Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Aufzeichnungspflichten / IV. Aufzeichnungspflichten nach Einzelsteuergesetzen

1. Aufzeichnungspflichten nach Ertragsteuerrecht

1.1 Einnahmen-Überschussrechnung

Tz. 22

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Da bereits nach den Vorschriften des BGB eine Verpflichtung zur Aufzeichnung besteht, sind diese Pflichten auch für Zwecke der Besteuerung zu erfüllen (s. § 140 AO, Anhang 1b). Es sind die Vorschriften der Abgabenordnung über die Führung von Büchern und Aufzeichnungen zu beachten (s. §§ 140ff. AO, Anhang 1b).

Tz. 23

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Verbände/Vereine haben die Einnahmen/Betriebseinnahmen innerhalb des Kalenderjahres/Wirtschaftsjahres, in dem sie zugeflossen sind (s. § 11 Abs. 1 EStG, Anhang 10), zu erfassen sowie die Werbungskosten/Betriebsausgaben in dem Kalenderjahr/Wirtschaftsjahr abzusetzen, in dem sie geleistet worden sind (s. § 11 Abs. 2 EStG, Anhang 10). Es gilt somit das Prinzip der Vereinnahmung und Verausgabung. Gem. § 4 Abs. 3 Satz 5 EStG (Anhang 10) haben die Vereine für die nicht abnutzbaren Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens und für die Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens ein laufend zu führendes Verzeichnis mit folgenden Angaben zu führen:

• Tag der Anschaffung oder Herstellung,
• Höhe der Anschaffungs- oder Herstellungskosten oder des an deren Stelle getretenen Wertes.

Tz. 24

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Gehören Anteile an Kapitalgesellschaften z. B. an Tochterkapitalgesellschaften oder Wertpapiere, Grund- und Boden und Gebäude etc. zum Umlaufvermögen, sind sie mit dem Tag der Anschaffung oder Herstellung sowie ihren Anschaffungs- oder Herstellungskosten zu erfassen.

1.2 Sonstige Aufzeichnungen nach dem EStG

Tz. 25

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Nach der Bestimmung des § 8 Abs. 1 KStG gelten bestimmte Vorschriften des EStG auch für Körperschaften.

Das Einkommensteuergesetz fordert nachfolgende Aufzeichnungen, die auch für gemeinnützige Körperschaften Relevanz haben:

• nach § 4 Abs. 3 Satz 5 EStG (Anhang 10) über Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens und Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens;

• über nicht abzugsfähige Betriebsausgaben i. S. v. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1–4, 6b und 7 EStG (Anhang 10):

  • Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind (35 EUR-Grenze ist zu beachten; § 37b EStG, Anhang 10 beachten);
  • Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass. Es sind folgende Angaben erforderlich: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der getätigten Aufwendungen. Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, so genügen Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung; die Rechnung über die Bewirtungsaufwendungen ist beizufügen (70 %-Grenze ist zu beachten);
  • Aufwendungen in Gästehäusern;
  • Aufwendungen für Jagd oder Fischerei, für Segelyachten oder Motoryachten sowie für ähnliche Zwecke und für die hiermit im Zusammenhang stehenden Bewirtungen;
  • Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (Begrenzung auf 1 250 EUR);
  • Aufwendungen der Lebensführung, die die Sphäre des Steuerpflichtigen oder anderer Personen berühren, soweit sie nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind.

Hinweis

Die Aufzeichnungen für die vorgenannten Aufwendungen sind einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben vorzunehmen. Derartige Aufzeichnungen sind auch zeitnah vorzunehmen.

Hierbei ist zu beachten, dass hier eine Korrespondenzwirkung zum Grundsatz der Selbstlosigkeit zu sehen ist, denn dieser verbietet eine unangemessene Begünstigung von Personen. Insoweit hat auch die entsprechende Aufzeichnungspflicht eine besondere Relevanz (Aufzeichnungspflicht des Investitionsabzugsbetrages und der Sonderabschreibungen nach § 7g EStG (Anhang 10) zur Förderung kleinerer und mittlerer Betriebe).

Tz. 26

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Die Beachtung der Aufzeichnungspflicht ist auch Voraussetzung für den Abzug als Betriebsausgaben

• nach § 6c Abs. 2 EStG für Wirtschaftsgüter, die als stille Reserven bei der Veräußerung bestimmter Anlagegüter bei der Ermittlung des Gewinns mittels EÜR oder nach Durchschnittssätzen übertragen werden;

• nach § 7a Abs. 8 EStG (Anhang 10) für Wirtschaftsgüter, bei denen erhöhte Abschreibungen oder Sonderabschreibungen vorgenommen werden. Die Aufnahme muss in ein besonderes laufend zu führendes Verzeichnis erfolgen, aus dem folgende Angaben hervorgehen:

  • der Tag der Anschaffung oder Herstellung;
  • die Anschaffungs- oder Herstellungskosten;
  • die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer;
  • die Höhe der jährlich vorzunehmenden AfA;
  • die erhöhten Absetzungen und die Sonderabschreibungen. Ein besonderes Verzeichnis ist nicht zu führen, wenn sich die Angaben aus der Buchführung ergeben.

Tz. 27

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Bei einem Verstoß gegen die Aufzeichnungspflichten sind auch die an sich abziehbaren Aufwendungen nicht abziehbar. Das gilt allerdings nicht für eine Fehlbuchung, die sich als offenbare Unrichtigkeit darstellt. Hier ist insbesondere zu beachten, dass ein Verstoß gegen die Aufzeichnungspflichten auch als Verstoß gegen den Nachweis der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung gewertet werden könnte.

2. Aufzeichnungspflichten für Zwecke der Umsatzsteuer

2.1 Grundsätzliche Aufzeichnungspflichten

Tz. 28

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Vereine, die i. S. d. § 2 UStG (Anhang 5) Unternehmer sind, werden, wie es die ge...