibung und Hinweisen zur Kostenübernahme.

Vorbemerkung

Häufig empfiehlt es sich, die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch telefonisch zu vereinbaren - insbesondere bei kurzfristiger Planung und/oder wenn der Bewerber einen langen Anfahrtsweg hat bzw. derzeit in Vollzeit berufstätig ist.

Es ist ratsam, Bewerber auf Funktionen, in denen viel Kontakt am Telefon stattfindet (z. B. in den Bereichen Rezeption, Teamassistenz, Telefonverkauf o. ä.) auf jeden Fall telefonisch einzuladen. Hier bietet sich häufig sogar die Kombination mit einem Telefoninterview an, um ein Gefühl für die "Telefonstimme" – in dem Fall oft ein "K.O.-Kriterium" – zu bekommen. Wenn Ihnen der Bewerber nach dem Telefongespräch noch immer zusagt, können Sie das Telefonat mit einer Einladung/Terminabstimmung beenden. Oft können Sie durch Telefoninterviews auch aufwendige Gespräche in Ihrem Hause reduzieren und nur noch die engere Auswahl an Kandidaten in das persönliche Gespräch einladen.

Fordert ein Arbeitgeber den Arbeitnehmer zur Vorstellung auf, muss er ihm gemäß § 670 BGB in der Regel alle Aufwendungen ersetzen, die der Bewerber den Umständen nach für erforderlich halten durfte^[1].

Zu den notwendigen Kosten gehören Fahrtkosten, falls erforderlich auch Kosten für Verpflegung und Übernachtung, gegebenenfalls auch der Verdienstausfall^[2]. Die Vorstellungskosten sind auch dann zu ersetzen, wenn der Bewerber nicht unmittelbar, sondern von einem vom Arbeitgeber beauftragten Unternehmensberater zur Vorstellung gebeten worden ist.

Der Arbeitgeber könnte den Anspruch auf Ersatz der Vorstellungskosten nur ausschließen, wenn er dies dem Bewerber bei der Aufforderung zur Vorstellung ausdrücklich mitteilt. Überlegen Sie sich daher im Vorfeld, ob Sie Fahrtkosten erstatten und wenn ja, in welcher Höhe. Es empfiehlt sich, hier eine grundsätzliche Regelung zu finden und diese konsequent durchzuhalten. Gesetzliche Vorschriften gibt es hier nicht – nur sollten Sie Ihre Handhabung der Erstattung kommunizieren, da es sonst leicht eine Quelle für unerfreuliche Diskussionen ist. Siehe auch: Vorstellungskosten

[1] Es besteht selbstverständlich kein Ersatzanspruch auf Vorstellungskosten, wenn der Arbeitnehmer sich unaufgefordert vorstellt.

[2] Es kommt nicht darauf an, ob später ein Arbeitsvertrag zustandekommt. Der Anspruch umfasst jedoch nicht die Abgeltung für einen vom Bewerber genommenen Urlaubstag.

Mustertext

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Briefkopf

Herrn/Frau
......................... [Vorname, Name]
......................... [Strasse Nr.]	............... [Datum]
......................... [PLZ, Ort]	Ansprechpartner: .........................
oder per E-Mail

IHRE BEWERBUNG

Sehr geehrte/r Herr/Frau.........................,

wir beziehen uns auf unser heutiges Telefonat und möchten Ihnen den vereinbarten Gesprächstermin am

Tag, Datum, Uhrzeit

bestätigen^[1]. Ihr(e) Gesprächspartner werden/wird Herr/Frau ......................... sein^[2].

In der Anlage finden Sie eine Anfahrtsskizze zu unserem Firmengebäude. Selbstverständlich erstatten wir Ihnen Ihre Fahrkosten - auf Nachweis und auf Basis eines 2. Klasse Tickets der Deutschen Bahn^[3]. Bitte, schicken Sie uns dazu nach dem Termin Ihre Fahrkostenbelege unter Angabe Ihrer IBAN und BIC^[4].

Sollten Sie in der Zwischenzeit Rückfragen haben, freuen wir uns jederzeit über Ihren Anruf^[5].

Wir freuen uns, Sie bald persönlich kennen zu lernen!

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift^[6]

Anlage

[1] Sollte der von Ihnen geplante Termin innerhalb der nächsten 7 Tage liegen, empfiehlt es sich auf jeden Fall, den Termin telefonisch zu vereinbaren. Bei der Terminvergabe ist weiterhin auf die Anfahrtstrecke des Bewerbers zu achten und/oder auf seine berufliche Situation. Bewerber aus einem ungekündigten Vollzeitarbeitsverhältnis schätzen Termine am späten Nachmittag, vorzugsweise freitags. Bei langen Anfahrtstrecken versuchen Sie den Termin so zu legen, dass der Bewerber am gleichen Tag an- und abreisen kann.

Bestätigen Sie dem Bewerber den telefonisch vereinbarten Termin möglichst noch am gleichen Tag - so machen Sie einen professionellen Eindruck und Sie ersparen sich Rückfragen, wenn der Bewerber nicht zügig die Bestätigung erhält.

Sollte der Termin voraussichtlich länger als 1-2 Stunden dauern, ist es ratsam, den Bewerber hierüber zu informieren, damit er entsprechend zeitlich planen kann.

[2] Informieren Sie den Bewerber, mit wem er das Gespräch führen wird. Geben Sie ggf. auch die Funktion der Gesprächspartner an.

[3] Zur Fahrkostenerstattung siehe Vorbemerkung bzw.: Vorstellungskosten

Eine Empfehlenswerte Regelung ist die Erstattung auf Nachweis und mit einem Maximalsatz der 2. Klasse Deutsche Bundesbahn. Hiermit beugen Sie der für Sie teureren Abrechnung von Autokilometern vor. Außerdem können Sie bei dem Nachweis -Verfahren von Vergünstigungen des Bewerbers (z. B. Bahncard) profitieren.

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