VP-Dokumentation / 1.1 Dokumentationsvorschriften, Sanktionen

Ob und inwieweit ist die Erstellung einer VP-Dokumentation für ein deutsches Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben?

Seit dem 1. Januar 2003 verpflichtet der Gesetzgeber den Steuerpflichtigen zur Erstellung einer Verrechnungspreisdokumentation. Geregelt ist dies in § 90 Abs. 3 der Abgabenordnung (AO). Die generelle Aufzeichnungspflicht fordert

• bei Geschäftsbeziehungen
• mit ausländischen
• „nahestehenden” Personen^[1],
• über Art und Inhalt der Geschäftsbeziehungen,
• inkl. wirtschaftlicher und rechtlicher Grundlagen,
• zur Dokumentation der Einhaltung des Fremdvergleichsgrundsatzes,

eine Dokumentation zu erstellen.

Mit Ausnahme von sogenannten „außergewöhnlichen Geschäftsvorfällen” (siehe unten) besteht keine Erstellungsfrist. Aber die VP-Dokumentation ist nach Aufforderung der Finanzverwaltung innerhalb von 60 Tagen der Betriebsprüfung zu übergeben. Im Falle der verspäteten Vorlage einer verwertbaren VP-Dokumentation können mindestens 100 Euro pro Tag der Fristüberschreitung, maximal 1.000.000 Euro „Zuschlag” festgesetzt werden^[2]. In der Praxis wird davon, soweit ersichtlich, mit Augenmaß Gebrauch gemacht.

Die relativ kurze Lieferfrist von 60 Tagen zeigt schon, dass ein Unternehmen gut beraten ist, die VP-Dokumentation zeitnah, d. h. in dem auf das zu dokumentierende Wirtschaftsjahr folgenden Wirtschaftsjahr zu erstellen. Erstens enthält eine in der Hektik geschriebene VP-Dokumentation meistens Fehler, Widersprüche sowie Lücken und sie ist aus Zeitgründen zumeist auch nicht oder nur mangelhaft mit den relevanten Stakeholdern abgestimmt. Zweitens sind aufgrund von Fluktuation häufig bestimmte Mitarbeiter Jahre später nicht mehr verfügbar, sodass die nachträgliche Sachverhaltsermittlung schwierig bis unmöglich sein kann.

Für kleine und mittlere Unternehmen gibt es Vereinfachungsregeln. Diese finden Anwendung, wenn das konzerninterne jährliche Transaktionsvolumen bei Lieferungen kleiner als fünf Millionen Euro und bei sonstigen Leistungen kleiner als 0,5 Millionen Euro ist.

Sobald die Grenzen der oben genannten Vereinfachungsregel überschritten sind, sind alle konzerninternen Lieferungen und Leistungen zu dokumentieren. Eine gesetzliche quantifizierte Wesentlichkeitsgrenze gibt es nicht. Da jedoch für den Steuerpflichtigen eine gewisse Zumutbarkeitsgrenze gilt und VP-Dokumentationen „im Wesentlichen”^[3] verwertbar sein müssen, hat sich in der Praxis etabliert, nicht alle, aber zumindest z. B. 85% bis 95% aller konzerninternen Transaktionsvolumen in die VP-Dokumentation aufzunehmen und dies auch entsprechend deutlich zu machen. Da auch Betriebsprüfungen angehalten sind, effizient und risikoorientiert zu prüfen, ist dieser Ansatz für beide Seiten akzeptabel. Die OECD empfiehlt mittlerweile erfreulicherweise eine Wesentlichkeitsgrenze, die im nachfolgenden Kapitel 12.2 beschrieben wird.

Bei außergewöhnlichen Geschäftsvorfällen^[4] (z. B. Funktionsverlagerungen, Umstrukturierungen, erhebliche Änderung der Geschäftsstrategie, Abschluss/Änderung von langfristigen bedeutsamen Verträgen^[5]) müssen die Aufzeichnungen innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des betreffenden Wirtschaftsjahres erstellt werden. Sofern tatsächlich und nachweisbar eine verwertbare VP-Dokumentation für außergewöhnliche Geschäftsvorfälle verspätet erstellt worden ist, kann die Finanzverwaltung im Falle von VP-Anpassungen diese zulasten des Steuerpflichtigen schätzen^[6]. Für weitere Details zu dieser umstrittenen Rechtslage wird auf den nachfolgenden Abschnitt „Schützt eine verwertbare VP-Dokumentation vor VP-Anpassungen?” verwiesen. Nach Aufforderung durch die Finanzverwaltung muss die Dokumentation eines außergewöhnlichen Geschäftsvorfalls auf Nachfrage der Betriebsprüfung innerhalb von 30 Tagen vorgelegt werden.

In welcher Sprache ist die VP-Dokumentation zu erstellen?

Amtssprache ist deutsch. Gem. § 2 Abs. 5 GAufzV gilt: „Die Finanzbehörde kann auf Antrag des Steuerpflichtigen Ausnahmen hiervon zulassen. Der Antrag kann vor der Anfertigung der Aufzeichnungen gestellt werden, er ist aber spätestens unverzüglich nach Anforderung der Aufzeichnungen durch die Finanzbehörde zu stellen. Erforderliche Übersetzungen von Verträgen und ähnlichen Dokumenten im Sinne der §§ 4 und 5 [GAufzV] gehören zu den Aufzeichnungen.” In der Praxis werden die VP-Dokumentationen weit überwiegend in englischer Sprache erstellt, weil diese Unterlagen in aller Regel auch für die Dokumentation der Auslandsgesellschaften verwendet werden sollen. In der Regel akzeptieren die Betriebsprüfungen diese englisch-sprachigen Dokumentationen dankenswerterweise, wobei dann eher punktuell kritische/wichtige Textstellen aus der Dokumentation oder aus Verträgen auf Nachfrage ins Deutsche übersetzt werden. Dies ist auch vernünftig und entspricht dem Willen des BMF: „Ein Übersetzungsverlangen ist auf das notwendige Maß zu beschränken. Geht es um die Übersetzung eines umfangreichen Vertrages oder anderer Dokumente in englischer Sprache, sollte eine Anforderung von Übersetzungen auf die wesentlichen Vertra...