Ulrike Geismann
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Grundsätzliche Anforderungen an die Buchführung und das damit verbundene Belegwesen
Ist die Buchführung vollständig bzw. wurden alle Vorgänge buchhalterisch erfasst? [ ] [ ]
Ist die Buchführung richtig, übersichtlich und transparent gestaltet? [ ] [ ]
Wurden die Belege fortlaufend nummeriert? [ ] [ ]
Ist ein geordnetes Belegwesen vorhanden? [ ] [ ]
In welcher Höhe muss eine Rückstellung zur Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen gebildet werden?
Verlängert sich eine Aufbewahrungsfrist, weil ein Steuerbescheid z. B. noch nicht bestandskräftig ist? [ ] [ ]
Grundsätzliches zur Archivierung der Unterlagen

Welche Belege müssen zum Erhalt der Lesbarkeit kopiert werden?

Hinweis: Das betrifft insbesondere Kassenbons auf Thermopapier oder Belege, die per Fax übermittelt wurden.
Welche Belege müssen zwingend in Papierform aufbewahrt werden?
Auf welchen Datenträgern sollen die Belege und Unterlagen gespeichert werden?
Wurden alle Dokumente zur Sicherstellung des Auffindens mit einem Index versehen? [ ] [ ]
Wer wird mit dem Einscannen der Unterlagen im Unternehmen beauftragt?
Wie werden elektronisch übermittelte Rechnungen archiviert?
Wie wird sichergestellt, dass die Wiedergabe der Rechnungen und der Handels- und Geschäftsbriefe bildlich mit dem Original übereinstimmt?
Wer überwacht den Ablauf der Aufbewahrungsfristen für die einzelnen Jahre?
Grundsätzliches zur Archivierung der Unterlagen

Welche Belege müssen zum Erhalt der Lesbarkeit kopiert werden?

Hinweis: Das betrifft insbesondere Kassenbons auf Thermopapier oder Belege, die per Fax übermittelt wurden.
Welche Belege müssen zwingend in Papierform aufbewahrt werden?
Auf welchen Datenträgern sollen die Belege und Unterlagen gespeichert werden?
Gibt es E-Mails, die ggf. in Papierform aufbewahrt werden sollen? [ ] [ ]
Wer wird mit dem Einscannen der Unterlagen im Unternehmen beauftragt?
Bei welchen E-Mails handelt es sich um solche mit reiner Transportfunktion?
Welche E-Mails müssen verpflichtend elektronisch archiviert werden, da es sich nicht um reine Transport-E-Mails handelt?
Wie werden elektronisch übermittelte Rechnungen archiviert?
Wie wird sichergestellt, dass die Wiedergabe der Rechnungen und der Handels- und Geschäftsbriefe bildlich mit dem Original übereinstimmt?
Wer überwacht den Ablauf der Aufbewahrungsfristen für die einzelnen Jahre?

Belege, die unter die 10-jährige Aufbewahrungspflicht fallen (nicht abschließende Aufzählung)

  • Inventare
  • Handelsbücher
  • Jahresabschlussunterlagen, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung
  • Abrechnungsunterlagen
  • Änderungsnachweise der EDV-Buchführung
  • Anträge auf Arbeitnehmersparzulage
  • Betriebskostenrechnungen
  • Bankbelege
  • Ausgangsrechnungen
  • Jahresabschlussunterlagen, bestehend aus Lagebericht und Anhang (gilt insbesondere für alle Kapitalgesellschaften)
  • Eröffnungsbilanz
  • Verträge mit Arbeitnehmern
  • Mietverträge über gemietete gewerbliche Räume
  • Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb
  • Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentationen
  • Bewirtungsunterlagen
  • Einheitswertunterlagen
  • Essensmarkenabrechnungen
  • Handelsregisterauszüge
  • Datensicherungsregeln
  • Debitorenliste
  • Depotauszüge
  • Unterlagen hinsichtlich einer Fahrtkostenerstattung
  • Grundbuchauszüge
  • Kassenberichte und Kassenbücher
  • Nachnahmebelege
  • Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung
  • Programmablaufbeschreibungen
  • Reisekostenabrechnungen
  • Versand- und Frachtunterlagen
  • Wareneingangs- und Warenausgangsbücher
  • Wechsel und Zollbelege
  • Vermögensverzeichnisse
  • Versicherungspolicen
  • Spendenbescheinigungen
  • Steuerbescheide

Belege, die unter die 6-jährige Aufbewahrungspflicht fallen (nicht abschließende Aufzählung)

  • Abtretungserklärungen, sofern diese erledigt sind
  • Darlehensunterlagen nach Vertragsende
  • Frachtbriefe
  • Handelsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften)
  • Lieferscheine
  • Preislisten
  • Schriftwechsel
Grundsätzliches zum Datenzugriff
Soll ein unmittelbarer Datenzugriff gewährt werden? Sind einheitliche Schnittstellen für den Zugriff durch den Betriebsprüfer vorhanden (insbesondere im Bereich der Kassenbuchführung und der Lohnbuchführung)? [ ] [ ]
Wurde im Rahmen der Anforderung der Daten der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit beachtet? [ ] [ ]
Wurde vonseiten des Finanzamts die Dauer der Speicherung der Daten des Steuerpflichtigen mitgeteilt? [ ] [ ]
Lässt sich aus der Aufforderung erkennen, wo der Datenzugriff und die Auswertung der Daten erfolgen soll? [ ] [ ]
Soll ein mittelbarer Datenzugriff gewährt werden? [ ] [ ]

Müssen die Daten auf einem Datenträger zur Verfügung gestellt werden?

Ergibt sich ggf. bereits aus der Prüfungsanordnung ein konkreter Umfang und eine konkrete Art des durch das Finanzamt geforderten Datenzugriffs?		 [ ] [ ]
Wie kann sichergestellt werden, dass der Betriebsprüfer im Rahmen des "Lesezugriffs" nur Einsicht in die Unterlagen und Datensätze erhält, die er zur Durchführung der Betriebsprüfung benötigt?
Besteht im Rahmen des "Lesezugriffs" die Gefahr, dass der Betriebsprüfer Kenntnis von Daten erlangen kann, die nicht in de...

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