Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Buchführungspflicht

I. Allgemeines

Tz. 1

Stand: EL 137 – ET: 06/2024

Gemeinnützige Vereine haben ihren Nachweis darüber, dass ihre tatsächliche Geschäftsführung den Erfordernissen der Gemeinnützigkeit entspricht, durch ordnungsgemäße Aufzeichnungen über ihre Einnahmen und Ausgaben zu erbringen (§ 63 Abs. 3 AO, Anhang 1b). Der AEAO stellt hierzu klar, dass darunter Aufstellungen der Einnahmen und Ausgaben, Tätigkeitsberichte, Vermögensübersichten mit Nachweisen über die Bildung und Entwicklung der Rücklagen zu verstehen sind.

Tz. 2

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Anzuwenden sind hierbei:

• die Vorschriften der AO über die Führung von Büchern und Aufzeichnungen (140ff. AO, Anhang 1b)
• die Vorschriften des Handelsrechts einschließlich der entsprechenden Buchungsvorschriften, soweit sich dies aus der Rechtsform der Körperschaft und ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit ergibt (AEAO zu § 63 AO TZ 1, Anhang 2)

Neben den o. g. Vorschriften der AO hat jeder, auch ein nichtsteuerbegünstigter Verein, seine Buchführungspflichten nach allgemeinen Vorschriften zu erfüllen und Rechenschaft abzulegen. Dies gilt auch gegenüber den Mitgliedern der Vereine.

Tz. 3

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Sinn und Zweck einer Buchführung ist aber auch, dass sie so beschaffen sein muss, einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermitteln zu können. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

Tz. 4

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Darüber hinaus ist eine ordnungsgemäße Buchführung Grundlage und Hilfsmittel, um den Verein wirtschaftlich steuern zu können, da sich aus der Buchführung wesentliche Daten entnehmen lassen (z. B. noch ausstehende Mitgliedsbeiträge, Forderungen und Verbindlichkeiten). Zum Ablesen aus der Buchführung dient aber auch die Erfassung von Beständen und die Veränderung der Vermögenswerte, der Schulden und des Kapitals.

II. Buchführungspflicht nach Handelsrecht

Tz. 5

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Nach § 238 Abs. 1 HGB (Anhang 12g) ist jeder Kaufmann verpflichtet Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ersichtlich zu machen.

Was ein Kaufmann ist, bestimmt sich wiederum nach dem HGB und zwar nach dem § 1 HGB. Kaufmann ist daher jeder, wer ein Handelsgewerbe betreibt.

Tz. 6

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Im Regelfall dürften gemeinnützige Vereine nicht von der Buchführungspflicht des § 238ff. HGB (Anhang 12g) betroffen sein, da sie regelmäßig nicht die Kaufmannseigenschaft erfüllen. Liegen jedoch wirtschaftliche Geschäftsbetriebe vor, die für sich betrachtet die Kaufmannseigenschaft erfüllen, besteht in Bezug auf diese Geschäftsbetriebe Buchführungspflicht nach § 238ff. HGB, Anhang 12g (Buchna/Leichinger/Seeger/Brox, 2023, Tz. 2.12.7).

Tz. 7

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Zusätzlich enthält das Handelsrecht Vorgaben für einzelne Rechtsformen, wie z. B. Kapitalgesellschaften, so ist eine gemeinnützige GmbH aufgrund ihrer Rechtsform zur Buchführung verpflichtet. Eine Sondervorschrift für Vereine ist jedoch nicht enthalten. Besonderheiten gelten des Weiteren, wenn der Verein ein Krankenhaus führt. Hier ist die Verordnung über die Rechnungs- und Buchführungspflichten von Krankenhäusern – KHBV vom 24.03.1967 maßgeblich, welche zuletzt 2016 geändert wurde (BGBl I 2016, 3076). Dort sind Rechnungs- und Prüfungspflichten von Krankenhäusern nach den Vorgaben der KHBV geregelt unabhängig davon ob das Krankenhaus Kaufmann i. S. d. HGB ist und unabhängig von der Rechtsform des Krankenhauses (Klaßmann/Notz/Schmidbauer, 2017, 25).

Tz. 8

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Werden von Vereinen freiwillig Bücher nach den handelsrechtlichen Vorschriften geführt, ist der für die Besteuerung maßgebliche Gewinn gleichfalls nach § 5 EStG (Anhang 10) durch Vermögensvergleich zu ermitteln.

III. Buchführungspflicht nach dem Steuerrecht

Tz. 9

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Maßgebende Vorschriften für die Buchführungspflicht nach Steuerrecht sind die §§ 140 und 141 AO (Anhang 1b). § 140 AO (Anhang 1b) regelt, falls jemand nach anderen Gesetzen Buchführungs- oder Aufzeichnungspflichten zu erfüllen hat, dass dies auch für die Besteuerung verpflichtend ist. Währenddessen regelt § 141 AO (Anhang 1b), dass gewerbliche Unternehmen und Land- und Forstwirtschaftsbetriebe bei Überschreiten bestimmter Grenzen nach Steuerrecht zur Buchführung verpflichtet werden.

1. Buchführungspflicht nach § 140 AO

Tz. 10

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Unterhält ein als gemeinnützig anerkannter Verein Zweckbetriebe und steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe, die für sich betrachtet die Kaufmannseigenschaft besitzen, besteht in Bezug auf diese Geschäftsbetriebe Buchführungspflicht. Diese Buchführungspflicht ist dann auch für das Steuerrecht maßgebend.

2. Buchführungspflicht nach § 141 AO

Tz. 11

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Die Vorschrift des § 141 AO (Anhang 1b) betrifft demnach zunächst all die Fälle, in denen keine Verpflichtung zur Führung entsprechender Bücher nach handelsrechtlichen Vorgaben besteht. § 141 (Anhang 1b) AO stellt vielmehr die Fälle fest, in denen die Finanzverwaltung steuerbegünstig...