Was eine digitale Kanzlei ausmacht

Zusammenfassung

Der Digitalisierungsgrad moderner Kanzleien nimmt zu, wie ein Blick auf das Digitalisierungslabel der DATEV zeigt. Das ist auch dringend nötig: Der von Lexoffice initiierten Studie "#Zukunftskanzlei 2025" zufolge wird die Digitalisierung das Zukunftsbild der Steuerkanzleien deutlich prägen.

Der dritte Baustein auf dem Weg zur digitalen Zukunftskanzlei ist die Digitalisierung der Mandanten-Kommunikation.

Digitale Kanzlei: Digitalisierungsquote steigt

Das Label "Digitale DATEV-Kanzlei" wurde im März 2019 erstmals verliehen. Es soll die digitale Kompetenz einer Kanzlei bei Mandanten und potenziellen Nachwuchskräften sichtbar machen. Zu Beginn dieses Jahres wurden einige Kriterien verschärft: Um das Label zu erhalten, sind üblicherweise die Digitalisierungsquote gesamt, Digitalisierungsquote Bank, Anteil Mandanten mit digitalen Belegen, Anzahl Abrechnungen pro Stunde sowie die Digitalisierungsquote der Bewegungsdaten ausschlaggebend. Angehoben wurden nun die Schwellenwerte für die "Digitalisierungsquote gesamt" auf mindestens 65 % sowie der "Anteil Mandanten mit digitalen Belegen" auf mindestens 40 %. Zusätzlich muss ein veröffentlichtes Profil auf DATEV SmartExperts vorhanden sein. Knapp 800 Steuerberater mit dem Label "Digitale Kanzlei 2019" sind auf dem Portal bereits gelistet. Die Auszeichnung wird jährlich neu vergeben. Wer die aktualisierten Werte erreicht, erhält das Label für 2020 automatisch. Diese dynamische Entwicklung zeigt deutlich: Die Digitalisierung der Steuerkanzleien schreitet voran.

Zukunftskanzlei 2025: Digitalisierung erfolgt nicht im Silo

Doch allen erfreulichen Fortschritten zum Trotz: Die gesamte Entwicklung steht erst am Anfang. Die von Lexoffice initiierte aktuelle Studie "#Zukunftskanzlei 2025" kommt in einer Potenzialanalyse zu dem Schluss, dass sich bisher insbesondere der Digitalisierungsgrad in der Kommunikation, in den Kernaufgaben und in den Arbeitsergebnissen, aber auch die Automatisierung an sich, auf einem niedrigen Niveau befinden. Digitale Arbeitsmittel und Werkzeuge sind demnach oft nicht oder nicht ausreichend vorhanden.

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Digitalisierung manifestiert sich nicht nur über eine steigende Zahl eingesetzter Softwarelösungen und zunehmenden Digital-Anteilen.

Und sie sind meist nicht das einzige Hemmnis: Wenn elektronische Informationsverarbeitungen und digitale Prozesse in Kanzleien Einzug halten sollen, muss auch die interne Zusammenarbeit neu gedacht werden. Gleichzeitig sorgt die Digitalisierung für einen tiefgreifenden Wandel der Mandantenbeziehungen: Die Mandanten-Erreichbarkeit, Mandanten-Kommunikation und die zugehörigen Arbeitsweisen ändern sich. Damit wird deutlich, dass Digitalisierung sich nicht nur über eine steigende Zahl eingesetzter Softwarelösungen und zunehmenden Digital-Anteilen manifestiert: Digitalisierung muss intern gelebt werden und sollte mindestens fünf große Bereiche einbeziehen:

1. Digitales Kanzleimanagement

Das Kanzleimanagement hat bekanntermaßen das Ziel, die wichtigsten Abläufe in einer Kanzlei effizient zu organisieren. Automatisierung und Digitalisierung helfen, bei diesem Vorhaben Zeit und Kosten einzusparen. Die Digitalisierung der Steuerberatung startet daher oft in der Kanzlei selbst. Eine Kanzlei-Management-Software hilft beispielsweise bei der Rechnungsstellung und Mandantenverwaltung. Auch Lohn und Gehalt, die Abrechnung von Reisekosten oder Fehlzeiten können mit solchen Lösungen elektronisch erfasst und verarbeitet werden. Die Vorteile sind schlanke und schnelle Prozesse. Ein digital unterstütztes Kanzleimanagement gilt als das Herzstück einer Digitalisierung.

2. Digitale Zusammenarbeit der Mitarbeiter

Zur effizienten Kanzleiorganisation gehört es auch, die Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander digital zu optimieren. Egal ob über Funktionen einer Kanzlei-Management-Software, Collaboration-Tools oder gezielten Einzellösungen wie gemeinsamen Notizbücher oder Kalender in der Cloud: Es gibt viele Möglichkeiten, die Zusammenarbeit der Mitarbeiter effizienter zu gestalten. Ein zentrales Dokumenten-Management-System ist oft der erste Schritt in diese Richtung. Egal ob Verträge, Briefe, Faxe oder Präsentationen: Unterschiedlichste Inhalte können zentral abgelegt und für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. Die Suche nach bestimmten Informationen wird drastisch verkürzt. Auch lassen sich die Bearbeitungsschritte von Dokumenten transparent nachvollziehen. Herrschaftswissen wird abgeschafft, Auskünfte können schneller erteilt werden.

3. Digitale Mandanten-Kommunikation

Der dritte Baustein auf dem Weg zur digitalen Zukunftskanzlei ist die Digitalisierung der Mandanten-Kommunikation. So gehört die eigene Homepage für Steuerberater heutzutage ebenso zum guten Ton wie E-Mail und Newsletter. Keine Kanzlei, die ohne auskommt. Doch wer die Digitalisierung der Mandanten-Kommunikation ernst meint, hört hier nicht auf. Insbesondere soziale Medien wie Facebook, Instagram und Youtube bieten neue Möglichkeiten der Ansprache: Zum Beispiel lässt sich auf Instagram die Kanzlei mit hochwertigen Bildern präsentieren, die auch einen Blick hinter die Kulissen erlauben. YouTube wird gern genutzt, um authentische Einblicke in den Job eines Steuerberaters zu geben oder Fra...