Lohnsteuer-Richtlinien 1996 / 40. Übernachtungs- und Reisenebenkosten

Übernachtungskosten

(1) ¹Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen. ²Benutzt der Arbeitnehmer ein Mehrbettzimmer gemeinsam mit Personen, die zu seinem Arbeitgeber in keinem Dienstverhältnis stehen, so sind die Aufwendungen maßgebend, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären. ³Führt auch die weitere Person eine Dienstreise durch, so sind die tatsächlichen Unterkunftskosten gleichmäßig aufzuteilen. ⁴Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Frühstück nachgewiesen und läßt sich der Preis für das Frühstück nicht feststellen, so ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen:

1.	bei einer Übernachtung im Inland um 9 DM,

2.	bei einer Übernachtung im Ausland um 20 v.H. des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer mehrtägigen Dienstreise.

Werbungskostenabzug der Übernachtungskosten

(2) ¹Die Übernachtungskosten können bei einer Dienstreise und bei einer Fahrtätigkeit als Reisekosten angesetzt und als Werbungskosten abgezogen werden, soweit sie nicht vom Arbeitgeber nach Absatz 3 oder § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei ersetzt worden sind. ²Bei Übernachtungen im Inland müssen die Übernachtungskosten grundsätzlich im einzelnen nachgewiesen werden. ³Sie können geschätzt werden, wenn sie dem Grunde nach zweifelsfrei entstanden sind (BFH-Urteil vom 17.7.1980 - BStBl 1981 II S. 14). ⁴Bei Übernachtungen im Ausland dürfen die Übernachtungskosten ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen mit Pauschbeträgen (Übernachtungsgelder) angesetzt werden; Absatz 3 Satz 2 zweiter Halbsatz ist anzuwenden. ⁵Die Pauschbeträge sind nicht anzusetzen, wenn sie im Einzelfall zu einer offensichtlich unzutreffenden Besteuerung führen würden, z. B. wenn eine vom Normaltypus abweichende Art der Dienstreise, z. B. Klassenfahrt, nur geringe Übernachtungskosten verursacht (BFH-Urteil vom 11.5.1990 - BStBl II S. 777). ⁶Die Pauschbeträge werden vom Bundesministerium der Finanzen im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder auf der Grundlage der höchsten Auslandsübernachtungsgelder nach dem Bundesreisekostengesetz bekanntgemacht. ⁷Sie richten sich nach dem Ort, der nach Abschnitt 39 Abs. 4 Satz 4 Nummer 1 und 2 maßgebend ist. ⁸Für die in der Bekanntmachung nicht erfaßten Länder und Gebiete ist Abschnitt 39 Abs. 4 Satz 2 anzuwenden. ⁹Für die Dauer der Benutzung von Beförderungsmitteln darf ein Übernachtungsgeld nicht angesetzt werden.

Erstattung der Übernachtungskosten

(3) ¹Die Erstattung der Übernachtungskosten durch den Arbeitgeber ist nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, soweit keine höheren Beträge erstattet werden, als nach Absatz 2 als Werbungskosten abziehbar wären. ²Für jede Übernachtung im Inland darf der Arbeitgeber einen Pauschbetrag von 39 DM steuerfrei zahlen; dies gilt nicht, wenn der Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber oder auf Grund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder teilentgeltlich erhalten hat. ³Bei Benutzung eines Schlafwagens oder einer Schiffskabine darf der Pauschbetrag nur dann steuerfrei gezahlt werden, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet worden ist. ⁴Die steuerfreie Zahlung des Pauschbetrags für eine Übernachtung im Fahrzeug ist nicht zulässig. ⁵Ein Wechsel zwischen der Erstattung der tatsächlichen Übernachtungskosten und der Pauschbetragszahlung ist während einer mehrtägigen Dienstreise oder Fahrtätigkeit nicht zulässig.

Reisenebenkosten

(4) ¹Reisenebenkosten sind unter den Voraussetzungen des Abschnitts 37 Abs. 1 die tatsächlichen Aufwendungen z. B. für

1.

Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck sowie Reisegepäckversicherungen, soweit sich der Versicherungsschutz auf eine beruflich bedingte Abwesenheit von einer ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte beschränkt; zur Aufteilung der Aufwendungen für eine gemischte Reisegepäckversicherung vgl. BFH-Urteil vom 19.2.1993 (BStBl II S. 519),

2.	Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder dessen Geschäftspartner,

3.	Straßenbenutzung und Parkplatz sowie Schadensersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen, wenn die jeweils damit verbundenen Fahrtkosten nach Abschnitt 38 als Reisekosten anzusetzen sind,

4.	Unfallversicherungen, soweit sie Berufsunfälle außerhalb einer ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte abdecken.

²Zu den Reisenebenkosten gehört unter den Voraussetzungen des Abschnitts 37 Abs. 1 auch der Wertverlust auf Grund eines Schadens an mitgeführten Gegenständen, die der Arbeitnehmer auf seiner Reise verwenden mußte, wenn der Schaden auf einer reisespezifischen Gefährdung beruht (BFH-Urteil vom 30.11.1993 - BStBl 1994 II S. 256), nicht aber der Verlust einer Geldbörse (BFH-Urteil vom 4.7.1986 - BStBl II S. 771). ³Die Reisenebenkosten können in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten abgezogen werden, soweit ...