Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Zollrecht für Vereine / VII. Empfehlungen

Tz. 120

Stand: EL 129 – ET: 11/2022

Es sollte auch in den Verwaltungen (großer) (gemeinnütziger) Vereine dafür Sorge getragen werden, dass das Zollrecht neben dem Steuerrecht ernst genommen wird. Hierzu ist es erforderlich, eine professionelle Zollabteilung vorzuhalten, die gewährleistet, dass den zollrechtlich existierenden Verpflichtungen nachkommen wird. Insbesondere sollte der Zoll nicht dem Einkauf zugeordnet, sondern der Steuerabteilung angegliedert werden, sofern eine solche existiert. Ist das nicht möglich, muss gewährleistet sein, dass die mit der Klärung zollrechtlicher Fragstellungen betraute Abteilung umfassende Kenntnis über die Warenbeziehungen mit Drittländern erlangt. Nur wenn eine Kenntnis sämtlicher relevanter Sachverhalte vorhanden ist, kann gewährleistet werden, dass zollrechtlichen Verpflichtungen nachgekommen wird.

Hinweis

Erfahrungsgemäß stellt die bei Forschungseinrichtungen und großen international tätigen Vereinen anzutreffende dezentrale Verwaltungsstruktur das größte Problem im Hinblick auf die Gewährleistung eines zuverlässigen Informationsflusses dar. Es muss versucht werden, durch Zentralisierung der für den Wareneinkauf aus Drittländern zuständigen Abteilungen bzw. deren enger Abstimmung mit der für die Verzollung verantwortlichen Abteilung ein ineinandergreifendes Zusammenarbeiten zu gewährleisten. Insbesondere darf es nicht passieren, dass Verwaltungseinheiten oder Abteilungen unter Verwendung der EORI-Nummer des Vereins eigenständig Gegenstände aus dem Drittland erwerben, ohne dass die Verwaltung des Vereins – bzw. die für die Verzollung verantwortliche Abteilung – hiervon Kenntnis hat.

Tz. 121

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Es sollte überprüft werden, welche und wie viele EORI-Nummern verwendet werden. Idealerweise sollte nur eine EORI-Nummer existieren. Alternativ kann über die Beantragung von Niederlassungsnummern diskutiert werden. Vermieden werden muss, dass verschiedene – ggf. noch ältere – EORI-Nummern im Umlauf sind, von denen die Hauptverwaltung des (gemeinnützigen) Vereins keine Kenntnis hat. Im Zweifel sollte beim Zoll nachgefragt werden, wie viele und welche EORI-Nummern aktiv sind und auf den Verein lauten. EORI-Nummern können auf Antrag der registrierten Person für ungültig erklärt werden. Entsprechend wäre in derartigen Sachverhalten zu empfehlen, sämtliche früheren EORI-Nummern für ungültig zu erklären und eine neue Nummer zu beantragen.

Achtung!

Eine etwaig neu beantragte EORI-Nummer sollte nicht exzessiv "verteilt" werden. Insbesondere sollte die EORI-Nummer nicht in das Internet gestellt werden.

Tz. 122

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Es muss gewährleistet sein, dass sämtliche für die Verzollung und deren Überprüfung erforderlichen Unterlagen vorhanden sind und jederzeit von der Zollverwaltung geprüft werden können. Hierzu muss geklärt werden, welche Dokumente im Original aufbewahrt werden können und welche elektronisch gespeichert werden dürfen. Gleichalls sollte eine EDV-technische Verknüpfung der einzelnen Dokumente (z. B. Zollbelege mit den zugehörigen Handelsrechnungen) erfolgen, so dass dem Zoll jeweils vollständige Dokumentationen einen Sachverhalt betreffend vorgelegt werden können.

Tz. 123

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Der Zoll kommt jeweils gut vorbereitet zu Zollprüfungen. Regelmäßig wird er sämtliche den Zollpflichtigen betreffenden zollrechtlich relevanten Unterlagen vor der Zollprüfung durchgesehen haben. Der zu prüfende (gemeinnützige) international tätige Verein sollte die Prüfungssituation – insbesondere im Falle einer Erst-Zollprüfung – "durchspielen". Hierzu sollte evtl. mittels IDEA eine Überprüfung sämtlicher zollrechtlich relevanter Dokumentationen und Daten erfolgen. Die Programme sind frei am Markt erhältlich und eignen sich hervorragend für eine Simulation der späteren Zollprüfungen.

Tz. 124

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In Vorbereitung der Prüfung sollten die relevanten Unterlagen zusammengestellt werden. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass der Zollprüfer sämtliche unter der EORI-Nummer des Prüfpflichtigen durchgeführten Anmeldungen kennt. Er wird im Rahmen der Zollprüfung überprüfen, ob die gemachten Angaben den tatsächlichen Gegebenheiten entsprechend. Es sollte daher insbesondere im Hinblick auf gemachte Angaben zum Zollwert geprüft werden, ob dieser dem sich aus der tatsächlich gezahlten Rechnung ergebenden Wert entspricht. Gegebenenfalls sollten vor dem Erhalt einer Prüfungsanordnung – dh. bei drohender Zollprüfung – die Möglichkeit einer Selbstanzeige bzw. einer Korrekturmeldung nach § 153 AO erwogen werden.

Tz. 125

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Es sollte ein Kreditorenkonto eingerichtet werden, in dem sämtliche Warengeschäfte mit Drittlandsbezug erfasst werden. Ein solches Konto erleichtert die Beschaffung von Informationen im Hinblick auf vom Zoll zu prüfende Sachverhalte ungemein. Zudem kann dem Zoll damit gezeigt werden, dass das Thema Zoll ernst genommen wird und die erforderliche Infrastruktur vorhanden ist.

Tz. 126

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