Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Aufzeichnungspflichten / VII. Allgemeine Aufbewahrungsfristen

1. Aufbewahrungszeiten

Tz. 70

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Die Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen regelt § 147 AO (Anhang 1b). Bücher, Inventare, Bilanzen, Lageberichte, sonstige Aufzeichnungen einschließlich der Jahresabschlussrechnung und die zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen sind nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 i. V. m. § 147 Abs. 3 AO (Anhang 1b) zehn Jahre aufzubewahren.

Die sonstigen in § 147 Abs. 1 AO (Anhang 1b) aufgeführten Unterlagen (Handels- oder Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind) sind sechs Jahre aufzubewahren (s. § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO, Anhang 1b). Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Auftragszettel, Warenbestandsaufnahmen, Bankauszüge, Buchungsanweisungen, Gehaltslisten, Kassenberichte, Prozessakten, etc.) sind zehn Jahre aufzubewahren (es sei denn, in anderen Steuergesetzen sind kürzere Aufbewahrungsfristen wie z. B. bei Lohnunterlagen: s. § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG zugelassen).

2. Beginn der Aufbewahrungsfrist

Tz. 71

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Die Steuergesetze enthalten keinen speziellen Zeitpunkt für Beginn und Ende der Aufzeichnungspflichte für steuerbegünstigte Körperschaften. Es gelten daher die allgemeinen Regeln. Die Pflichten nach den §§ 140 bis 148 AO beginnen damit mit der ersten Vorbereitungshandlung. Dazu gehören bereits die Kosten der Gründungsversammlung oder die Kosten der Beurkundung zu den aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfällen. Analog enden die Aufzeichnungspflichten mit der Erfassung des letzten aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfalls.

Die Frist zur Aufbewahrung beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung vorgenommen worden ist. Die Finanzbehörden haben das Recht, Bücher und Aufzeichnungen sowie sonstige Unterlagen für Zwecke der Besteuerung zu überprüfen. Es besteht darüber hinaus für die Verbände/Vereine die Verpflichtung, Bücher und Unterlagen dem Finanzamt auf Verlangen vorzulegen (s. § 147 Abs. 5 AO, Anhang 1b).

§ 147 Abs. 5 AO (Anhang 1b) regelt, in welcher Form Daten, die auf Bildträgern oder anderen Datenträgern gespeichert sind, den Finanzbehörden zur Verfügung gestellt werden müssen.

3. Ende der Aufbewahrungspflicht

Das Ende der Aufbewahrungspflichten ist durch die jeweilige gesetzliche Regelung der Vorschriften §§ 147 bis 147a AO definiert. Bei gemeinnützigen Körperschaften ist zu berücksichtigen, dass gesetzliche Vertreter für die Aufbewahrung auch nach Ende der Aufzeichnungspflichten Sorge tragen müssen. Dies umfasst die Pflicht, die Unterlagen auch außerhalb von Geschäftsräumen aufzubewahren, um diese auf Anforderung der Finanzverwaltung zur Verfügung stellen zu können (z. B. Liquidation eines Vereins).

4. Elektronische Betriebsprüfung

Tz. 72

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Die § 147 Abs. 6 AO (Anhang 1b) und § 200 Abs. 1 AO (Anhang 1b) regeln, dass die Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen (Umsatzsteuersonderprüfungen, Betriebsprüfungen, Nachschau) bei Vereinen und Verbänden, die ihre Bücher und Aufzeichnungen mittels eines Datenverarbeitungssystems (EDV) führen, Folgendes verlangen kann:

• Einsicht in die gespeicherten Daten unter Heranziehung des EDV-Systems (s. § 147 Abs. 6 Satz 1 AO, Anhang 1b);
• die maschinelle Auswertung der Daten durch den Verein/Verband nach Vorgaben, die die Finanzverwaltung wünscht (s. § 147 Abs. 6 Satz 2 AO, Anhang 1b);
• die Zusendung der Aufzeichnungen auf einen maschinell lesbaren Datenträger (z. B. CD-ROM etc.).

Etwaige Kosten, die durch den Datenzugriff entstehen, sind vom Verein/Verband zu tragen (s. § 147 Abs. 6 Satz 3 AO, Anhang 1b). Die Finanzverwaltung kann den Zugriff auf alle steuerrelevanten Daten vornehmen, die in § 147 Abs. 1 AO (Anhang 1b) aufgeführt sind.