Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Buchführungspflicht / IV. Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Tz. 13

Stand: EL 137 – ET: 06/2024

Wie ausgeführt, muss die die Buchführung einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Vermögenslage des Unternehmens (hier: des Verbandes, Vereins) vermitteln. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

Oberster Grundsatz für eine ordnungsgemäße Buchführung ist somit also die Klarheit und Übersichtlichkeit eines solchen Rechenwerks. Leidet die Buchführung an formellen oder sachlichen Mängeln, kann sie für die Besteuerung nicht zugrunde gelegt werden. Maßgebliche Besteuerungsgrundlagen werden i. d. R. in einem solchen Falle nach § 162 Abs. 1 AO (Anhang 1b) durch die Finanzbehörde im Wege der Schätzung ermittelt werden.

Tz. 14

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§ 146 Abs. 1 AO (Anhang 1b) sieht für die Buchführung und Aufzeichnungen eine gewisse Ordnung vor. Buchungen und Aufzeichnungen sind demnach vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen, wenn der Verband/Verein eine Bilanz erstellt, täglich festgehalten werden. Zu den einzelnen Merkmalen der Ordnungsvorschriften s. auch Kuhfus in Kühn/v. Wedelstädt, 2015, 393ff.

Eine ordnungsmäßige Kassenführung ist nur dann gewährleistet, wenn alle Kasseneinnahmen (Kasseneingänge) und alle Kassenausgaben (Kassenausgänge) in einem Kassenbuch oder in ähnlicher Art festgehalten werden. Es muss also jederzeit möglich sein, den Kassensollbestand mit dem Kassenistbestand der Geschäftskasse zu überprüfen.

Tz. 15

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§ 146 Abs. 2 Satz 1 AO (Anhang 1b) schreibt vor, dass die Bücher und sonstigen Aufzeichnungen im Inland (Geltungsbereich dieses Gesetzes) zu führen und aufzubewahren sind.

Tz. 16

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Die zuständige Finanzbehörde kann zudem auf schriftlichen Antrag der Verbände/Vereine bewilligen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen oder Teile davon außerhalb des Geltungsbereiches dieses Gesetzes geführt oder aufbewahrt werden können (s. § 146 Abs. 2a AO, Anhang 1b).

Tz. 17

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Weiteres Erfordernis ist, dass alle Buchungen und die übrigen Aufzeichnungen in lebender Sprache vorgenommen werden müssen (s. § 146 Abs. 3 AO, Anhang 1b).

Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben und sonstige Symbole müssen im Einzelfall eindeutig festgelegt sein.

Tz. 18

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Buchungen und Aufzeichnungen dürfen nicht verändert werden. Änderungen sind nur dann zulässig, wenn sie als solche erkennbar sind. Es ist bei einer Veränderung zu empfehlen, eine Stornierung vorzunehmen und den gesamten Geschäftsvorfall neu zu buchen.

Tz. 19

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§ 146 Abs. 5 AO (Anhang 1b) lässt besondere Buchführungs- und Aufzeichnungsmethoden zu, so z. B.:

• Offene-Posten-Buchhaltung,
• Buchhaltung mittels Datenträger.

D.h., Bücher und Aufzeichnungen können in geordneter Form auch durch Ablage von Belegen oder mittels EDV geführt werden, sofern die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können.

Die Ordnungsvorschriften gelten auch dann, wenn die Verbände/Vereine, Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, führen, ohne hierzu verpflichtet zu sein (s. § 146 Abs. 6 AO, Anhang 1b).