Erstberatungsbrief: GoBD - Buchführung, Aufbewahrung und Datenzugriff

Kurzbeschreibung

Dieser Musterbrief wendet sich direkt an den Mandanten und unterstützt den steuerlichen Berater für den Fall der Erstberatung oder bei einem Mandantenwechsel. Er zeigt Beratungspotenzial bei den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) auf.

Hinweis: Weitergabe von Mandanteninformationen

Die Weitergabe der Mandanteninformationen, z. B. per E-Mail oder als Brief, an Ihre Mandanten ist zulässig, die Weitergabe an Dritte außerhalb Ihrer Mandantschaft ist hingegen nicht zulässig. Ebenso zulässig ist die Veröffentlichung, z. B. als HTML-Dokument oder als PDF-Datei, im geschützten Bereich des Internetauftritts Ihrer Kanzlei. Aus urheberrechtlichen Gründen ist eine Veröffentlichung z. B. in sozialen Netzwerken oder auf Internet-Homepages im öffentlich zugänglichen Bereich nicht gestattet.

Buchführung, Aufbewahrung und Datenzugriff (GoBD)

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	[Briefkopf Kanzlei]
Frau/Herr …
	[Datum]
Unser Termin/unser Telefonat am/vom …

Sehr geehrte Frau …, sehr geehrter Herr …,

als der Buchführungspflicht unterliegender gewerblicher Unternehmer sind Sie regelmäßig mit dem Kürzel "GoBD" konfrontiert. Die Buchstaben stehen für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Die GoBD wurden zuletzt in 2019 umfassend reformiert. Ich will/Wir wollen Ihnen nachfolgend die wesentlichen Grundlagen der GoBD darlegen und Ihnen aufzeigen, auf was es im Detail ankommt.

Nutzung von Cloud Systemen

Die Finanzverwaltung trägt in den GoBD einer zunehmenden Globalisierung und Digitalisierung Rechnung. U. a. wird die Nutzung von Cloud Systemen (als SaaS, Software as a Service) einer ordnungsgemäßen Datenspeicherung - wie der Datenspeicherung "vor Ort" (On Premise) – gleichgesetzt. Dies bedeutet für Ihre DV-Organisation, dass Sie Ihre DV-Systeme als eigene Hardware bzw. Software oder in einer Cloud bzw. als eine Kombination dieser Systeme betreiben können. Wenn Sie Cloud Systeme nutzen, sollten Sie mit mir/uns sprechen. Ich weise/Wir weisen auch auf die nach wie vor geltende Antragstellungspflicht bei Nutzung einer Datencloud außerhalb Deutschlands hin und übernehme/übernehmen die Formalitäten.

Des Weiteren stellt die Finanzverwaltung die Digitalisierung von Belegen durch fotografische Verfahren mithilfe von mobilen Endgeräten dem stationären Scanverfahren gleich. Das heißt für Sie, Sie können auch Smartphones, sonstige Multifunktionsgeräte oder Scan-Straßen verwenden.

Mein/unser Tipp in diesem Zusammenhang: Konvertieren Sie Datensätze in ein unternehmensspezifisches Format, müssen Sie die ursprünglichen Datensätze neben den konvertierten Datensätzen nicht zusätzlich vorhalten. Dies gilt allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen. So dürfen Sie keine bildlichen oder inhaltlichen Veränderungen vornehmen. Informieren Sie mich/uns daher unbedingt, wenn Sie Ihre Ursprungsdateien löschen möchten.

Allgemeine Anforderungen

Als Unternehmer müssen Sie immer mit dem Besuch eines Betriebsprüfers ohne vorherige Ankündigung oder einer Prüfungsanordnung zur Kassennachschau rechnen. Ich will/Wir wollen Ihnen daher die wesentlichen Punkte aus den GoBD-Grundsätzen erörtern.

Nach den GoBD muss die elektronische Buchführung

• nachvollziehbar,
• nachprüfbar,
• zutreffend,
• klar,
• zeitnah,
• fortlaufend und
• unveränderbar

sein. Es bedarf bei der elektronischen Buchführung der lückenlosen Dokumentierung eines jeden Geschäftsfalls. Jeder Geschäftsfall ist dabei ausreichend zu bezeichnen. Diese Grundsätze sind Ihnen sicherlich bekannt. Beachten Sie bitte dennoch jeden Punkt sorgfältig und sprechen Sie mich/uns im Zweifelsfall an.

Besondere Anforderungen an elektronische Belege

Klassische Belege in Papierform liegen oftmals nicht mehr vor. Es wird daher nicht beanstandet, wenn die Vorschriften des autorisierten Anwendungsverfahrens angewendet worden sind und alle Buchungen tatsächlich durchgeführt wurden. Letzteres – aus meiner/unserer Sicht begrüßenswert – ist insbesondere für monatlich wiederkehrende Dauersachverhalte maßgeblich, etwa bei der Verbuchung von Abschreibungen.

Besondere Sorgfalt sollten Sie auch der erforderlichen Verfahrensdokumentation zuwenden. Darin müssen Sie alle Prozesse der Abwicklung der elektronischen Buchführung darstellen, angefangen vom Eingang der Belege bis zur Verbuchung und Aufbewahrung. Eine den GoBD konforme Dokumentation muss u. a. eine allgemeine Beschreibung sowie eine System- und Betriebsdokumentation umfassen. Gerne erläutere ich/erläutern wir Ihnen die Details im persönlichen Gespräch.

Pflichtangaben in Buchungsbelegen

Besonders sorgfältig sollten Sie folgende Pflichtangaben auf jedem Buchungsbeleg beachten:

• Eindeutige Belegnummer
• Angaben über Belegaussteller und Belegempfänger
• Angaben über den Betrag bzw. Mengen- oder Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt

Außerdem wird eine hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls verlangt. Und es sind ein Belegdatum sowie der verant...