Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Aufzeichnungspflichten

I. Allgemeines

Tz. 1

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Das BGB sieht bereits für das Zivilrecht Aufzeichnungspflichten vor, die durch das Gemeinnützigkeitsrecht verstärkt werden, da dieses bestimmt, dass der Nachweis der tatsächlichen Geschäftsführung durch ordnungsgemäße Aufzeichnungen über die Einnahmen und Ausgaben zu erbringen ist (§ 63 Abs. 3 AO, Anhang 1b).

II. Aufzeichnungspflichten nach Zivilrecht

Tz. 2

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Verbände und Vereine sind grundsätzlich auch gegenüber ihren Mitgliedern verpflichtet Rechenschaft abzulegen. In der Regel erfolgt dies durch den Rechenschaftsbericht, den der Vereinsvorstand im Rahmen der Mitgliederversammlung vorlegt (Rechenschaftsbericht des Vorstands, Rechenschaftsbericht des Schatzmeisters). Soweit in der Satzung nicht anders geregelt, gelten die allgemeinen Vorschriften des BGB (§ 27 Abs. 3 BGB, Anhang 12a).

Tz. 3

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Der Vorstand eines Vereins ist für die ordnungsmäßige Geschäftsführung verantwortlich. Als Beauftragter ist der Vorstand verpflichtet, den "Auftraggebern" (Mitgliederversammlung, Deligiertenverversammlung etc.) gegenüber die erforderlichen Informationen zu geben, auf Verlangen über den Stand der Geschäfte Auskunft zu erteilen und nach Ausführung Rechenschaft abzulegen.

Tz. 4

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Nach § 666 BGB (Anhang 12a) hat das Präsidium bzw. der Vorstand drei gesetzliche Informationspflichten gegenüber den Mitgliedern zu erfüllen:

• die Benachrichtigungspflicht (Warnpflicht);
• die Auskunftspflicht (nur auf Verlangen, z. B. wenn Regelungen in der Satzung enthalten sind);
• die Rechenschaftspflicht. Sie umfasst die Verpflichtung des Beauftragten (Präsidiums/Vorstandes) nach Ausführung seines "Auftrages" gegenüber den Mitgliedern Rechenschaft abzulegen. Die periodischen Zeitabstände werden in der Regel durch die Satzung bestimmt (z. B. nach Kalenderjahr).

Tz. 5

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§ 259 Abs. 1 BGB (Anhang 12a) bestimmt den Umfang der Rechenschaftspflicht. Die Rechenschaftspflicht wird dadurch erfüllt, dass alle Einnahmen und Ausgaben verständlich und übersichtlich aufgezeichnet (vgl.: "Buchführungspflicht") werden und die üblichen Belege vorhanden sind. Ein bloßer Verweis auf Bücher, Belege und sonstige Unterlagen reicht nicht aus.

Tz. 6

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Darüber hinaus hat der Vorstand auch Auskunft über die vorhandenen Vermögensgegenstände zu erteilen (Führung eines Bestandsverzeichnisses nach § 260 Abs. 1 BGB (Anhang 12a). D.h.,

• es besteht die Verpflichtung zur Erstellung eines Verzeichnisses, das alle Bestände des Verbandes/Vereins enthält;
• eine Mehrheit von Gegenständen (Sachen und Rechte) bildet einen "Inbegriff" (hier: das Vereinsvermögen). Das Bestandsverzeichnis muss alle Aktiv- und Passivposten enthalten.

Außerdem hat der Vorstand die Pflicht zur

• Herausgabe von Unterlagen (s. § 667 BGB, Anhang 12a), d. h., alle mit der Geschäftsführung im Zusammenhang stehenden Unterlagen, wie Sachen, Rechte, Zubehör, Akten, Gelder, auch die Belege zur Abrechnung, sind z. B. bei Ausscheiden aus dem Amt herauszugeben.

Tz. 7

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Auf die Ausführungen zum Stichwort Buchführungspflicht wird verwiesen.

III. Aufzeichnungspflicht nach Gemeinnützigkeitsrecht

Tz. 8

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Nach den Bestimmungen des § 63 AO (Anhang 1b) muss die tatsächliche Geschäftsführung einer Körperschaft auf die ausschließliche und unmittelbare Erfüllung der steuerbegünstigten Zwecke gerichtet sein und den Bestimmungen entsprechen, die die Satzung über die Voraussetzungen für die Steuerbegünstigung enthält.

1. Nachweis der tatsächlichen Geschäftsführung

Tz. 9

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§ 63 Abs. 3 AO (Anhang 1b) stellt klar, dass die Körperschaft, durch ordnungsgemäße Aufzeichnungen über ihre Einnahmen und Ausgaben den Nachweis zu erbringen hat, dass ihre tatsächliche Geschäftsführung diesen Erfordernissen entspricht. Dies bedeutet, anhand der Einnahmen und Ausgaben soll die Art und Weise der tatsächlichen Geschäftsführung abgelesen werden können. So hat auch der BFH im Urteil vom 23.07.2003 (BStBl II 2003, 903) ausdrücklich festgestellt, dass die jeweilige gemeinnützige Körperschaft die Feststellungslast für diesen Nachweis trägt. Dies beinhaltet, dass ein gemeinnütziger Verein, der den Nachweis entsprechender Beweismittel nicht erbringt, einen Verstoß gegen die tatsächliche Geschäftsführung vollzieht.

Tz. 10

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AEAO zu § 63 AO TZ 1 Satz 1 (Anhang 2) führt aus, dass die ordnungsgemäßen Aufzeichnungen durch:

• Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben,
• Tätigkeitsberichte,
• Vermögensübersicht,
• Nachweis über die Bildung von Rücklagen

erbracht werden können.

Nach dem AEAO zu § 63 AO TZ 1 (Anhang 2) sind für die Führung von Büchern und Aufzeichnungen die Vorschriften der §§ 140ff. AO (vgl. "Buchführungspflicht") zu beachten.

Tz. 11

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Die Vorschriften des Handelsrechts einschließlich der entsprechenden Buchführungsvorschriften gelten nur, sofern sich dies aus der Rechtsform der Körperschaft oder aus ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit ergibt. Werden steuerbegünstigte Zwecke im Ausland verwirklicht, ist zudem die erhöhte Nachweispflicht zu b...