Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Reisekosten / II. Abzugsfähigkeit von Reisekosten

1. Definition der Reisekosten

Tz. 4

Stand: EL 127 – ET: 06/2022

Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, soweit diese durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen (s. R9.4 Abs. 1 LStR 2015).

Tz. 5

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Zu den Reisekosten gehören

• Fahrtkosten,
• Mehraufwendungen für Verpflegung,
• Übernachtungskosten,
• Reisenebenkosten (z. B. Telefon-, Portokosten, Telefax, Schriftverkehr betrieblichen Inhalts, Parkgebühren, Garagenmiete, Parkplatz- und Straßenbenutzungsgebühren).

Nicht zu den Reisekosten gehören die nicht beruflich/betrieblich veranlassten Aufwendungen sowie die Aufwendungen, die für Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte/Betriebsstätte entstehen. Sämtliche danach verbleibenden Reisekosten sind als Kosten einer Auswärtstätigkeit grundsätzlich unbeschränkt abzugsfähig, sei es als Betriebsausgaben beim Unternehmer oder Arbeitgeber, sei es als Werbungskosten beim Arbeitnehmer.

Tz. 6

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Entsprechende Aufzeichnungen für Anlass und Art der beruflichen Tätigkeit, Reisedauer und Reiseweg sowie Nachweise durch geeignete Unterlagen (z. B. Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen, Schriftverkehr usw.) sind erforderlich. Hierzu s. Tz. 25 ff.

Tz. 7

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Nur mittelbar mit der beruflich/betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeit im Zusammenhang stehende Kosten (z. B. Kosten für die Anschaffung von Bekleidung etc.) sind keine Reisekosten.

2. Steuerfreier Kostenersatz und Abzug als Werbungskosten

Tz. 8

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In der Praxis erstatten steuerbegünstigte Körperschaften ihren Arbeitnehmern i. d. R. die entstandenen Reisekosten in Anlehnung an die steuerlichen Bestimmungen lohnsteuerfrei (s. § 3 Nr. 16 EStG, Anhang 10).

Die Folgen sind:

• Erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten des Arbeitnehmers in voller Höhe, entfällt beim Arbeitnehmer insoweit der Abzug der Kosten als Werbungskosten, denn die Erstattungen mindern die entstandenen Reisekosten.
• Erstattet der Arbeitgeber höhere Beträge als die steuerfreien Pauschalen oder Kostenübernahmen, sind die übersteigenden Beträge als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln.
• Liegen die steuerfreien Erstattungen des Vereins/Verbands unter den steuerlichen Höchstbeträgen oder unter den tatsächlichen Kosten, so kann der Arbeitnehmer den Unterschiedsbetrag als Werbungskosten ansetzen.

Tz. 9

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Beachte!

• Zur Ermittlung der steuerfreien Leistungen für Reisekosten dürfen die einzelnen Aufwendungsarten zusammengefasst werden; die Leistungen sind steuerfrei, soweit sie die Summe der zulässigen steuerfreien Leistungen nicht übersteigen.
• Hierbei können mehrere Reisen zusammengefasst abgerechnet werden.

S. BMF vom 25.11.2020, BStBl I 2020, 1228 (nach Rz. 134).