Rz. 3
Da die Aufbewahrungspflicht Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht ist (Rz. 1), ist der Personenkreis der Aufbewahrungspflichtigen zunächst identisch mit dem Kreis der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen.[1] Darüber hinaus gelten nach § 146 Abs. 6 AO die Ordnungsvorschriften, einschließlich derjenigen hinsichtlich der Aufbewahrung, auch für diejenigen, die freiwillig Bücher führen.[2]
Rz. 4
Freiberufler, die ihren Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich nach § 4 Abs. 1 EStG ermitteln, müssen zur Ermittlung des Betriebsvermögens die allgemeinen Regeln der kaufmännischen Buchführung befolgen.[3] Hierzu gehört auch die Aufbewahrung der Unterlagen nach den Regelungen des § 147 AO.[4] Bei der Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG folgt aus dem Gesetz notwendig eine Aufzeichnungspflicht hinsichtlich der Betriebseinnahmen und der Betriebsausgaben.[5] Insoweit gilt die allgemeine Mitwirkungspflicht nach § 90 Abs. 1 AO, wonach Beweismittel für steuerlich erhebliche Tatsachen anzugeben sind. Für die Art und Weise der steuerlich erforderlichen Aufzeichnungen greifen §§ 145, 146 AO ein.[6] Als Annex dieser Aufzeichnungspflicht (s. Rz. 1) ergibt sich damit die Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO.[7] Das Gesetz trägt dem durch die Verwendung des Begriffs "Geschäftsbriefe" Rechnung.[8] Für Überschusseinkünfte kann eine Aufbewahrungspflicht nur gem. § 147a in Betracht kommen.[9]
Der BFH hat das Vorstehende insofern eingeschränkt, als er die Auffassung vertritt, dass freiwillig geführte Unterlagen und Daten nicht dem Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO unterliegen.[10] Wie die Finanzverwaltung mit dieser Entscheidung umgeht, ist indes noch offen.
Rz. 5
Verantwortlich für die ordnungsgemäße Aufbewahrung ist der Pflichtenträger (s. Rz. 3) selbst bzw. die für ihn handelnden Personen nach §§ 34, 35 AO. Die Aufbewahrungspflicht ist eine öffentlich-rechtliche Pflicht und kann demgemäß nicht durch private Vereinbarungen abbedungen oder übertragen werden.[11] Der Verantwortliche kann sich aber bei der Erfüllung seiner Verpflichtungen Dritter bedienen, deren Verhalten er sich dann aber zurechnen lassen muss.
Rz. 6
Die Verpflichtung geht auch auf den Rechtsnachfolger (z. B. den Erben bzw. den Testamentsvollstrecker) über.[12] Sie besteht im Fall der Unternehmensliquidation fort.[13] Auch die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens berührt die allgemeine Buchführungs- und Aufbewahrungspflicht nicht, sodass der Insolvenzverwalter zur Aufbewahrung verpflichtet ist, solange er das Unternehmen weiter betreibt oder abwickelt.[14]
Rz. 7
Im Fall der Betriebsveräußerung im Ganzen tritt der Erwerber zwar in die Buchführungspflicht des Veräußerers ein, die Aufbewahrungspflicht für Unterlagen bis zum Zeitpunkt der Veräußerung verbleibt aber beim Veräußerer.[15] Übernimmt der Erwerber die Unterlagen, so wird er nicht selbst Träger der Aufbewahrungspflicht, sondern verwahrt die Unterlagen nur als Erfüllungsgehilfe des Veräußerers.[16]
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