Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Aufzeichnungspflichten / II. Aufzeichnungspflichten nach Zivilrecht

Tz. 2

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Verbände und Vereine sind grundsätzlich auch gegenüber ihren Mitgliedern verpflichtet Rechenschaft abzulegen. In der Regel erfolgt dies durch den Rechenschaftsbericht, den der Vereinsvorstand im Rahmen der Mitgliederversammlung vorlegt (Rechenschaftsbericht des Vorstands, Rechenschaftsbericht des Schatzmeisters). Soweit in der Satzung nicht anders geregelt, gelten die allgemeinen Vorschriften des BGB (§ 27 Abs. 3 BGB, Anhang 12a).

Tz. 3

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Der Vorstand eines Vereins ist für die ordnungsmäßige Geschäftsführung verantwortlich. Als Beauftragter ist der Vorstand verpflichtet, den "Auftraggebern" (Mitgliederversammlung, Deligiertenverversammlung etc.) gegenüber die erforderlichen Informationen zu geben, auf Verlangen über den Stand der Geschäfte Auskunft zu erteilen und nach Ausführung Rechenschaft abzulegen.

Tz. 4

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Nach § 666 BGB (Anhang 12a) hat das Präsidium bzw. der Vorstand drei gesetzliche Informationspflichten gegenüber den Mitgliedern zu erfüllen:

• die Benachrichtigungspflicht (Warnpflicht);
• die Auskunftspflicht (nur auf Verlangen, z. B. wenn Regelungen in der Satzung enthalten sind);
• die Rechenschaftspflicht. Sie umfasst die Verpflichtung des Beauftragten (Präsidiums/Vorstandes) nach Ausführung seines "Auftrages" gegenüber den Mitgliedern Rechenschaft abzulegen. Die periodischen Zeitabstände werden in der Regel durch die Satzung bestimmt (z. B. nach Kalenderjahr).

Tz. 5

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§ 259 Abs. 1 BGB (Anhang 12a) bestimmt den Umfang der Rechenschaftspflicht. Die Rechenschaftspflicht wird dadurch erfüllt, dass alle Einnahmen und Ausgaben verständlich und übersichtlich aufgezeichnet (vgl.: "Buchführungspflicht") werden und die üblichen Belege vorhanden sind. Ein bloßer Verweis auf Bücher, Belege und sonstige Unterlagen reicht nicht aus.

Tz. 6

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Darüber hinaus hat der Vorstand auch Auskunft über die vorhandenen Vermögensgegenstände zu erteilen (Führung eines Bestandsverzeichnisses nach § 260 Abs. 1 BGB (Anhang 12a). D.h.,

• es besteht die Verpflichtung zur Erstellung eines Verzeichnisses, das alle Bestände des Verbandes/Vereins enthält;
• eine Mehrheit von Gegenständen (Sachen und Rechte) bildet einen "Inbegriff" (hier: das Vereinsvermögen). Das Bestandsverzeichnis muss alle Aktiv- und Passivposten enthalten.

Außerdem hat der Vorstand die Pflicht zur

• Herausgabe von Unterlagen (s. § 667 BGB, Anhang 12a), d. h., alle mit der Geschäftsführung im Zusammenhang stehenden Unterlagen, wie Sachen, Rechte, Zubehör, Akten, Gelder, auch die Belege zur Abrechnung, sind z. B. bei Ausscheiden aus dem Amt herauszugeben.

Tz. 7

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Auf die Ausführungen zum Stichwort Buchführungspflicht wird verwiesen.