Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Aufzeichnungspflichten / III. Aufzeichnungspflicht nach Gemeinnützigkeitsrecht

Tz. 8

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Nach den Bestimmungen des § 63 AO (Anhang 1b) muss die tatsächliche Geschäftsführung einer Körperschaft auf die ausschließliche und unmittelbare Erfüllung der steuerbegünstigten Zwecke gerichtet sein und den Bestimmungen entsprechen, die die Satzung über die Voraussetzungen für die Steuerbegünstigung enthält.

1. Nachweis der tatsächlichen Geschäftsführung

Tz. 9

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§ 63 Abs. 3 AO (Anhang 1b) stellt klar, dass die Körperschaft, durch ordnungsgemäße Aufzeichnungen über ihre Einnahmen und Ausgaben den Nachweis zu erbringen hat, dass ihre tatsächliche Geschäftsführung diesen Erfordernissen entspricht. Dies bedeutet, anhand der Einnahmen und Ausgaben soll die Art und Weise der tatsächlichen Geschäftsführung abgelesen werden können. So hat auch der BFH im Urteil vom 23.07.2003 (BStBl II 2003, 903) ausdrücklich festgestellt, dass die jeweilige gemeinnützige Körperschaft die Feststellungslast für diesen Nachweis trägt. Dies beinhaltet, dass ein gemeinnütziger Verein, der den Nachweis entsprechender Beweismittel nicht erbringt, einen Verstoß gegen die tatsächliche Geschäftsführung vollzieht.

Tz. 10

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AEAO zu § 63 AO TZ 1 Satz 1 (Anhang 2) führt aus, dass die ordnungsgemäßen Aufzeichnungen durch:

• Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben,
• Tätigkeitsberichte,
• Vermögensübersicht,
• Nachweis über die Bildung von Rücklagen

erbracht werden können.

Nach dem AEAO zu § 63 AO TZ 1 (Anhang 2) sind für die Führung von Büchern und Aufzeichnungen die Vorschriften der §§ 140ff. AO (vgl. "Buchführungspflicht") zu beachten.

Tz. 11

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Die Vorschriften des Handelsrechts einschließlich der entsprechenden Buchführungsvorschriften gelten nur, sofern sich dies aus der Rechtsform der Körperschaft oder aus ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit ergibt. Werden steuerbegünstigte Zwecke im Ausland verwirklicht, ist zudem die erhöhte Nachweispflicht zu beachten (AEAO zu § 63 AO TZ 1, Anhang 2).

Tz. 12

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Die tatsächliche Geschäftsführung muss sich auch im Rahmen der verfassungsmäßigen Ordnung halten, da die Rechtsordnung das gesetzestreue Verhalten aller Rechtsunterworfenen als selbstverständlich voraussetzt. Ein Verstoß gegen die Rechtsordnung, der die Steuerbegünstigung ausschließt, ist auch dann gegeben, wenn Steuerbeträge verkürzt werden (s. BFH vom 27.09.2001, BStBl II 2002, 169).

Zur tatsächlichen Geschäftsführung gehören auch alle der Körperschaft zuzurechnenden Handlungen und somit alle die Tätigkeiten und Entscheidungen, die der Verwirklichung der Satzungszwecke vorausgehen und diese vorbereiten (s. BFH vom 23.07.2003, BStBl II 2003, 930).

1.1 Sphärenrechnung

Tz. 13

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In langjähriger Rechtsprechung hat sich zur steuerlichen Behandlung einer als ausschließlich und unmittelbar gemeinnützigen Zwecken dienenden Körperschaft die sog. Sphärentheorie herauskristallisiert. Die Umsetzung einer solchen Sphärenrechnung, deren Aufgabe es ist, die Einnahmen-Ausgabenrechnung nach den unterschiedlich steuerlich zu behandelnden Sphären zu ermitteln, ergibt sich durch den Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit (vgl. Gutachten der Unabhängigen Sachverständigenkommission zur Prüfung des Gemeinnützigkeits- und Spendenrechts, 1988, 30 und 200, Orth, DB 1997, 1341; Buchna/Leichinger/Seeger/Brox, 2015, 273).

Tz. 14

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Als maßgebliche Bereiche gelten:

• der ideelle Bereich,
• die Vermögensverwaltung,
• die steuerbegünstigten Zweckbetriebe,
• die steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe.

Nach den Grundsätzen des § 145 AO (Anhang 1b) muss die Finanzverwaltung in die Lage versetzt werden, im angemessenen Zeitaufwand eine Prüfung durchzuführen, was dadurch erleichtert wird, dass die Einnahmen und Ausgaben nach einzelnen Tätigkeitsbereichen getrennt aufgestellt werden. Dies sei anhand folgender Aufstellung verdeutlicht:

a) Ideeller Bereich

• Einnahmen

  • Mitgliedsbeiträge
  • Spenden
  • staatliche Zuschüsse
  • Erbschaften
  • Bußgelder

• Ausgaben

  • Druckkosten der Satzung
  • Personalausgaben
  • Förderungen anderer steuerbegünstigter Körperschaften

b) Vermögensverwaltung

• Einnahmen

  • Zinsen und sonstige Kapitalerträge
  • Miet- und Pachteinnahmen
  • Namensrechtsverpachtung

• Ausgaben

  • laufende Aufwendungen
  • AfA-Beträge
  • Depotkosten

c) Zweckbetriebe

• Kindergärten
• Altenheime
• Krankenhäuser
• sportliche Veranstaltung
• Museen und Ausstellungen usw.

jeweils mit Einnahmen und Ausgaben

d) Steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe

• gesellige Veranstaltungen
• aktive Werbemaßnahmen
• Verkäufe

jeweils mit Einnahmen und Ausgaben

1.2 Tätigkeitsberichte

Tz. 15

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Nicht ausdrücklich gesetzlich geregelt ist, ob die sogenannten Tätigkeitsberichte wie diese Vereine regelmäßig für die Vorbereitung ihrer Mitgliederversammlungen erstellen, als Nachweise der tatsächlichen Geschäftsführung vorgelegt werden müssen. Die Finanzverwaltung nennt diese beispielhaft im AEAO und fordert die Tätigkeitsberichte regelmäßig an mit der Begründung, dass nur so die Erfüllung der tatsächlichen Geschäftsführung nachgewiesen werden kann. Begründet wir...