Schwarz/Pahlke/Keß, AO Vorbemerkungen zu §§ 140–148 / 1.3 Begriff der Bücher und Aufzeichnungen

Rz. 6

In der AO werden die allgemeinen Begriffe "Bücher" und "Aufzeichnungen" nicht definiert, sondern i. S. d. handelsrechtlichen Sprachgebrauchs vorausgesetzt.^[1] Nach § 238 Abs. 1 HGB enthalten die Bücher die Darstellung der einzelnen Handelsgeschäfte und der Vermögenslage.^[2]

Rz. 7

Die Buchführung ist ein Rechenwerk des jeweiligen Unternehmens bzw. Betriebs^[3], in dem die laufenden Geschäftsvorfälle systematisch erfasst und die Vermögenslage ersichtlich gemacht werden kann.^[4] In der historischen Entwicklung der Buchführung erfolgte diese Darstellung ursprünglich in gebundener Buchform, d. h. es wurden tatsächlich "Bücher" verwendet. Dies ist heute bedingt durch die technische Entwicklung jedoch nicht mehr erforderlich^[5] und auch regelmäßig nicht mehr der Fall. In § 239 HGB werden den Handelsbüchern, d. h. den Büchern i. S. v. § 239 Abs. 1 HGB, die "sonst erforderlichen Aufzeichnungen" gegenübergestellt. Hiermit werden die außerhalb der Handelsbücher zu erstellenden Grundaufzeichnungen, Inventare und Bilanzen^[6] erfasst.^[7] Keine Bücher i. S. d. §§ 140ff. AO sind hingegen die in bestimmten Gewerbezweigen vorgeschriebenen Aufzeichnungen.^[8]

Rz. 8

Unter Aufzeichnungen sind demgemäß die Darstellungen bestimmter Geschäftsvorfälle oder Vermögenssituationen außerhalb der zum Buchführungssystem gehörenden Bücher zu verstehen. Sofern nicht für bestimmte Geschäftszweige und bestimmte Geschäftsvorfälle gesonderte Aufzeichnungen vorgeschrieben sind^[9], können diese Aufzeichnungen grundsätzlich auch innerhalb der Handelsbücher vorgenommen werden. Allerdings darf hierdurch der Zweck der besonderen Aufzeichnung nicht beeinträchtigt werden. I. d. R. wird dann aus Gründen der Übersichtlichkeit aber die Schaffung eines besonderen Kontos geboten sein.

Rz. 9

Nach § 239 Abs. 2 HGB wird in Büchern "eingetragen", wobei im Sprachgebrauch zumeist die Bezeichnung "buchen" verwendet wird. Das "Aufzeichnen" ist nach der Formulierung des HGB mit der Führung der Aufzeichnungen verbunden. Zu beachten ist, dass der Steuergesetzgeber diese sprachliche Unterscheidung nicht konsequent durchführt. Aufzeichnen kann auch als die Darstellung bestimmter Arten von Geschäften im Rahmen der Buchführung zu verstehen sein.^[10] Es handelt sich insoweit um einen Oberbegriff für alle Eintragungen innerhalb der kaufmännischen Buchführung.^[11] Nachträgliche statistische oder informatorische Anschreibungen über die gesondert aufzuzeichnenden Geschäftsvorfälle genügen dann den Erfordernissen nicht.

[1] Görke, in HHSp, AO/FGO, vor §§ 140–148 AO Rz. 10.

[2] Störk/Lewe, in Beck’scher Bilanzkommentar, 13. Aufl. 2022, § 238 HGB Rz. 114ff.

[3] Dißars, in Schwarz/Pahlke/Keß, AO/FGO, § 141 AO Rz. 13.

[4] S. auch § 145 Abs. 1 AO.

[5] Dißars, in Schwarz/Pahlke/Keß, AO/FGO, § 146 AO Rz. 16.

[6] §§ 240, 242 HGB.

[7] Drüen, in Tipke/Kruse, AO/FGO, Vor § 140 AO Rz. 14.

[8] Görke, in HHSp, AO/FGO, vor §§ 140–148 AO Rz. 11.

[9] S. z. B. Dißars, in Schwarz/Pahlke/Keß, AO/FGO, § 140 AO Rz. 17f.

[10] Z. B. für die Aufzeichnung nach § 4 Abs. 6 EStG BFH v. 28.5.1968, IV R 150/67, BStBl II 1968, 648 m. w. N.; für § 4 Abs. 3 EStG BFH v. 28.5.1968, IV R 28/68, BStBl II 1968, 651.

[11] Drüen, in Tipke/Kruse, AO/FGO, Vor § 140 AO Rz. 9.