Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Tax Compliance / 2. Schritte zur Implementierung eines Tax CMS

Tz. 57

Stand: EL 132 – ET: 06/2023

Aus den oben ausgeführten sieben Grundelementen eines Tax CMS ergeben sich bereits erste Hinweise für die konkrete Ausgestaltung. Die Einrichtung eines Tax CMS erfolgt in verschiedenen Phasen. Auch die "richtige" Unternehmenskultur muss noch vor dem Beginn der eigentlichen Einrichtung eines Tax CMS vorhanden sein.

2.1 Bedeutung der "Unternehmenskultur"

Tz. 58

Stand: EL 132 – ET: 06/2023

Oben wurde bereits auf die sog. Compliance-Kultur eingegangen, die für das Funktionieren eines Tax CMS unerlässlich ist. Dieser vorgeschaltet muss zunächst nach der vorgefundenen Unternehmenskultur bzw. im Verein nach einer "Vereinskultur" gefragt werden. Ist z. B. im Rahmen der Diskussion mit dem Vorstand über die Einrichtung eines Tax CMS erkennbar, dass dieser tatsächlich nicht an einem solchen interessiert ist, so sollte umgehend reagiert werden. Ein nur auf Druck eingeführtes Tax CMS wird in der täglichen Arbeit scheitern. Für den Erfolg oder den Misserfolg kommt es ganz wesentlich auf den Willen und die innere Einstellung der Leitungsebene des Vereins an. Zeichnet sich die "Unternehmenskultur" dadurch aus, dass Steuern nicht rechtzeitig gezahlt, Steuererklärungen verspätet abgegeben oder häufig nachträglich korrigiert werden mussten, wurden gegen den Verein Bußgelder aus anderen Gründen (z. B. Vergehen gegen das Umwelt- oder Abfallrecht) festgesetzt, zeigt dies, dass vor Einführung eines Tax CMS eine grundlegende Wandlung der Kultur erfolgen muss. Hierzu ist es zwingend nötig, dass der Vorstand hinter der notwendigen Wandlung der Kultur steht. Nur so kann erreicht werden, dass die Mitarbeiter selbst die Notwendigkeit zur Änderung der Kultur akzeptieren und nachvollziehen.

2.2 Entscheidungsphase

Tz. 59

Stand: EL 132 – ET: 06/2023

Entspricht die vorgefundene Vereinskultur dem für die erfolgreiche Implementierung eines Tax CMS Notwendigen, schließt sich hieran die Diskussion über die Einführung eines Tax CMS im Verein an. Im Rahmen der Entscheidungsphase muss also die grundlegende Entscheidung zur Einführung eines Tax CMS getroffen werden. Mit der bloßen Beschlussfassung zu dieser ist jedoch alleine noch nichts gewonnen, vielmehr muss der Vereinsvorstand gewillt sein, das Vorhaben mit Nachdruck zu verfolgen und zum Abschluss zu bringen.

Hinweis:

Das Tax CMS muss stetig weiterentwickelt und angepasst werden. Die Entscheidung für die Implementierung eines Tax CMS stellt mithin eine Entscheidung für einen dauerhaften Prozess dar, der mit gleichbleibendem Engagement betrieben und vorangetrieben werden muss.

Tz. 60

Stand: EL 132 – ET: 06/2023

Die Entscheidungsphase ist für den Erfolg oder Misserfolg eines Tax CMS von ganz entscheidender Bedeutung. Ein (regional beschränkt tätiger) Verein kleiner Größe – der noch dazu mit überwiegend oder ganz ehrenamtlich Tätigen besetzt ist – hat andere Anforderungen an ein funktionierendes Tax CMS als ein großer personalintensiver Verein mit bundesweitem Tätigkeitsfeld. Das muss dem jeweiligen Vorstand vermittelt werden. Ein weiteres Argument zur Überzeugung kann sein, dass mit dem Gütesiegel "complied" gegenüber Partnern und Wettbewerbern geworben werden kann.

2.3 Analysephase

Tz. 61

Stand: EL 132 – ET: 06/2023

Die Analysephase schließt sich an die Entscheidungsphase an und stellt den Beginn des eigentlichen Prozesses des Implementierens eines Tax CMS dar. Zu Beginn muss stets der status quo des Vereins ermittelt werden, d. h. wo dieser steuerlich eigentlich steht und welchen Aufwandes es künftig bedarf, um eine steuerkonforme Organisation aufzubauen. Verfügt der Verein über keine eigene Steuerabteilung, sollte zunächst ermittelt werden, inwieweit steuerliches Knowhow zur Verfügung steht. Hilfsmittel im Rahmen der Analysephase stellen Check- und Abfragelisten dar. Auch hier kann auf die Prüfungsberichte früherer steuerlicher Außenprüfungen zurückgegriffen werden. Ein weiteres gängiges Instrument stellt das Durchführen von Interviews mit den Mitarbeitern des Vereins dar. Hierdurch können insbesondere nicht schriftlich fixierte Rechtsgeschäfte und Sachverhalte ausfindig gemacht werden, deren steuerliche Beurteilung zu prüfen wäre.

Hinweis:

Die Analysephase stellt eine sensible Phase dar, weil Sacherhalte der Vergangenheit überprüft werden, die von Mitarbeitern möglicherweise steuerlich fehlerhaft behandelt wurden. Es sollte daher bereits zu Beginn der Analysephase klargestellt werden, dass es nicht um die Ermittlung und Aufarbeitung fehlerhaft behandelter Sachverhalte um der Fehler willen geht. Insbesondere darf kein Vorwurf formuliert werden. Vielmehr muss den Mitarbeitern vermittelt werden, dass es alleine darum geht, eine Fehlbehandlung von Sachverhalten für die Zukunft abzustellen, ohne dass Sanktionen für Fehler der Vergangenheit drohen.

Tz. 62

Stand: EL 132 – ET: 06/2023

Ergeben sich im Rahmen der Analysephase fehlerhafte Beurteilungen von Sachverhalten der Vergangenheit und sind hierdurch frühere Steuererklärungen nicht festsetzungsverjährte Zeiträume betreffend fehlerhaft, besteht nach § 153 AO (Anhang 1b) die Verpflichtung, dies der Finanzv...