I. Allgemeine Aufbewahrungsfristen
Tz. 17
Stand: 22. Auflage – ET: 10/2018
Die in § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO aufgeführten Unterlagen sind 10 Jahre, die in § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5 AO aufgeführten Unterlagen sind 6 Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind (bspw. § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG für Lohnkonten, § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG: zwei Jahre). Kürzere Fristen nach außersteuerlichen Gesetzen sind unbeachtlich (§ 147 Abs. 3 Satz 2 AO). Für Lieferscheine, die nicht unter § 147 Abs. 1 Nr. 4 fallen, besteht in § 147 Abs. 3 Sätze 3 und 4 AO eine Aufbewahrungspflicht bis zum Erhalt/Versand der korrespondierenden Rechnung.
II. Ablaufhemmung
Tz. 18
Stand: 22. Auflage – ET: 10/2018
Nach § 147 Abs. 3 Satz 3 AO gilt für die Aufbewahrungsfrist eine Ablaufhemmung. Die Aufbewahrungsfrist dauert fort, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Damit wird erreicht, dass die Unterlagen solange aufbewahrt werden müssen, wie die Finanzbehörde die Steuern, für die die Unterlagen von Bedeutung sind, gem. §§ 169ff. AO, insbes. aber gem. § 171 AO, noch festsetzen bzw. bereits erfolgte Steuerfestsetzungen noch aufheben oder ändern kann. Die Ablaufhemmung orientiert sich nicht an den für hinterzogene bzw. leichtfertig verkürzte Steuern geltenden verlängerten Festsetzungsfristen gem. § 169 Abs. 2 Satz 2 AO (§ 147 Abs. 3 Satz 3 AO); allerdings findet in diesen Fällen – regelmäßig mit demselben Ergebnis – § 171 Abs. 7 AO Anwendung (s. BFH v. 10.10.2001, IV B 57/01, juris; a. A.: Trzaskalik in HHSp, § 147 AO Rz. 35). Die in der Praxis auftretenden Schwierigkeiten versucht die Verwaltung unter Hinweis auf § 148 AO dadurch zu mildern, dass sie auf einer Aufbewahrung nach Ablauf der in § 147 Abs. 3 Satz 1 AO genannten Fristen nur besteht, wenn und soweit die Unterlagen für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO, für anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Stpfl. bedeutsam sind (BMF v. 25.10.1977, IV A 7 – S 0317–23/77, BStBl I 1977, 487). Ob § 148 AO diese Erleichterungen rechtfertigt, ist umstritten (verneinend: Trzaskalik in HHSp, § 147 AO Rz. 36).
III. Beginn der Aufbewahrungsfrist
Tz. 19
Stand: 22. Auflage – ET: 10/2018
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnungen vorgenommen oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind (§ 147 Abs. 4 AO). Der Jahresabschluss ist erst dann aufgestellt, wenn die in § 245 HGB vorgeschriebenen Unterschriften geleistet sind. Dies gilt auch für solche Stpfl., die gem. § 141 Abs. 1 AO buchführungspflichtig sind (§ 141 Abs. 1 Satz 2 AO). Der Lauf der Frist wird dadurch, dass die Finanzbehörde die aufbewahrten Unterlagen eingesehen hat, grundsätzlich nicht berührt (beachte aber § 171 Abs. 4 AO i. V. m. § 147 Abs. 3 Satz 3 AO). Für Rechnungen s. § 14b Abs. 1 Satz 3 UStG.