Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Aufzeichnungspflichten / 2. Aufzeichnungspflichten für geringfügig Beschäftigte (Minijobs) und kurzfristig Beschäftigte

Tz. 63

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Die Regelungen der Beitragsverfahrensordnung (BVV) über die Führung von Lohnunterlagen gelten uneingeschränkt auch für geringfügig Beschäftigte.

Tz. 64

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Der Arbeitgeber hat bei geringfügig Beschäftigten die für die Versicherungsfreiheit maßgebenden Angaben in den Lohnunterlagen aufzuzeichnen und Nachweise, aus denen die erforderlichen Angaben ersichtlich sind, zu den Lohnunterlagen zu nehmen. Hierzu gehören insbesondere Angaben und Unterlagen über

• das monatliche Arbeitsentgelt,
• die Beschäftigungsdauer,
• die regelmäßige wöchentliche Beschäftigungen (z. B. Erklärungen des Beschäftigten).

Tz. 65

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Der Mindestlohn stieg zum 01.07.2022 auf 10,45 EUR und beträgt seit 01.10.2022 12 EUR (s. Mindestlohngesetz – MiLoG).

Neben dem Mindestlohn selbst regelt das Gesetz (s. § 17 Abs. 1 MiLoG) die Verpflichtung des Arbeitgebers, die Arbeitszeit eines Mitarbeiters in einem geringfügigen Beschäftigungsverhältnis, d. h. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit des Mitarbeiters (einschließlich der Pausen) aufzuzeichnen.

Die Arbeitsaufzeichnungen müssen bis zum Ablauf des 7. Tages nach der jeweiligen Arbeitsleistung erstellt sein und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Sinn und Zweck dieser Aufzeichnungspflicht ist es, dem für die Überprüfung der Einhaltung des MiLoG zuständigen Zoll die Prüfung zu ermöglichen, ob den Minijobbern im Unternehmen mindestens ein Stundenlohn i. H. v. derzeit 12 EUR gezahlt wurde. Denn hier handelt es sich um die Mitarbeiter im Unternehmen, die regelmäßig den geringsten Stundenlohn erhalten.

Die Verletzung der Aufzeichnungspflicht kann nach § 21 Abs. 1 Nr. 7 MiLoG mit einem Bußgeld von bis zu 30 000 EUR geahndet werden.

Zur Aufzeichnung des Beginns, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit des einzelnen Mitarbeiters (einschließlich der Pausen) s. "Mindestlohn"

Tz. 66

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Bei kurzfristig Beschäftigten sind den Lohnunterlagen zusätzlich Nachweise oder Erklärungen über

• eventuelle weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr vor Beginn der zu beurteilenden Beschäftigung und
• den Status (z. B. Hausfrau, Schüler, Student, Wehr- oder Zivildienstleistender, Arbeitsloser, Rentner) des Beschäftigten

beizufügen.

Für kurzfristig Beschäftigte hat die Aufzeichnung der Arbeitszeit, insbesondere die Anzahl der gearbeiteten Tage aufgrund der sozialversicherungsrechtlichen Rahmenbedingungen ebenfalls eine besondere Bedeutung.

Tz. 67

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Der Arbeitgeber hat nach § 2 Abs. 1 Nachweisgesetz spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn eines Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.

Tz. 68

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Nachfolgend eine stichwortartige Aufstellung des Mindestinhalts einer Niederschrift bei inländischen Tätigkeiten:

1. Name und Anschrift der Vertragsparteien,
2. Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
3. bei befristeten Arbeitsverhältnissen die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
4. Arbeitsort(e),
5. kurze Charakterisierung oder Beschreibung der Tätigkeit,
6. Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts und deren Fälligkeit,
7. vereinbarte Arbeitszeit,
8. Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
9. Kündigungsfristen,
10. Hinweise auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden sind.

Die Angaben nach den Nr. 6–9 können auch durch Hinweise auf die einschlägigen Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen ersetzt werden.

Werden Arbeitsverträge abgeschlossen, in denen die Positionen 1–10 geregelt sind, entfällt die Verpflichtung einer (zusätzlichen) Niederschrift.

Tz. 69

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Die gesetzliche Vorschrift des § 2 Nachweisgesetz gilt auch für geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV – geringfügig entlohnte Beschäftigung bis zu 450 EUR – (bis zum Veranlagungszeitraum 2012: 400 EUR monatlich). In diesen Fällen ist der Hinweis aufzunehmen, dass der Arbeitnehmer eine Versicherungspflicht in der Rentenversicherung begründen kann, wenn er auf die für ihn geltende Versicherungsfreiheit durch Erklärung gegenüber dem Arbeitgeber verzichtet hat.