VP-Dokumentation

Zusammenfassung

In diesem Kapitel wird das Thema Erstellung einer VP-Dokumentation erläutert.^[1]

Abb. 76: Verrechnungspreiszyklus – Compliance

Das Thema VP-Dokumentation ist außerordentlich umfangreich und es „feierte” in Deutschland in 2013 bereits sein „zehnjähriges Jubiläum”. Insofern liegen umfassende Erfahrungen und Erläuterungen von Seiten der Finanzverwaltungen, der Unternehmen und der Beraterschaft vor. Alle international tätigen Unternehmen müssten bereits im Rahmen von deutschen oder ausländischen Betriebsprüfungen ihre Erfahrungen mit der Erstellung und der Verteidigung von VP-Dokumentationen gemacht haben.

Daher fassen die folgenden Unterkapitel jeweils die Quintessenz der praxisrelevantesten Themen inkl. BEPS-Update kurz und knapp zusammen:

• Deutsche VP-Dokumentationsregelungen
• OECD Vorgaben für Masterfile-/Localfile-Konzept (neu !)
• OECD Vorgaben für das Country-by-Country-Reporting (neu !)
• Datenbankanalysen

[1] Beitrag entnommen aus: Hanken/Kleinhietpaß, Verrechnungspreise. Im Spannungsfeld von Controlling und Steuern, 2014.

1 Aus deutscher Sicht

Die nachfolgenden zwei Kapitel beschreiben die gesetzlichen VP-Dokumentationsvorschriften, die Sanktionen bei Nichterfüllung der Vorschriften sowie den Inhalt einer VP-Dokumentation auf Basis der deutschen Rechtsgrundlagen. Während des Verfassens dieser Auflage sind die finalen BEPS Berichte zu Aktionspunkt 13 zwar veröffentlicht, aber noch nicht in deutsches Recht umgesetzt worden (Masterfile, Localfile, Country-by-Country-Reporting). Daher enthält dieses Buch selbstverständlich die aktuellen OECD Anforderungen aber (noch) im Kapitel 12.2. „Aus internationaler Sicht”. Es steht bereits heute fest, dass § 90 AO und die GAufzV gem. den aktuellen OECD Anforderungen angepasst werden soll.

1.1 Dokumentationsvorschriften, Sanktionen

Ob und inwieweit ist die Erstellung einer VP-Dokumentation für ein deutsches Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben?

Seit dem 1. Januar 2003 verpflichtet der Gesetzgeber den Steuerpflichtigen zur Erstellung einer Verrechnungspreisdokumentation. Geregelt ist dies in § 90 Abs. 3 der Abgabenordnung (AO). Die generelle Aufzeichnungspflicht fordert

• bei Geschäftsbeziehungen
• mit ausländischen
• „nahestehenden” Personen^[1],
• über Art und Inhalt der Geschäftsbeziehungen,
• inkl. wirtschaftlicher und rechtlicher Grundlagen,
• zur Dokumentation der Einhaltung des Fremdvergleichsgrundsatzes,

eine Dokumentation zu erstellen.

Mit Ausnahme von sogenannten „außergewöhnlichen Geschäftsvorfällen” (siehe unten) besteht keine Erstellungsfrist. Aber die VP-Dokumentation ist nach Aufforderung der Finanzverwaltung innerhalb von 60 Tagen der Betriebsprüfung zu übergeben. Im Falle der verspäteten Vorlage einer verwertbaren VP-Dokumentation können mindestens 100 Euro pro Tag der Fristüberschreitung, maximal 1.000.000 Euro „Zuschlag” festgesetzt werden^[2]. In der Praxis wird davon, soweit ersichtlich, mit Augenmaß Gebrauch gemacht.

Die relativ kurze Lieferfrist von 60 Tagen zeigt schon, dass ein Unternehmen gut beraten ist, die VP-Dokumentation zeitnah, d. h. in dem auf das zu dokumentierende Wirtschaftsjahr folgenden Wirtschaftsjahr zu erstellen. Erstens enthält eine in der Hektik geschriebene VP-Dokumentation meistens Fehler, Widersprüche sowie Lücken und sie ist aus Zeitgründen zumeist auch nicht oder nur mangelhaft mit den relevanten Stakeholdern abgestimmt. Zweitens sind aufgrund von Fluktuation häufig bestimmte Mitarbeiter Jahre später nicht mehr verfügbar, sodass die nachträgliche Sachverhaltsermittlung schwierig bis unmöglich sein kann.

Für kleine und mittlere Unternehmen gibt es Vereinfachungsregeln. Diese finden Anwendung, wenn das konzerninterne jährliche Transaktionsvolumen bei Lieferungen kleiner als fünf Millionen Euro und bei sonstigen Leistungen kleiner als 0,5 Millionen Euro ist.

Sobald die Grenzen der oben genannten Vereinfachungsregel überschritten sind, sind alle konzerninternen Lieferungen und Leistungen zu dokumentieren. Eine gesetzliche quantifizierte Wesentlichkeitsgrenze gibt es nicht. Da jedoch für den Steuerpflichtigen eine gewisse Zumutbarkeitsgrenze gilt und VP-Dokumentationen „im Wesentlichen”^[3] verwertbar sein müssen, hat sich in der Praxis etabliert, nicht alle, aber zumindest z. B. 85% bis 95% aller konzerninternen Transaktionsvolumen in die VP-Dokumentation aufzunehmen und dies auch entsprechend deutlich zu machen. Da auch Betriebsprüfungen angehalten sind, effizient und risikoorientiert zu prüfen, ist dieser Ansatz für beide Seiten akzeptabel. Die OECD empfiehlt mittlerweile erfreulicherweise eine Wesentlichkeitsgrenze, die im nachfolgenden Kapitel 12.2 beschrieben wird.

Bei außergewöhnlichen Geschäftsvorfällen^[4] (z. B. Funktionsverlagerungen, Umstrukturierungen, erhebliche Änderung der Geschäftsstrategie, Abschluss/Änderung von langfristigen bedeutsamen Verträgen^[5]) müssen die Aufzeichnungen innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des betreffenden Wirtschaftsjahres erstellt werden. Sofern tatsächlich und nachweisbar eine verwertbare VP-Dokumentation für außergewöhnliche Geschäftsvorfälle verspätet erstellt worden ist,...