Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Tax Compliance / 1.1 Compliance-Kultur

Tz. 44

Stand: EL 132 – ET: 06/2023

Unter Compliance-Kultur wird die Kultur des Vereins verstanden, rechtliche Vorschriften einhalten zu wollen und bereit zu sein, die hierzu erforderlichen Maßnahmen einzuführen und – notfalls auch gegen die Widerstände der Mitarbeiter – durchzusetzen. Fehlt es gegenwärtig an einer entsprechenden Kultur, muss diese im Zuge der Einführung eines Tax CMS durchgesetzt werden. Sinnvollerweise sollte die Compliance-Kultur in der Compliance-Richtlinie oder in einer Steuerrichtlinie zum Ausdruck gebracht werden. Sie dient den Mitarbeitern als Leitlinie, welches Verhalten gewünscht, honoriert und welches Verhalten nicht toleriert werden wird. Insofern sollte der Ausarbeitung einer entsprechenden Richtlinie volle Aufmerksamkeit geschenkt werden.

1.1.1 Compliance-Ziele

Tz. 45

Stand: EL 132 – ET: 06/2023

Die mit der Einführung eines Tax CMS verfolgten Ziele können vielfältig sein und müssen sich nicht auf die Vermeidung strafrechtlicher Sanktionen beschränken. Beispielhaft können etwa die Verwaltungsvereinfachung, das Erreichen einer fehlerfreien Buchführung, die zeitnahe steuerliche Erfassung von Sachverhalten, die Ordnungsgemäßheit zu erstellender Ausgangsrechnungen, das Einsparen von Kosten oder die Optimierung von Handlungsabläufen genannt werden. Die Compliance-Ziele sollten zu Beginn der Implementierung eines Tax CMS bestimmt und festgelegt werden.

Tz. 46

Stand: EL 132 – ET: 06/2023

Im Rahmen der Zielbestimmung sollte auch die Detailtiefe des Tax CMS festgelegt werden. Ist der Verein etwa in einem Massegeschäft tätig, ist es nicht möglich, jeden Einzelvorgang genau zu überprüfen. Verfügt der Verein über eine Vielzahl von Spendern, die sich auf Barspenden im niedrigen EUR-Bereich beschränken, kann nicht jede Spendenbestätigung auf ihre Richtigkeit überprüft werden. Compliance-Ziel könnte hier zunächst sein, jede Zuwendungsbestätigung auf die Vollständigkeit ihrer Angaben hin durch Stichproben zu prüfen. Die Vorgaben werden dann in einer speziellen Richtlinie zur Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen aufgeführt, die konkrete Beispiele enthält und allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.

Hinweis:

Bei der Zielbestimmung sollte auf das aus der Unternehmensberatung stammende sog. SMART-Prinzip abgestellt werden.

Hiernach müssen die definierten Ziele:

• Spezifisch sein;
• Messbar sein;
• Akzeptiert sein,
• Realistisch bzw. realisierbar sein;
• Terminierbar sein.

1.1.2 Compliance-Organisation

Tz. 47

Stand: EL 132 – ET: 06/2023

Im Rahmen der Compliance-Organisation ist der organisatorische Rahmen des zu implementierenden Tax CMS festzulegen. Dafür muss entschieden werden, welcher Abteilung bzw. welchen Mitarbeitern die Implementierung des Tax CSM übertragen wird und welche Aufgaben die einzelnen Mitarbeiter übernehmen sollen. Es ist zu klären, ob ein Compliance-Beauftragter geschaffen werden soll, Daneben ist die Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen (personeller, finanzieller und sonstiger Art) zu klären und entsprechende Mittel aufgebaut oder beschafft werden. Entsprechende Mittel wären etwa in eine Rücklage nach § 62 AO (Anhang 1b) einzustellen.

1.1.3 Compliance-Risiken

Tz. 48

Stand: EL 132 – ET: 06/2023

Zur Bestimmung der im Rahmen des Tax CMS zu berücksichtigenden Compliance-Risiken bieten sich zahlreiche Möglichkeiten an. So kann etwa auf frühere Betriebsprüfungsberichte, auf Berichte im Rahmen von Due Diligences, auf Sonderprüfungen, auf Kassenprüfer-Berichte sowie auf Checklisten aus der Literatur usw. zurückgegriffen werden. Weitere Risiken können sich aus einer geänderten Rechtsprechung oder Finanzverwaltungsmeinung oder aus tatsächlichen Änderungen im Verein (z. B. Neustrukturierung, Erschließung neuer Tätigkeitsfelder, Erwerb oder Gründung von Beteiligungen usw.) ergeben. Ein bedeutsames Risiko stellt regelmäßig der Umstand dar, dass die Steuerabteilung nicht oder zu spät in Entscheidungsfindungs- oder sonstige Prozesse (z. B. Vertragsabschlüsse) einbezogen wird. Eine steuerliche Prüfung findet häufig überhaupt nicht oder erst nach Abschluss des Vertrages statt, wenn diese nicht mehr sinnvoll ist.

Hinweis:

In der Praxis hat es sich als zielführend herausgestellt, den beteiligten Mitarbeitern die konkreten Hintergründe für die Einführung eines Tax CMS (insbesondere unter Nennung der Risiken) darzulegen und sich als Leitungsebene des Vereins nicht darauf zu beschränken, die Notwendigkeit eines Tax CMS lediglich "mit steuerlichen Gründen" zu rechtfertigen.

1.1.4 Compliance-Programm

Tz. 49

Stand: EL 132 – ET: 06/2023

Unter dem Compliance-Programm wird die Gesamtheit aller im jeweiligen Verein zur Erreichung der Einhaltung sämtlicher steuerlicher Vorschriften eingeführten Grundsätze und Maßnahmen bezeichnet. Diese müssen auf die konkreten Belange und Bedürfnisse des Vereins zugeschnitten sein. Aufgrund von Ressourcenknappheit kann es sich ein (kleiner) Verein nicht leisten, Maßnahmen einzuführen oder vorzuhalten, die einer Zielerreichung nicht dienen. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass das Überprüfen und Überwachen von Strukturen regelmäßig ressourcenintensiver ist als das Durchführen präventive...