Zeit- und Zielmanagement / 5 Tools

Ein Jahr, ein Quartal, ein Monat, eine Woche, ein Tag. Für alle Zeitabschnitte ist es sinnvoll, Termine schriftlich festzuhalten und einen Plan zu erstellen. Besprechungen, Projekte, Telefonate, Korrespondenz, Organisation – alles braucht seine Zeit.

5.1 Kalender und Terminbücher

Ein Kalender ist das Basisinstrument, wenn es darum geht, die eigene Zeit zu planen. Allerdings erfordert die Zeitplanung mit einem individuellen Kalender Selbstdisziplin, da er regelmäßig gepflegt werden muss. Ein klassischer Wandkalender hat den Vorteil, dass er immer vor Augen ist und einen Überblick über ein ganzes Jahr bietet. Diese Übersichtlichkeit schätzen z. B. auch Restaurants, Friseurbetriebe oder Arztpraxen. Hier findet sich am Empfang fast immer noch das klassische Terminbuch.

Doch immer mehr Unternehmen setzten beim Zeitmanagement auf digitale Lösungen. In der mobilen Arbeitswelt macht das durchaus Sinn, denn jeder kann immer und von überall die Termine einsehen. Wenn unterschiedliche Personen über Termine informiert sein müssen, bietet es sich an, z. B. über Outlook einen Kalender einzurichten, den alle Beteiligten einsehen und bearbeiten können. Aber auch andere Tools gibt es als Software oder App. Sie sind praktisch, inzwischen meist selbsterklärend, einfach zu handhaben und oft ansprechend gestaltet.

Praxis-Tipp

Einfach loslegen

Mit einem Erfolgsjournal wie z. B. „Einfach loslegen!" gelingt es, selbst definierte Vorhaben konsequent umzusetzen und persönliche Ziele zu erreichen. Das Journal Daily hilft dabei, Routinen zu entwickeln und strukturiert und fokussiert auf sein Ziel hinzuarbeiten.

5.2 Allgemeine Vorlagen

Maßnahmepläne, Besprechungsprotokolle, To-Do Listen, Telefonnotizen ... für alles gibt es PDF-Vorlagen, Software-Lösungen oder Apps. Diese lassen sich individuell anpassen. Schnell und systematisch lassen sich damit wiederkehrende Aufgaben abarbeiten und dokumentieren.

5.3 Maßnahmeplan

Der Maßnahmenplan ist simpel und besteht aus den vier Spalten "Wer" tut "Was" "Wie" und (bis) "Wann". Er eignet sich auch als Besprechungsprotokoll. Daraus kann z. B. jeder Teilnehmende nach der Besprechung sehen, was er zu tun hat und bis wann. Anhand der Frist kann er die Aufgabe für sich selbst terminieren, je nach Umfang mit einem Datum, etwa eine Bestellung, oder mit mehreren Terminen, wenn es z. B. darum geht, eine umfangreiche Präsentation in mehreren Schritten zu erstellen.

5.4 Checklisten

Mit einer Checkliste müssen z. B. Routinevorgänge nicht immer wieder neu durchdacht werden. Das Risiko, etwas zu vergessen, sinkt. Für viele Bereiche gibt es vorgefertigte Checklisten, die auf die eigenen Anforderungen und Bedürfnisse angepasst werden können.

5.5 To-Do Liste

Mithilfe einer täglichen To-Do Liste lässt sich schriftlich fixieren, was zu tun ist. Die Liste sollte allerdings begrenzt sein. Experten empfehlen max. 7 Punkte pro Tag auf die tägliche Agenda zu setzen. Ein DIN A5 oder DIN A6 Blatt hat dafür das richtige Format. Wird eine vorhandene Liste nämlich erweitert, hat man schnell das Gefühl, nichts zu Ende zu bringen. Nur wenn es möglich ist, die einzelnen Punkte auch wirklich zu erledigen, verspricht eine To-Do Liste Erfolg und vermittelt das Gefühl, etwas erreicht zu haben.

5.6 Kanban-Tafel

Die Kanban-Tafel ist ein Werkzeug, mit dessen Hilfe, eine zeitliche Entwicklung sichtbar wird. Die Tafel ist in mindestens drei Abschnitte "zu tun (To-Do)", "in Arbeit (Doing)" und "erledigt (Done)" unterteilt. Die einzelnen "Aufgaben" werden je nach Stand der Bearbeitung dem jeweiligen Abschnitt zugeordnet. Kanban wird u. a. von agilen Teams eingesetzt.

Praxis-Tipp

TaskCards und Padlet

Top zur Projektplanung mit Gruppenmitgliedern als Kanban-Tafel eignet sich z. B. das Tool TaskCards. Damit können Sie Pinnwände erstellen und auf diesen die so genannten TaskCards veröffentlichen. Eine TaskCard kann aus Texten, Bildern, Links und verschiedenen Dateianhängen bestehen. Die Pinnwände sind privat oder können über einen Link öffentlich zugänglich gemacht werden.

Für den kreativen Austausch und kollaboratives Arbeiten mit Kollegen eignet sich beispielsweise auch das Tool Padlet, mit dem sich eine digitale Pinnwand mit Texten, Bildern, Videos, Links und Sprachaufnahmen erstellen lässt.

5.7 Erinnerungsfunktion

Regelmäßige Blocker im Kalender verschaffen Zeit, um Projekte und Aufgaben ungestört zu bearbeiten. Für einen guten Überblick und beim Einhalten von Fristen unterstützt z. B. die Erinnerungsfunktion in Outlook, die man auf die eigenen Bedürfnisse und in unterschiedlichen Zeitintervallen einstellen kann.

5.8 Mindmapping

Mit einer Mindmapping-Software lässt sich die "Gedächtniskarte" (s. oben) per Mausklick als Tabelle oder Diagramm darstellen.

Praxis-Tipp

Miro

Mit dem Tool Miro können Sie Ideen strukturieren und mit anderen teilen, Mindmaps erstellen, um Gedanken und Lösungen zu erfassen, zu organisieren und zu visualisieren.

5.9 Online-Zeiten im Blick behalten

Mit speziellen Apps und Zeiterfassungsprogrammen lässt sich analysieren, wie lange man am Bildschirmzeit tätig ist und welche Programme, Apps und Tools dabei genutzt werden. So wird auch der Anteil von "Zeitfressern" sichtbar. Unwichtige Apps, also alle, die man in den letzten 7 Tag...