Zeit- und Zielmanagement / 2 Zeitmanagement gleich Selbstmanagement?

Zeitmanagement hilft, Zeitkontingente effizienter zu nutzen und Stress zu vermeiden. Werden z. B. Arbeitsvorgänge optimiert, bleibt mehr Zeit fürs Wesentliche. Grundlage für ein erfolgreiches Zeitmanagement ist daher zunächst eine Situationsanalyse, also der Blick aufs "Jetzt". Davon ausgehend ist das Ziel zu formulieren. Dieses Ziel ist dann präzise, wenn es SMART ist, also spezifisch, machbar und messbar ist. Um dies zu erreichen, muss nicht nur das "Wie" geplant werden, sondern auch, wann die Aufgabe bearbeitet werden soll. Während und am Ende der Umsetzung sollte ein Soll-Ist-Vergleich mit der Zielvorgabe stattfinden. In einem größeren Projekt, an dem mehrere Teammitglieder beteiligt sind, muss übrigens jeder Einzelne seine Ziele und die ihm zur Verfügung stehende Zeit kennen. Kann er ein Ziel in der vorgegebenen Zeit nicht erreichen, muss er dies umgehend kommunizieren, damit abhängige Tätigkeiten und Prozesse entsprechend angepasst werden können.

Zeitmanagement braucht also eine große Portion Selbstmanagement. Denn wer durch Aufschieberitis selbstverschuldet in eine Zeitfalle tappt oder durch Nicht-Nein-sagen-Können auf einen Zeitdieb reinfällt, dem wird es schwerlich gelingen, mit der Zeit auszukommen, die ihm für eine Arbeitsaufgabe zur Verfügung steht.

Wichtig

Pausen

Was in der täglichen Zeitplanung auf keinen Fall zu kurz kommen darf, sind die Pausenzeiten. Fälschlicherweise werden Pausen immer wieder als Zeitverschwendung angesehen. Doch das Gegenteil ist der Fall. Pausen bringen Energie und Leistung zurück. Als wichtigste Zeitregel gilt: regelmäßig kurze Pausen einplanen. Untersuchungen haben ergeben, dass nach einer Stunde konzentrierter Arbeit 10 Minuten Pause genügen, um sich zu regenerieren! Gerade am Computer vergisst man schnell die Zeit und sie verfliegt in der digitalen Welt oft rasend schnell. Hier helfen Tools, die einen nach einer vorher festgelegten Zeit auf die Pause aufmerksam machen, z. B. ein gestellter Timer.

Für mehr Achtsamkeit und Entspannung im Alltag und zum Runterkommen, wenn es mal zu viel war, helfen z. B. Meditations-Timer wie die Handy-App breathe.

2.1 Remote Working und Homeoffice

Gerade wer remote oder hybrid arbeitet – also von unterwegs und/oder zwischen Homeoffice und Arbeitsplatz im Unternehmen wechselt – muss Selbstmanagement beherrschen. Wer sich seine Zeit selbst einteilen kann, ist auch selbst dafür verantwortlich, mit einem guten Zeitmanagement für Erfolge und für sein Wohlbefinden und seine Gesundheit zu sorgen. Dafür bietet sich die Unterstützung digitaler Tools bestens an.

Hinweis

Erlaubnis für Toolnutzung einholen

Bei beruflich genutzten Computern, Tablets oder Smartphones sollte aber in jedem Fall mit der IT-Abteilung abgeklärt werden, ob die Apps oder die Software die Sicherheitsstandards des Unternehmens erfüllen.