Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Umsatzsteuer / 2.7 Aufbewahrungspflicht für Rechnungen

Tz. 272

Stand: EL 133 – ET: 08/2023

In der gesetzlichen Vorschrift des § 14b UStG (Anhang 5) wird die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen geregelt. Wird diesem Erfordernis nicht Rechnung getragen, kann dies unter Heranziehung der gesetzlichen Bestimmungen des § 26a Abs. 1 UStG (Anhang 5) mit einer Ordnungswidrigkeit (Geldbuße bis zur Höhe von 500 EUR bzw. 5 000 EUR) geahndet werden.

Folgende Unterlagen sind vom Unternehmer (Verband/Verein) zehn Jahre aufzubewahren:

• ein Doppel der Rechnungen, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat. Zu den Rechnungen zählen auch die Gutschriften,
• alle Rechnungen, die er erhalten hat,
• alle Rechnungen, die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat.

Tz. 273

Stand: EL 133 – ET: 08/2023

Die Rechnungen müssen auch für den gesamten Zeitraum lesbar sein. Nachträgliche Änderungen sind unzulässig. Es sollte insbesondere bei Rechnungen, die auf Thermopapier gedruckt werden, dafür Sorge getragen werden, dass diese innerhalb des gesamten Aufbewahrungszeitraums noch lesbar sind. Das kann etwa durch Anfertigung von Kopien der auf Thermopapier gedruckten Rechnungen erreicht werden.

Tz. 274

Stand: EL 133 – ET: 08/2023

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist (s. § 14b Abs. 1 Satz 3 UStG, Anhang 5).

Tz. 275

Stand: EL 133 – ET: 08/2023

Die Aufbewahrung kann nach § 147 Abs. 2 AO (Anhang 1b) auch in elektronischer Form erfolgen. Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für die Besteuerung von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (s. § 147 Abs. 3 Satz 3 AO, Anhang 1b).

Tz. 276

Stand: EL 133 – ET: 08/2023

Papierrechnungen sind vom Unternehmer (Verband/Verein) im Inland oder in dem in § 1 Abs. 3 UStG (Anhang 5) bezeichneten Gebiet aufzubewahren. Abweichend hiervon können die Unterlagen auch nach entsprechender Mitteilung an die Finanzbehörde im übrigen Gemeinschaftsgebiet, im Gebiet Büsingen oder auf der Insel Helgoland aufbewahrt werden.

Tz. 277

Stand: EL 133 – ET: 08/2023

Für elektronisch aufbewahrte Rechnungen ist der Finanzbehörde eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) zu gewährleisten. Der Unternehmer (Verband/Verein) hat auch sicherzustellen, dass die Finanzbehörden die Rechnungen für Zwecke der Umsatzsteuerkontrolle über Online-Zugriff einsehen, herunterladen und weiterverwenden können.