I. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Organisationsunterlagen
1. Bücher und Aufzeichnungen
Tz. 4
Stand: 22. Auflage – ET: 10/2018
Hierunter fallen nicht nur die Handelsbücher i. S. des HGB, sondern alle im Rahmen der Buchführung geführten Geschäftsbücher, unabhängig davon, ob sie als gebundene Bücher oder als Loseblatt- oder Kartei-Buchführung geführt werden. Auch Nebenbücher, z. B. Fahrtenbücher, Fremdenbücher, Register aller Art, Depotbücher, Baubücher usw. gehören dazu (a. A. Trzaskalik in HHSp, § 147 AO Rz. 15; Drüen in Tipke/Kruse, § 147 AO Rz. 4). Werden elektronische Medien zur Speicherung eingesetzt, unterfallen diese § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO (vgl. BMF v. 14.11.2014, IV A 4-S 0316/13/10003, BStBl I 2014, 1450 Rz. 113). Bei kontenloser Buchführung (sog. Offene-Posten-Buchhaltung) haben die Belege Buchfunktion und fallen daher nicht unter § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO.
2. Inventare
Tz. 5
Stand: 22. Auflage – ET: 10/2018
Inventare sind die Aufschreibungen über die körperliche Bestandsaufnahme. Die Uraufzeichnungen (z. B.: Aufnahmezettel, Wiegescheine etc.), die später in das Inventar übertragen werden, unterfallen lediglich § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO; nicht aufbewahrungspflichtig sind dagegen vorbereitende Aufzeichnungen, wenn sie in die Aufnahmelisten übernommen werden (BFH v. 23.06.1971, I B 6/71, BStBl II 1971, 709).
3. Jahresabschlüsse
Tz. 6
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Die Jahresabschlüsse umfassen grundsätzlich die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung (§ 242 HGB). Soweit es sich um Kapitalgesellschaften oder Genossenschaften handelt, sind außerdem der Lagebericht (§ 289 HGB) und der Anhang (§ 284 HGB) aufbewahrungspflichtig. Die Eröffnungsbilanz (§ 242 Abs. 1 HGB) ist ebenfalls aufzubewahren.
4. Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
Tz. 7
Stand: 22. Auflage – ET: 10/2018
Mit den in § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO genannten Unterlagen sind auch die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen aufzubewahren. Die Einbeziehung dieser Unterlagen dient dem Zweck, die spätere Überprüfung der Buchführung innerhalb der Aufbewahrungsfrist sicherzustellen. Erfasst werden bei der Verwendung von Datenverarbeitungsanlagen auch die Programm- und Systemdokumentationen, z. B. Ablaufdiagramme, Blockdiagramme u. Ä. (s. AEAO zu § 147, Nr. 2) und z. B. bei Registrierkassen auch deren Bedienungsanleitung und die Kassendokumentation (BMF v. 14.11.2014, IV A 4-S 0316/13/10003, BStBl I 2014, 1450 Rz. 111 und BMF v. 26.11.2010, IV A 4- S 0316/08/10004-07, BStBl I 2010, 1342).
II. Handels- und Geschäftsbriefe
Tz. 8
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Nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO sind die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe ebenso aufzubewahren, wie nach § 147 Abs. 1 Nr. 3 AO die Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe. Da die Bezeichnung Handelsbrief nur auf Handelsgeschäfte betreffende Korrespondenz von Kaufleuten zutrifft (s. § 238 Abs. 2 HGB), werden die Briefe anderer Unternehmer durch die ausdrückliche Aufnahme der Geschäftsbriefe erfasst. § 147 Abs. 1 Nr. 3 AO erfasst auch ausgestellte Bewirtungsrechnungen (FG Köln v. 27.01.2009, 6 K 3954/07, EFG 2009, 1092 auch zu den Folgen für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung).
III. Buchungsbelege
Tz. 9
Stand: 22. Auflage – ET: 10/2018
Nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO müssen sämtliche Buchungsbelege aufbewahrt werden. Das sind insbes. Rechnungen, Bankauszüge, Lieferscheine, Auftragszettel. Auch sog. Eigenbelege müssen hiernach aufbewahrt werden, selbst wenn sie lediglich als Unterlage für eine Stornobuchung in Frage kommen. Haben die Buchungsbelege bei dem verwendeten Buchführungssystem die Funktion von Büchern (insbes. bei der sog. Offene-Posten-Buchhaltung), fallen sie unter § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO. Die Buchungsbelege können auch in elektronischer Form (z. B. als Bilddateien) aufbewahrt werden, sofern sie bildlich wiedergegeben werden können. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO erfasst auch die Tagesendsummenbons einer Registrierkasse, selbst wenn die Registrierstreifen mit Einzelaufzeichnungen vorhanden sind (BFH v. 16.12.2014, X R 42/13, BStBl II 2015, 519).
Zur zehnjährigen Aufbewahrungsfrist für Rechnungen vgl. § 14b Abs. 1 UStG.
IV. Sonstige Unterlagen
Tz. 10
Stand: 22. Auflage – ET: 10/2018
§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO bezieht in die Aufbewahrungspflicht alle sonstigen Unterlagen ein, soweit sie zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind (BFH v. 24.06.2009, VIII R 80/06, BFH/NV 2009, 1857; vgl. dazu auch Klingebiel, NWB 2009, 4083; a. A.: Schaumburg, DStR 2002, 829, 832 f. m. w. N., der eine Eingrenzung auf Unterlagen vornehmen will, die in Erfüllung bestehender Aufzeichnungspflichten erstellt werden). Welche Unterlagen aufzubewahren sind, bestimmt alleine § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO. § 147 Abs. 6 AO erweitert den Kreis der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nicht (ebenso Drüen in Tipke/Kruse, § 147 AO Rz. 23). Werden bei der Ermittlung durch Bestandsvergleich freiwillig oder aus berufsrechtlichen Gründen weitergehende Aufzeichnungen geführt, als nach den gesetzlichen Regelungen erforderlich, ist er zu deren Aufbewahrung verpflichtet (FG SAnh v. 23.05.2013, 1 K 396/12, DStRE 2014, 230; a. A. FG Münster v. 10.10.2...