Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Umsatzsteuer / XII. Ausstellung von Rechnungen und Gutschriften

1. Allgemeines

Tz. 253

Stand: EL 133 – ET: 08/2023

Verbände/Vereine, die steuerpflichtige Lieferungen und sonstige Leistungen ausführen, sind berechtigt und verpflichtet, Rechnungen auszustellen, in denen die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen ist (s. § 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG, Anhang 5). Eine Verpflichtung (d. h. nicht nur eine Berechtigung) zur Ausstellung einer Rechnung mit allen notwendigen Angaben nach § 14 Abs. 4, § 14a UStG (Anhang 5) besteht grundsätzlich auch dann, wenn steuerfreie Umsätze gegenüber einem anderen Unternehmer oder gegenüber einer juristischen Person, die nicht Unternehmer ist, ausgeführt werden; eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht aber nicht, wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 8–28 UStG (Anhang 5) steuerfrei ist.

2. Begriff der Rechnung

Tz. 254

Stand: EL 133 – ET: 08/2023

Rechnung i. S. d. § 14 Abs. 1 UStG (Anhang 5) ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg zu ermitteln.

Wie bereits ausgeführt, ist es gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird (s. §§ 31–34 UStDV, Anhang 6 und s. Abschn. 14.1 Abs. 1 UStAE). Der bisherige Begriff "Urkunde" wird nicht mehr verwendet. Eine Rechnung kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG ergeben. Allerdings sind in einem dieser Dokumente das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag zusammen anzugeben. Außerdem müssen in diesem Dokument die anderen Dokumente, aus denen sich die übrigen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG ergeben, bezeichnet werden (zusammengefasste Rechnung). In der gesetzlichen Vorschrift des § 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG (Anhang 5) wurde auch geregelt, dass der leistende Unternehmer in bestimmten Fällen verpflichtet ist, eine Rechnung zu erstellen. Diese Verpflichtung besteht innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung, wenn der Umsatz

• an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder
• an eine juristische Person als Nichtunternehmer

ausgeführt wurde.

Beachte!

Tz. 255

Stand: EL 133 – ET: 08/2023

Es sollte in der Praxis die Verwendung des Begriffs "Rechnung" auf Papiere und Sachverhalte vermieden werden, denen keine Leistung zugrunde liegt. In der Praxis erlebt man es leider immer wieder, dass etwa auch die Einforderung von Mitgliedsbeiträgen mittels "Rechnung" erfolgt. Einer Rechnung immanent ist der Umstand, dass etwas "abgerechnet" wird. Regelmäßig wird es sich um erbrachte Lieferungen oder Dienstleistungen handeln. Einer "Rechnung" über die Mitgliedsbeiträge liegt aber eine solche Erbringung einer Leistung nicht zugrunde. In der Praxis kann das dazu führen, dass der Betriebsprüfer – bei ähnlich gelagerten Sachverhalten, die ihm nicht so bekannt sind wie die Abrechnung über Mitgliedsbeiträgen – von einer zugrundeliegenden erbrachten Leistung ausgeht. In der Praxis vernimmt man allzu oft das Argument, die Rechnung sei aus Gründen der Buchhaltung erforderlich. Dem ist aber nicht so: Es existiert kein Grundsatz, der besagt "keine Buchung ohne Rechnung". Ausreichend ist für eine Buchung jeder Beleg ("keine Buchung ohne Beleg"). Entsprechend ist für die Praxis zu empfehlen, das Anfordern von Mitgliedsbeiträgen oder ähnlichen Zahlungen mittels einer "Zahlungsaufforderung" einzufordern und den Begriff der "Rechnung" in derartigen Sachverhalten ohne Leistungsbezug zu vermeiden.

Tz. 256

Stand: EL 133 – ET: 08/2023

Zu Einzelheiten zum Begriff und Inhalt von Rechnungen s. "Vorsteuerbeträge".

2.1 Gutschrift und Rechnungsstellung durch Dritte

Tz. 257

Stand: EL 133 – ET: 08/2023

Werden im Vorfeld mit dem Leistenden entsprechende Vereinbarungen (schriftlich oder mündlich – ohne Bedingung an eine besondere Form –) getroffen, kann ein Unternehmer, für dessen Unternehmen der Leistende eine Leistung erbracht hat oder eine juristische Person, bei der es sich um einen Nichtunternehmer handelt, über die entsprechende Leistung mit einer Gutschrift abrechnen (s. § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG, Anhang 5). Die Gutschrift verliert die Wirkung einer Rechnung, sobald der Empfänger der Gutschrift dem ihm übermittelten Dokument widerspricht (s. § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG, Anhang 5). Gutschriften können auch bei der Abrechnung über steuerfreie Umsätze erteilt werden.

Hinweise:

Bei einer Gutschrift rechnet also nicht derjenige ab, der die Leistung erbringt (also der Normalfall), sondern derjenige, der die Leistung erhalten hat. Das kann etwa dann sinnvoll sein, wenn der Leistende den Umfang seiner Leistung nicht kennt. Beispielhaft kann etwa ein Zulieferer genannt werden, der ein Ersatzteillager auf dem Gelände eines Herstellers unterhält. Zwischen beiden ist vereinbart, dass sich der Hersteller aus dem Ersatzteillager alles herausnehmen darf, was er benötigt. Am Monatsende kennt nur der Hersteller den Umfang des aus dem Lager Herausgenommenen. Er kann dem Zulieferer mitteilen, was er aus dem Lager genommen hat und der Zulieferer kann dies gegenüber dem Her...