Wissensbilanz: Intellektuelles Kapital systematisch anal ... / 2 Wissensbilanz Schritt für Schritt im Unternehmen einführen

Im Folgenden wird skizziert, wie sich eine Wissensbilanz in grundlegenden Schritten einführen lässt. Die Beschreibung orientiert sich an der bewährten Vorgehensweise der "Wissensbilanz – Made in Germany", Version 2.0. In Deutschland unterstützt der Arbeitskreis Wissensbilanz (https://wissensmanagement.ipk.fraunhofer.de/?page_id=1169) Firmen, die das Ziel haben, eine Wissensbilanz einzuführen. Der Prozess wird u. a. mit der Wissensbilanz Toolbox unterstützt. Sie hilft bei der Umsetzung und Analyse der einzelnen Schritte. Weiterführende Informationen, Checklisten und Umsetzungstipps finden sich im Leitfaden und der Toolbox.

2.1 Voraussetzungen und Rahmenbedingungen prüfen und schaffen

Die Wissensbilanz ist ein Managementinstrument, dessen Einführung voraussetzt, dass es im Betrieb ein Leitbild (Vision) sowie langfristige Ziele und Strategien gibt bzw. zusammen mit der Wissensbilanz eingeführt werden, die beschreiben, wie das Leitbild erreicht werden soll. Aus den Zielen und Strategien werden Maßnahmen abgeleitet, die in Geschäftsergebnisse, z. B. Umsatz- oder Gewinngrößen, münden. Um die Geschäftsergebnisse zu erreichen, werden entsprechende ureigene Geschäftsprozesse, z. B. Produktionsabläufe oder Vertriebsaktivitäten, sowie Wissensprozesse benötigt, damit Produkte oder Leistungen entsprechend der Zielvorstellungen hergestellt werden können (s. Abb. 1).

Des Weiteren wird ein Projektteam mit Mitarbeitern aus mehreren Abteilungen, z. B. Vertrieb, Einkauf, Produktion, Entwicklung, Personal und Controlling, benötigt. Falls vorhanden, sollte der Betriebsrat eingebunden werden. Die Leitung kann der Geschäftsführer oder ein Externer übernehmen. Im Team sollten möglichst Mitarbeiter aus unterschiedlichen Hierarchieebenen, z. B. Sachbearbeiter und Führungskräfte, eingebunden werden, um von unterschiedlichen Sichtweisen und Erfahrungen profitieren zu können. Dann gilt es zu entscheiden, ob die Wissensbilanz für den ganzen Betrieb oder für Teilbereiche erstellt werden soll, z. B. Standorte oder Abteilungen. Über das Vorhaben müssen parallel zur Zusammenstellung des Teams Belegschaft und Betriebsrat informiert werden, um keine Unsicherheiten, Missverständnisse und unnötigen Umsetzungshemmnisse zu riskieren. Der Arbeitskreis Wissensbilanz geht davon aus, dass etwa drei ganztägige Veranstaltungen genügen, um alle Schritte bei der Erstellung der Wissensbilanz zu durchlaufen. Hinzu kommen Vor- und Nacharbeiten in kleineren Gruppen. Das Projekt sollte innerhalb von zwei Monaten abgeschlossen werden können, wobei mit einem Umfang von bis zu 60 Personentagen gerechnet werden muss. Allerdings können sowohl Zeitrahmen und Aufwand im Einzelfall deutlich höher ausfallen, abhängig von den Gegebenheiten im Betrieb. Im Zuge der Vorbereitungen sollten die Termine für die Arbeiten sowie ggf. notwendige zusätzliche Ressourcen, etwa Finanzmittel für einen Berater, geplant werden.

2.2 Umsetzungsunterstützung mit der WB-Toolbox

Die Umsetzung bzw. Implementierung einer Wissensbilanz kann mit einer selbst konzipierten Excel-Lösung erfolgen. Der wichtigste Vorteil hierbei ist, dass sie einfach an die Bedürfnisse des eigenen Betriebs angepasst werden kann. Allerdings muss dann die Zeit investiert werden, um das Modell zu entwickeln und es sind oft erhebliche Funktionsprüfungen erforderlich, was den Zeitbedarf regelmäßig deutlich erhöht.

Fast immer ist es daher günstiger, die Wissensbilanz Toolbox zu nutzen; die Ausführungen orientieren sich daher an dem Tool. Die Software kann kostenlos heruntergeladen werden Die Wissensbilanz-Toolbox – Bundesverband Wissensbilanzierung e.v. (bvwb.de), ). Mit der Toolbox sind bereits zahlreiche Projekte realisiert worden, das Tool ist ausgetestet und beinhaltet Zusatzleistungen, wie z. B. unterschiedliche Analyse- und Darstellungsformen. Außerdem werden Checklisten und Arbeitshilfen angeboten, um die einzelnen Schritte schneller und flüssig abarbeiten zu können. In jedem Fall ist es sinnvoll, das Projekt, dessen Ablauf sowie Besonderheiten schriftlich zu dokumentieren. Die Dokumentation kann unmittelbar in der Toolbox erfolgen.

Die Einführung an sich erfolgt dann in acht Schritten.

2.2.1 Schritt 1: Geschäftsmodell beschreiben

Der erste Arbeitsschritt befasst sich mit der Beschreibung des Geschäftsmodells, also mit der Beschreibung dessen, womit und wie ein Unternehmen heute sein Geld verdient und womit es das künftig (auf ca. 3-5 Jahre) tun möchte. Hier müssen nach dem Modell des AK-WB mindestens folgende Punkte behandelt werden:

1. Bilanzierungsbereich (der Wissensbilanz): Welche Teile des Unternehmens sollen betrachtet werden, z. B. gesamtes Unternehmen, Standorte, Filialen, Abteilungen, bestimmte Prozesse?
2. Geschäftsumfeld: Unternehmensumwelt mit wesentlichen Chancen und Risiken für das Unternehmen, z. B. Wettbewerber, Absatzmärkte, Konjunkturaussichten, Änderungen in Technologie und Gesellschaft, politischer Rahmen. Hier können bei Bedarf bereits Faktoren wie Nachhaltigkeit oder Lieferkettengesetz einbezogen werden.
3. Vision oder Leitbild: Beschreibung der aktuellen langfristigen Zielsetzungen eines Unternehmens (Warum ist ein Unternehmen am Markt? Was ist der Unternehmen...